Per imparare a costruire un processo in generale, vedi Costruire un processo.
Nota: Le richieste di contenuto sono attualmente disponibili con la soluzione ESG e la soluzione SEC avanzata. Contatta il tuo Customer Success Manager per saperne di più.
Per le richieste di contenuto, gli assegnatari ricevono i permessi di Editor per la posizione del file selezionato una volta avviata l'azione. Dopo l'invio della richiesta di contenuto da parte dell'assegnatario, l'approvatore (se assegnato) riceve una notifica per rivedere il proprio lavoro e riceve i permessi di visualizzazione del file. Dopo che la richiesta di contenuto è stata completata, sia l'assegnatario che l'approvatore manterranno l'accesso come visualizzatore.
Aggiungere una richiesta di contenuto a un processo
Dopo aver creato un processo, puoi aggiungere una richiesta di contenuto dal pulsante Aggiungi azione nella barra degli strumenti.
Quindi, compila i campi nel pannello di destra Dettagli dell'azione. Ogni richiesta di contenuto deve contenere le seguenti informazioni:
- Titolo: Il nome della tua azione
- Assegnato a: Il collaboratore che deve completare la richiesta di contenuto
- File: Il file in cui è necessario inserire il contenuto
- Sezione: La sezione specifica del file in cui sono necessari i contenuti
Puoi anche aggiungere:
- Data di scadenza (opzionale): Questo è il termine entro il quale l'assegnatario deve completare la richiesta di contenuto. Se i giorni lavorativi sono stati configurati su, è possibile impostare la data di scadenza inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza al 5° giorno lavorativo del calendario dell'azienda).
- Promemoria per gli assegnatari: È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema, scegliere di non inviare affatto i promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
- Approvazione da parte di (facoltativo): L'approvatore che approverà il contenuto dell'assegnatario o lo restituirà per un'ulteriore rielaborazione.
- Scadenza dell'approvazione (opzionale): Questo è il termine entro il quale l'approvatore deve approvare la richiesta di contenuto. Se i giorni lavorativi sono stati configurati su, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione inserendo il numero del giorno lavorativo (ad esempio, è possibile impostare la data di scadenza dell'approvazione al 5° giorno lavorativo del calendario dell'azienda).
- Promemoria per gli approvatori: Se aggiungi un approvatore, puoi personalizzare i promemoria per gli approvatori. È possibile utilizzare l'impostazione predefinita del sistema, scegliere di non inviare alcun promemoria o personalizzare i promemoria in base alle proprie esigenze. Vedi Inviare promemoria nei processi per maggiori dettagli.
- Istruzioni (facoltativo): Qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per completare la richiesta di contenuto
- Tag (facoltativo): Identificazione delle informazioni sull'azione utilizzando una categoria e un valore (es.: Priorità: Bassa)
Esaminare il processo prima di iniziarlo
Per garantire che il processo si svolga senza intoppi, si consiglia di eseguire le seguenti operazioni prima di iniziare il processo:
- Rivedere le impostazioni del processo. Una volta avviato il processo, non sarà possibile modificare le seguenti impostazioni: Inizio ordine, la configurazione Giorni lavorativi (è possibile modificare solo Ultimo giorno lavorativo), e le certificazioni Impostazione approvazione automatica .
- Controllate lo stato di salute del processo facendo clic su Check for issues nel pannello di sinistra. In questo modo si possono segnalare problemi, come ad esempio attività che mancano di informazioni necessarie o attività con date di scadenza già trascorse, per aiutarvi a risolverli più rapidamente.
- Per verificare che tutte le azioni di certificazione e i relativi dettagli siano corretti, esporta tutte le azioni di processo in un file CSV.
Avviare un processo con richieste di contenuti
Dopo aver creato il processo, fare clic su Avvia processo nella barra degli strumenti. Una volta avviata la richiesta di contenuti, gli assegnatari riceveranno un'e-mail con il link diretto alla sezione del file assegnato.
Nota: Solo il proprietario di un processo può eseguire il processo (questo proprietario diventerà il gestore del processo). Inoltre, il proprietario del processo deve avere i permessi di proprietario sui file assegnati nelle richieste di contenuto per poter eseguire il processo.
Per i file nelle richieste di contenuto, non è necessario aggiornare manualmente i permessi del file; gli assegnatari ricevono i permessi di modifica del file non appena la richiesta di contenuto viene avviata.
Se l'ordine di avvio del processo è impostato su Tutti in una volta, gli assegnatari ottengono l'autorizzazione di Editor del file non appena si esegue il processo. Se l'ordine di avvio è impostato su Uno alla volta o Manuale, gli assegnatari otterranno i permessi di Editor solo dopo l'avvio della loro specifica richiesta di contenuto.
Dopo che l'assegnatario ha completato la sua richiesta di contenuti, i suoi permessi sono impostati su Visualizzatore. Se applicabile, gli approvatori riceveranno anche i permessi di Viewer per rivedere il lavoro dell'assegnatario. Se l'approvatore restituisce la richiesta di contenuto all'assegnatario per una rielaborazione, quest'ultimo riceverà nuovamente l'accesso come Editor.