Per aggregare e segmentare i dati in base a criteri specifici, puoi creare query basate sui dati archiviati nella piattaforma Workiva come tabelle e fogli di calcolo. Ad esempio, puoi creare delle query per analizzare le entrate in base alla località o per fare un confronto anno per anno.
Per creare una query, puoi:
- Definire i criteri di una query con un drag-and-drop Builder .
- Componi la sua definizione come sintassi, se hai familiarità con il linguaggio di interrogazione strutturato (SQL) .
Quando crei una query, definisci le fonti e i criteri dei dati da includere nei risultati:
- Campi, che forniscono le informazioni da visualizzare nei risultati della query
- Filtri, per includere solo i record che soddisfano i criteri selezionati, ad esempio per focalizzarsi su conti, regioni o periodi specifici
- Calcoli, che restituiscono valori basati su più colonne, ad esempio per sommare i loro importi o per concatenare le stringhe
- Relazioni, per unire dati correlati da più fonti
Passo 1. Creare la query
Per creare la query, parti da zero o basati su una query esistente.
- Dalla Home di Wdata, clicca su Crea e seleziona Query .
- Dal pannello Query Properties , imposta le proprietà della query:
- Per facilitare l'identificazione della query e il suo scopo, inserisci il suo nome univoco e la sua descrizione.
- In Limite, inserisci il numero massimo di record da restituire.
- Per restituire solo i record con valori diversi, ad esempio per evitare duplicati, seleziona Show only distinct rows.
- Per specificare chi può visualizzare e collaborare alla query, clicca su Permessi e seleziona l'accesso di ogni collaboratore.
- Clicca su Salva .
- Modifica il nome e la descrizione della query come necessario.
- Seleziona la cartella in cui salvare la query e clicca su Salva query.
Per facilitare la creazione, puoi salvare una copia di una query come punto di partenza per una query simile.
- Copia la query esistente da se stessa o Home :
- Dalla query, clicca su Salva , Salva come.
- Da Home, seleziona Copia dal menu della query.
- Dalla query, clicca su Salva , Salva come.
- Inserisci il nome, la descrizione e la posizione della nuova query.
- Clicca su Salva la query.
- Nella nuova query, clicca su Permessi , e seleziona l'accesso di ogni collaboratore.
- Clicca su Salva .
Passo 2. Seleziona le fonti della query
Per selezionare i dati da utilizzare nella query, devi includere le colonne delle tabelle, dei risultati delle query e dei fogli di calcolo a cui hai il permesso di accedere nella piattaforma Workiva. Dal pannello di sinistra Fonti, clicca su Nuova fonte e seleziona i dati da includere nella query.
Se la query ha più fonti, nella scheda Relazioni, definisci come combinare o unire i loro record.
Nota: Quando salvi la query, rimuove automaticamente tutte le fonti che appaiono come Needs Relationship . Per mantenere queste fonti, definisci la loro relazione con altre fonti.
Passo 3. Aggiungi qualsiasi parametro
Per definire i valori dei filtri o dei calcoli della query durante l'esecuzione della stessa, ad esempio per affettare i dati in tempo reale, puoi aggiungere dei parametri per i loro valori. Dal pannello Parametri puoi:
- Aggiungere un nuovo parametro e specificarne i possibili valori per l'esecuzione della query.
- Seleziona un parametro globale configurato dal Proprietario dell'area di lavoro.
Passo 4. Definire i risultati della query
Puoi definire i risultati di una query in un Builder drag-and-drop o, se hai familiarità con la sintassi SQL, in un editor SQL .
Suggerimento: Per annullare le modifiche in Builder o SQL Editor e tornare alla versione precedentemente salvata della query, clicca su Ripristina . Se collabori alla query con altre persone, l'ultima versione salvata potrebbe non essere l'ultima salvata.
Per definire la tua query, ti consigliamo il drag-and-drop Builder, soprattutto se non hai dimestichezza con la sintassi SQL.
- Per specificare i dati da includere nei risultati della query, seleziona le colonne sotto Sources e clicca su Add to Fields o trascinale sotto Fields.
- Per navigare nel pannello Sources, clicca su Expand All o Collapse All per mostrare o nascondere tutte le colonne.
- Per trovare una fonte o una colonna specifica, clicca su Mostra filtri e fai una ricerca per nome.
- Dopo aver aggiunto i campi della query, dal pannello Proprietà dei campi , definisci le proprietà o il calcolo di ciascuno come necessario.
- Nella scheda Filtri, crea dei filtri per impostare i criteri dei dati di origine da includere nei risultati, ad esempio per concentrarsi su conti o periodi di tempo specifici.
Suggerimento: Per scegliere i criteri quando esegui la query, ad esempio per affettare i dati in tempo reale, usa i valori dei parametri con filtri o calcoli.
Se conosci bene l'SQL, clicca su SQL e Modifica SQL per comporre l'istruzione SQL della query in un editor.
Nota: Per preservare la sintassi SQL, l'editor si apre di default in sola lettura. A seconda della complessità della query, potresti non essere in grado di mantenere la sintassi se fai clic su Builder dopo l'avvio dell'editor SQL.
Sebbene non tutte le query includano tutte le clausole, ogni parte dell'istruzione SQL viene eseguita in una particolare sequenza:
-
FROMeJOIN, per determinare le fonti dei dati da interrogare -
WHERE, per includere solo i dati che soddisfano criteri specifici -
GROUP BY, per riassumere i dati in base ai valori comuni -
HAVING, per includere solo i dati delle righe aggregate che soddisfano criteri specifici -
SELECToSELECT DISTINCT, per specificare ulteriormente quali dati di origine includere -
ORDER BY, per specificare come ordinare i dati nei risultati -
LIMITeOFFSET, per specificare quanti e quali record della query includere.
Per garantire l'integrità dei dati, l'editor SQL supporta istruzioni di sola lettura come SELECT, ma non istruzioni di lettura/scrittura come INSERT o DELETE.
Per fare rapidamente riferimento a una colonna sorgente nella sintassi, dal pannello Sources fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona Add to Query.
- Per navigare nel pannello Sources, clicca su Expand All o Collapse All per mostrare o nascondere tutte le colonne.
- Per trovare una fonte o una colonna specifica, clicca su Mostra filtri e cerca in base al suo nome.
Nota: Per limitare i risultati della query a record specifici, definisci i criteri del filtro come sintassi SQL. Per impostare il valore di un filtro all'esecuzione della query, fai riferimento a un parametro.
Passo 5. Disporre i risultati
Per impostazione predefinita, i risultati della query appaiono non ordinati e piatti, con tutti i campi come colonne separate come in una tabella. Per chiarire i dati, puoi ordinare i risultati della query in base ai dati di un campo.
Suggerimento: Per riepilogare ulteriormente i risultati, disponili come tabulazione incrociata con righe, colonne e valori.
Per ordinare i risultati della query, nella scheda Ordina, sposta i campi da ordinare in Ordina, e seleziona se disporre i dati in ordine ascendente o discendente .
Per ordinare i risultati della query, usa una parola chiave ORDER BY, come ad esempio ORDER BY field_header ASC. Per ordinare in base a più campi, separali con una virgola; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Passo 6. Verifica e utilizza i risultati
Per visualizzare i risultati di una query, clicca su Esegui query . Se la query include dei parametri, imposta i loro valori e clicca su Esegui la query.
Dopo aver verificato che i risultati della query appaiano correttamente, utilizzali in tutta la piattaforma Workiva:
- Crea una vista per analizzare i suoi dati come tabella o grafico
- Collega i dati di a un foglio di calcolo o alla tabella o al grafico di un documento o una presentazione
- Esportare i dati in una tabella o in un foglio elettronico