Panoramica del report sui file collegati
Il report sui file collegati consente di visualizzare la relazione tra i collegamenti di origine e i collegamenti di destinazione tra i file. Contiene i dettagli dei file di origine e di destinazione per i file selezionati, oltre ai file collegati al di fuori della selezione.
Utilizzare il report sui file collegati per verificare da dove provengono i valori e quali file contribuiscono ai valori di collegamento. È possibile eseguire un report sui file collegati su una cartella, un progetto o un singolo file. Dal report sui file collegati, è anche possibile eseguire la transizione o scaricare un elenco di file collegati.
<!--You can create a linked file report for:
Classic Documents
Classic
Workbooks
Classic
Presentations
Folders
Projects
Next
generation files in a project
Cartella di esempio
L'esempio seguente mostra una cartella contenente un documento, una presentazione e un foglio di calcolo.
- All'interno della cartella: Il documento utilizza un'origine dal foglio elettronico e la presentazione utilizza un'origine dal documento.
- Fuori dalla cartella: Il documento utilizza anche valori provenienti da un altro documento e da un foglio di calcolo esterno alla cartella.
Scenario di esempio
Se si copia o si trasferisce questa cartella, il documento viene copiato o trasferito anche al di fuori della cartella. Inoltre, il foglio di calcolo verrebbe copiato anche al di fuori della cartella. L'uso del report sui file collegati consente di vedere tutti i file che contribuiscono che verrebbero inclusi quando si copia o esegue le transizione.
Nota: Se si modificano i collegamenti dopo aver creato un report sui file collegati, è necessario eseguire un nuovo report per ottenere i dettagli più recenti. Il report acquisisce solo i dettagli dei collegamenti al momento della creazione del report.
Creare un report sui file collegati
Prima di creare un report sui file collegati, è opportuno visualizzare l'integrità dei documenti per verificare la presenza di eventuali problemi di collegamento.
Per creare un report sui file collegati:
- 1
- In File o Home, trovare la cartella, il progetto o il file.
- 2
- Fare clic con il tasto destro del mouse sull'elemento e selezionare Report sui file collegati .
- 3
- Fare clic su Crea report sui collegamenti. Lo stato del report viene visualizzato in basso a destra.
- 4
- Al termine del report, fare clic su Apri report in basso a destra.
Si riceverà anche un'e-mail con un collegamento al report, in modo da potervi accedere in qualsiasi momento.
Esaminare il report sui file collegati
Dopo aver creato il report sui file collegati, è necessario rivederlo per vedere tutti i dettagli del collegamento. Il report sui file collegati contiene due sezioni con diversi dettagli.
Segnalare le azioni
- Copia consente di avviare una copia dei file e di scegliere se includere o escludere i file.
- Esegui transizione avvia il processo di transizione e consente di scegliere quali file includere o escludere nella transizione.
- Esporta - È possibile esportare un elenco di file in formato .csv per rivederlo o condividerlo con altri.
Sezioni del report
- File selezionati contiene i file selezionati per l'esecuzione del report. Può trattarsi di file all'interno di una cartella o di un singolo documento.
- File collegati aggiuntivi contiene origini esterne ai file selezionati. Questa scheda è esclusa se non ci sono file esterni.
Dettagli della tabella
- Nomi dei file selezionati contiene il nome dei file e l'icona che indica il tipo di file.
- File di origine elenca tutti i file che hanno collegamenti di origine, suddivisi in due categorie:
- Origini esterne mostra le origini non presenti nei file selezionati per l'esecuzione del report, ad esempio i file esterni a una cartella.
- Già inclusi nei file selezionati mostra i file selezionati per eseguire il report sui file collegati, ad esempio i file di una cartella.
- Origini / Occorrenze mostra il numero complessivo di collegamenti di origine per quel file, quindi una ripartizione delle origini univoche e il numero totale di volte in cui quel collegamento di origine è usato in un file.
Ad esempio, nel file sottostante :
- 1
- 487 è il numero totale di collegamenti presenti nel file
- 2
- 14 è il numero di origini univoche di quel file
- 3
- 16 è il numero totale di occorrenze del collegamento per quel file
Copia dal report sui file collegati
La copia dal report sui file collegati consente di creare facilmente copie dei file di origine e di destinazione. È anche possibile selezionare esattamente i file del report sui file collegati che si desidera includere nella copia.
Nota: le copie dal report sui file collegati attualmente non riproducono la struttura della cartella né includono i processi o qualsiasi file caricato (come i PDF) nella cartella. Se è necessario mantenere uno qualsiasi di questi elementi, copiare dai file/cartelle.
- 1
- Fare clic su Copia in alto a destra del report sui file collegati.
- 2
- Esaminare i file della selezione e utilizzare le caselle di controllo per selezionare gli elementi da includere nella copia. Quindi fare clic su Avanti.
- 3
- Scegliere le impostazioni di copia.
-
Nota: Poiché tutti i file di origine sono stati raccolti attraverso il report, non sarà possibile modificare le impostazioni dei collegamenti.
- 4
- Fare clic su Copia per terminare. Si riceverà un'e-mail con un collegamento ai file copiati.
Domande comuni
Dopo aver modificato i file, è possibile continuare a utilizzare lo stesso report?
No. Il report è un'istantanea basata sul momento in cui è stato creato. Se si apportano modifiche ai collegamenti, è possibile eseguire un altro report sui file collegati.
Chi può visualizzare un report sui file collegati?
Una volta creato un file collegato, chiunque nel workspace può visualizzarlo utilizzando l'URL del report. Se qualcuno non ha l'autorizzazione di accedere a un particolare documento, verrà visualizzato come "Impossibile accedere al documento".