Gli amministratori degli utenti dell'organizzazione possono aggiungere e gestire gli utenti all'interno di un'organizzazione. Quando aggiungi un nuovo utente, puoi utilizzare un indirizzo e-mail come nome utente o impostare un valore unico. I nomi utente non possono includere spazi o lettere maiuscole.
Quello che ti serve:
- Nome e cognome
- Indirizzo e-mail
Aggiungere un nuovo utente
Per aggiungere un nuovo utente alla tua organizzazione:
- In alto a destra, clicca sull'icona dell'utente e seleziona " Amministratore dell'organizzazione " dal menu a tendina "Amministratore" .
- Seleziona “Gestione delle identità e degli accessi” dal menu a sinistra e fai clic su “Identità”. Assicurati di trovarti nella pagina “Persone ”.
- Fare clic su "Aggiungi " e selezionare " Aggiungi utente ".
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Inserisci le informazioni del nuovo utente e assegna i ruoli o le licenze dell'organizzazione, se necessario.
Nota: Workiva supporta i caratteri speciali e le lettere accentate nei campi "Nome ", "Cognome " e " Nomeutente ".
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Fai clic su " Aggiungi utente" per completare l'operazione.
Nota: se un utente fa già parte di un'organizzazione e desideri aggiungerlo a un'altra organizzazione, consulta la sezione " Aggiungi un utente esistente ".
Dopo aver aggiunto gli utenti all'organizzazione, questi possono essere aggiunti ai workspace dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione " Aggiungere utenti a un'area di lavoro ".
Aggiungi un utente esistente
Puoi aggiungere alla tua organizzazione un utente già esistente in un'altra organizzazione. Per aggiungerli, inserisci i dati dell'utente come faresti per aggiungere un nuovo utente . Quindi, sotto il campo "Nome utente ", clicca su "Continua ad aggiungere utente " per proseguire con la procedura.
Ci sono alcune importanti differenze di gestione quando si aggiunge un utente esistente da un'altra organizzazione:
- L'utente è gestito da un'altra organizzazione. Ciò significa che non potrai reimpostare la password dell'utente, modificare le informazioni del suo profilo, attivare o sospendere l'utente.
- I requisiti della password della tua organizzazione non si applicano a questo utente.
- I registri delle attività di accesso, uscita e gestione degli utenti non saranno inclusi nel registro delle attività della tua organizzazione e saranno disponibili solo per l'organizzazione che gestisce l'utente.
Nota: se la tua organizzazione richiede l'autenticazione unica (SSO) tramite SAML e l'utente che stai aggiungendo appartiene a un'altra organizzazione che non utilizza l'SSO, dovrai aggiungerlo all'elenco di esclusione dell'autenticazione unica tramite SAML.
Puoi scegliere di inviare all'utente esistente un'e-mail di benvenuto seguendo i passaggi seguenti. Se hai ulteriori domande, contatta l'assistenza di Workiva prima di procedere con l'aggiunta dell'utente.
Aggiungere utenti in blocco tramite file CSV
Per aggiungere un elenco di utenti a un'organizzazione tramite un file CSV:
- Vai alla pagina " Persone" nella sezione "Gestione delle identità e degli accessi ".
- Fare clic su "Aggiungi " e selezionare " Aggiungi utenti da file ".
- Clicca su " Scarica il modello " per ottenere una formattazione corretta, quindi compila il modulo. I nomi utente devono essere unici e gli indirizzi e-mail devono essere validi. Se utilizzi un tuo file, assicurati che le intestazioni delle colonne corrispondano a quelle del template. Un file CSV valido ha il seguente aspetto:
- Carica il file e fai clic su Avanti .
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Esamina l'elenco degli utenti ottenuto dal file.
Nota: se l'utente è già presente in un'altra organizzazione, il suo indirizzo e-mail, il nome e il cognome non verranno aggiornati se lo aggiungi. Seleziona " Includi gli utenti con avvisi " per aggiungerli comunque.
- Fai clic su " Aggiungi utenti ".
- Fai clic su " Carica un altro file " per aggiungere altri utenti da un altro file, oppure fai clic su "Chiudi" per terminare.
Inviare e-mail di benvenuto
Le e-mail di benvenuto contenenti i dettagli di accesso vengono inviate agli utenti quando vengono aggiunti a un nuovo workspace. Gli utenti dovranno seguire le istruzioni di autenticazione contenute nell'e-mail per accedere a Workiva. I collegamenti contenuti nell’e-mail scadranno tra 24 ore.
Nota: se invii un'e-mail di benvenuto prima che un utente venga aggiunto a un'area di lavoro, questi non potrà accedere a nulla.
Se necessario, puoi inviare nuovamente le e-mail di benvenuto per fornire le istruzioni di accesso. Solo gli admin utenti org possono inviare nuovamente le e-mail di benvenuto agli utenti esistenti. Per inviare nuovamente un'e-mail di benvenuto:
- Nella pagina " Utenti" , nella sezione "Gestione delle identità e degli accessi ", seleziona gli utenti esistenti a cui desideri inviare nuovamente le e-mail di benvenuto.
- Fai clic su " Benvenuto ".
- Fai clic su "Invia " per inviare nuovamente le e-mail di benvenuto agli utenti selezionati.