Il pannello Connessioni permette di condividere i dati tra gli spazi di lavoro e in tutta l'organizzazione. Quando condividi un set di dati, puoi limitare la condivisione a un utente specifico o estenderla a un intero gruppo di utenti. I destinatari dei dati possono quindi accettare gli aggiornamenti nel loro spazio di lavoro quando sono pronti a farlo - creando essenzialmente un'esperienza "gated" in cui ogni destinatario dei dati riceve gli aggiornamenti sulla propria timeline.
In questo modo i team hanno spazi di lavoro separati, ma collegati, che condividono dati comuni. Ogni "proprietario" dei dati decide chi ha accesso a un set di dati, mentre ogni destinatario dei dati decide quando e dove questi saranno utilizzati.
Nota: Questa funzione funziona con le connessioni da foglio a foglio e da foglio a tabella.
Requisiti
Ruoli
- Il ruolo di Workspace Owner o Data Sharing Manager è necessario per creare, eliminare o modificare una condivisione.
Autorizzazioni
- Devi essere un Proprietario di file per creare nuove condivisioni o connessioni o pubblicare aggiornamenti da un particolare foglio di calcolo.
- Devi essere il Proprietario del file o l'Editor per ricevere gli aggiornamenti e rinfrescare i dati che sono stati condivisi con te.
Impostazioni
- Se fai parte di più spazi di lavoro, puoi condividere i set di dati con i gruppi di utenti di tutti gli spazi di lavoro.
- Se non fai parte di uno spazio di lavoro, puoi comunque condividere i dataset, ma l'amministratore dell'org o dello spazio di lavoro di destinazione deve prima attivare l'impostazione share workspace.
Crea una nuova condivisione
Una "condivisione" è un tipo di connessione tra utenti e spazi di lavoro. Per creare una condivisione, inizierai una connessione in uscita dal tuo spazio di lavoro di origine; potrai quindi aggiungere singoli utenti o interi gruppi di utenti alla condivisione e pubblicare aggiornamenti in massa a tutte le destinazioni collegate.
Nota: per creare o gestire una condivisione devi avere il ruolo di Proprietario dell'area di lavoro o di Gestore della condivisione dei dati e devi avere i permessi di Proprietario del file con cui stai lavorando.
- Apri il pannello Connessioni sul lato destro dello schermo.
- Seleziona la scheda In uscita in alto.
- Dalla scheda In uscita, clicca su Aggiungi connessione.
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Seleziona la prima opzione: Condividi con un altro utente o gruppo di utenti.
Nota: Da questa schermata puoi anche collegarti a un foglio o a una tabella .
- Clicca sul pulsante Avanti: Aggiungi dettagli per avanzare.
- Dai alla tua condivisione un nome e una breve descrizione. Questo verrà inviato al destinatario dei dati e comunicherà dove i dati dovranno essere utilizzati.
- Clicca sul pulsante Avanti: Aggiungi utenti o gruppi di utenti per avanzare.
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Utilizza il campo Utenti dell'organizzazione per trovare i singoli utenti della tua organizzazione, oppure Gruppi di utenti dell'area di lavoro per aggiungere un intero gruppo .
Nota: Affinché i gruppi appaiano in questo elenco, l'impostazione share workspace deve essere abilitata da un amministratore dell'org per quel particolare spazio di lavoro.
- Clicca su Condividi per terminare.
Aggiungere o rimuovere l'accesso a una condivisione esistente
Una volta creata una condivisione, puoi aggiungere o rimuovere gli utenti senza modificare la connessione sottostante.
- Apri il pannello Connections sul lato destro dello schermo.
- Seleziona la scheda In uscita in alto.
- Individua la tua connessione condivisa e clicca su Gestisci condivisione.
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Clicca sul campo Utenti dell'organizzazione per aggiungere singoli utenti a questa condivisione o sul campo Gruppi di utenti dell'area di lavoro per aggiungere un intero gruppo .
Nota: I dati condivisi con un singolo utente possono essere utilizzati in qualsiasi area di lavoro di cui è membro. I dati condivisi con un gruppo di utenti, tuttavia, possono essere utilizzati solo in quell'area di lavoro.
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Per rimuovere gli utenti dalla condivisione, clicca su Rimuovi accesso accanto al loro nome nella parte inferiore della finestra.
Nota: Utilizza le schede per spostarti tra singoli utenti e gruppi di utenti.
- Clicca su Fatto per concludere.
Tieni presente che la rimozione dell'accesso a una condivisione non influirà sugli usi esistenti di quei dati e tutte le connessioni attualmente condivise continueranno a ricevere aggiornamenti. La rimozione dell'accesso impedirà semplicemente qualsiasi inserimento futuro di questi dati.
Se vuoi interrompere definitivamente questa connessione, devi rimuovere completamente la connessione condivisa.
Rimuovere una connessione condivisa
Se una condivisione non è più necessaria e vuoi eliminarla definitivamente, puoi rimuoverla direttamente dal pannello Connessioni. Questo interromperà la connessione per tutti gli utenti e impedirà qualsiasi aggiornamento futuro.
- Apri il pannello Connessioni.
- Vai su Connessioni in uscita.
- Trova la tua connessione, apri il menu a tendina e scegli Rimuovi connessione.
Dopo la rimozione di una condivisione, tutti gli usi esistenti di quei dati rimarranno nell'area di lavoro di destinazione, ma non riceveranno più aggiornamenti dall'area di lavoro di origine. Devi creare una nuova condivisione se vuoi ricollegarla in seguito.
Condividere e pubblicare gli aggiornamenti
Dopo aver aggiornato un dataset condiviso nell'area di lavoro di origine, devi pubblicare le modifiche. Questo invia i dati aggiornati a ogni area di lavoro di destinazione, che i destinatari possono "accettare" nei loro fogli aggiornando la connessione.
Nota: per pubblicare gli aggiornamenti sono necessari i permessi del proprietario, ma sia gli editor che i proprietari possono ricevere gli aggiornamenti.
Per pubblicare dati aggiornati, clicca sul pulsante Condividi aggiornamenti in una delle tre posizioni:
Indipendentemente da dove viene avviata questa azione, ti verrà chiesto di fornire una breve descrizione delle modifiche prima di condividere gli aggiornamenti. Questo breve "messaggio" verrà mostrato ai destinatari dei dati quando aggiorneranno i loro fogli in seguito.
Connettersi ai dati condivisi (come destinatario dei dati)
Come destinatario dei dati, puoi trovare e inserire i dataset condivisi creando una connessione in entrata. I dataset condivisi sono legati alla loro destinazione di origine e, dopo la condivisione iniziale, possono essere inseriti in più punti del tuo spazio di lavoro. Ogni utilizzo dei dati condivisi può essere aggiornato (o "rinfrescato") in modo indipendente secondo i tuoi tempi.
Nota: Sebbene tu possa accedere ai dati condivisi, non puoi aprire direttamente il documento di origine da cui sono stati condivisi.
- Apri il pannello Connections sul lato destro dello schermo.
- Seleziona la scheda "In arrivo" in alto e clicca su Aggiungi connessione > Set di dati condivisi.
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Clicca su Inserisci per aggiungere il dataset condiviso al tuo foglio corrente.
Nota: prima di inserire un set di dati, clicca su di esso per visualizzare ulteriori dettagli, tra cui la descrizione, l'area di lavoro di origine e il fornitore dei dati originali.
Dopo aver aggiunto un set di dati per la prima volta, potrebbe essere necessario attendere un po' prima che il foglio si aggiorni con i nuovi dati.
Aggiorna i dati condivisi
Una volta che i dati condivisi sono stati aggiunti a un foglio, puoi aggiornarli cliccando sul pulsante Aggiorna i dati in entrata. Questa operazione può essere avviata in tre modi.
Sul lato destro, puoi aggiornare dalla scheda "in entrata" del pannello Connessioni. Puoi anche aggiornare tutte le connessioni del foglio in una volta sola da qui.
Nota: Puoi fare clic su Visualizza messaggio per visualizzare una breve descrizione della modifica fornita dall'utente che la condivide.
Domande frequenti
In che modo la rimozione di una condivisione è diversa dalla rimozione dell'accesso a una condivisione?
Una "condivisione" è semplicemente un tipo di connessione tra due o più spazi di lavoro. Puoi limitare l'accesso a una connessione condivisa aggiungendo o rimuovendo utenti, ma la connessione sottostante non viene influenzata, a meno che non venga rimossa completamente.
La rimozione di una condivisione in questo modo non può essere annullata e deve essere considerata con attenzione.
Rimuovi una condivisione: Questa azione elimina definitivamente la connessione condivisa per tutti gli utenti. Tutti gli inserimenti esistenti di dati condivisi rimarranno "orfani" nell'area di lavoro di destinazione e non riceveranno aggiornamenti futuri. Vai alla sezione.
Rimuove l'accesso a una condivisione: Questa azione non influisce sulla connessione stessa; semplicemente impedisce agli utenti di inserire dati condivisi in nuove posizioni. Tutti gli inserimenti esistenti di dati condivisi rimarranno nell'area di lavoro di destinazione che continuerà a ricevere aggiornamenti futuri. Vai alla sezione.
Dove può utilizzare i dati condivisi il destinatario dei dati?
Questo dipende dal modo in cui i dati sono stati inizialmente condivisi.
- Se il set di dati è stato condiviso con un singolo utente: Questo set di dati sarà disponibile per quell'utente in ogni spazio di lavoro dell'organizzazione. Questo permette al destinatario dei dati di utilizzarli ovunque sia autorizzato a farlo.
- Se il set di dati è stato condiviso con un gruppo di utenti: Questo set di dati sarà disponibile solo nell'area di lavoro di destinazione. Se i membri del gruppo di utenti desiderano utilizzare i dati in un'altra area di lavoro, devono condividerli direttamente con loro.
Tieni presente che anche se i destinatari dei dati hanno accesso ai dati condivisi, non possono accedere direttamente al file sorgente da cui sono stati condivisi.