Il modello Initiate Document Export ti permette di esportare i documenti di Workiva in formato HTTP, che possono poi essere convertiti in un file PDF o DOCX. Questa funzione viene comunemente utilizzata per eseguire il backup dei documenti, per consentire la modifica offline o per condividere i documenti di Workiva con utenti esterni all'area di lavoro.
Requisiti
- Devi avere accesso all'ID e al segreto del client tramite la tua concessione OAuth2.
- I seguenti connettori devono essere configurati nel tuo workspace:
Crea il tuo template
Il modello Initiate Document Export si trova nella sezione Catene di Workiva della schermata Modelli.
Ecco come trovarlo:
- In Builder catene, vai alla scheda Template .
- Seleziona Catene di Workiva dal menu in alto.
- Cerca Initiate Document Export in alto a destra e apri il modello.
Dopo aver individuato il tuo template, configuralo per il tuo workspace utilizzando le variabili e gli input di runtime elencati di seguito.
Nota: per istruzioni dettagliate sulla creazione di una catena da un template, consulta l'articolo Creare e gestire catene.
Variabili
| Tipo di variabile | Nome della variabile | Descrizione | È necessario? |
| Catena dinamica | dcv-exportStatus | Utilizzato per acquisire lo stato di esportazione del documento. | Sì |
| Catena dinamica | dcv-resourceURL | Il nome del documento o il valore dell'ID. | Sì |
| Workspace | wsv-ClientID | ID generato dalla concessione OAuth2 per il tuo connettore Workiva. | Sì |
| Workspace | wsv-Secret | Token segreto generato dalla concessione OAuth2 per il tuo connettore Workiva. | Sì |
| Workspace | wsv-IAMURL | L'URL di esclusione dell'host IAM. | Sì |
| Workspace | wsv-PlatformURL | L'URL di esclusione dell'host dell'API della piattaforma. | Sì |
Considerazioni
| Input di runtime | Descrizione | Opzioni | È necessario? |
| ExportFormat | Indica il formato dell'esportazione. | .pdf o .docx | Sì |
| ExportID | L'ID del documento. | Sì | |
| ExportFileName | Può essere utilizzato durante il caricamento o l'invio di un'e-mail per sostituire il nome predefinito del file. | No | |
| Sezioni | Gli ID delle sezioni del documento da esportare. Può essere lasciato vuoto se si esporta l'intero documento. | No | |
| Docx - Opzioni di esportazione | Quando si esporta in .docx, questa opzione fornisce le specifiche dell'oggetto esportato. |
|
No |
| Opzioni di esportazione PDF | Quando si esporta in formato .pdf, questo fornisce le specifiche dell'oggetto esportato. |
|
No |
Nota: Se i campi opzionali vengono lasciati vuoti, l'intero oggetto verrà esportato senza alcuna specifica.
Configurazione della notifica di consegna via e-mail
Per ricevere il file esportato, devi configurare in aggiunta il comando Ottieni (risorsa finale) con una notifica via e-mail:
- Durante la modifica della catena Initiate Document Export, seleziona il comando Get (Final Resource) e clicca sulla matita di creazione Edit
- Clicca sull'icona della busta per aprire la schermata Notifiche.
- Clicca sul pulsante + Nuova notifica.
- Apri il menu a discesa "Condizione" e seleziona Corretto.
- Apri il menu a discesa "Destinatari" e seleziona le e-mail di tutti gli utenti che devono ricevere l'oggetto esportato.
- Apri il menu "Allegati" e seleziona il file ottenuto dal comando Ottieni (risorsa finale).
Questo processo invierà al destinatario dell'e-mail un file HTTP. Il destinatario dovrà quindi rinominare manualmente l'estensione del file nel formato desiderato:
- File_name.txt. => file_name.pdf
- File_name.txt => file_name.docx
Risoluzione dei problemi
Se la catena ha generato un errore o non è riuscita ad aggiornare i dati corretti, verifica che sia vero quanto segue:
-
Tutte le variabili del workspace sono corrette. Se stai usando un workspace sandbox, usa la versione sandbox degli URL IAM/Platform.
-
Hai incluso tutti gli input di runtime necessari, come la presentazione e l'ID di esportazione.
-
Hai configurato un'impostazione di notifica via e-mail per il comando Ottieni (risultato finale).