I raccoglitori ti permettono di riunire i file e gli allegati in un'unica posizione, in modo da poter esportare il contenuto in un unico PDF. Questo processo consente di conservare la marcatura dei documenti e degli allegati al momento dell'esportazione, il che è particolarmente utile durante il processo di legatura digitale. In questo articolo scoprirai come creare un raccoglitore, aggiungere e gestire i file ed esportare il contenuto.
Crea un raccoglitore
Per creare un nuovo raccoglitore:
- Da Home, seleziona Crea.
- Scegli Raccoglitore. Il nuovo raccoglitore si apre automaticamente.
- Per aggiornare il nome predefinito del raccoglitore, seleziona Rinomina.
- Inserisci un nome personalizzato e seleziona Rinomina.
Ora hai un raccoglitore in cui puoi aggiungere e archiviare i file.
Aggiungere file
Puoi aggiungere al raccoglitore i file del tuo spazio di lavoro attuale oppure puoi scegliere di caricare i file dal tuo computer.
Nota: Un raccoglitore ha un limite di 100 file.
Aggiungi file dal tuo spazio di lavoro
Per aggiungere file dal tuo spazio di lavoro al raccoglitore:
- Clicca sul pulsante verde Add File oppure seleziona Add File nella scheda Edit per scegliere From this workspace.
- Seleziona le caselle di controllo a sinistra dei file che vuoi aggiungere.
Nota: per aggiungere un file a un raccoglitore, devi avere i permessi di visualizzazione, modifica o proprietà.
- Clicca su Apri.
- Per aggiungere altri file, clicca sul pulsante verde Aggiungi file o seleziona l'opzione Aggiungi file nella scheda Modifica.
I file di Workiva aggiunti ai nuovi raccoglitori mostreranno la data e l'ora della revisione corrente del file al momento dell'aggiunta. Aggiorna le revisioni dei file se necessario, oppure modifica l'impostazione predefinita nelle Proprietà del raccoglitore .
Aggiungi i file dal tuo computer
Per aggiungere file dal tuo computer al raccoglitore:
- Clicca sul pulsante verde Add File oppure seleziona Add File sotto la scheda Edit per scegliere Dal tuo computer.
- Scegli un file dal tuo computer e seleziona Apri.
- Per aggiungere altri file, clicca sul pulsante verde Add File oppure seleziona l'opzione Add File nella scheda Edit.
I file caricati aggiunti ai nuovi raccoglitori mostreranno la data e l'ora in cui sono stati caricati.
Una volta aggiunti i file nel raccoglitore, puoi organizzarli nelle schede e spostarli se necessario. Per saperne di più, visita Organizzare i file in un raccoglitore.
Sostituire il file
Puoi sostituire facilmente i file nonWorkiva nel raccoglitore.
Per sostituire un file:
- Clicca sul file che vuoi sostituire nel raccoglitore.
- Nel pannello Properties, clicca sulla freccia a discesa.
- Seleziona Sostituire il file.
- Scegli un file nel tuo computer e seleziona Apri.
- Se ci sono dei commenti nel file originale che vuoi mantenere per il file sostitutivo, seleziona l'opzione Applica i commenti originali al file sostitutivo.
- Clicca su Sostituisci.
Aggiungi un segnaposto per un file
Se non hai ancora un file da inserire nel raccoglitore, puoi aggiungere un segnaposto.
Aggiungere un segnaposto
Per aggiungere un segnaposto nel raccoglitore, puoi cliccare sul pulsante Aggiungi segnaposto in fondo al raccoglitore oppure su Aggiungi segnaposto nella barra degli strumenti Modifica.
Carica un file nel segnaposto
Quando sei pronto, puoi caricare un file in un segnaposto.
Per caricare un file:
- Clicca sul segnaposto nel raccoglitore.
- Nel pannello Properties, clicca sulla freccia a discesa.
- Seleziona Carica file.
- Scegli un file nel tuo computer e seleziona Apri.
Gestione dei dettagli dei file e degli allegati
Dopo che i file sono stati aggiunti al raccoglitore, potrai aggiornare il nome visualizzato del file e includere la marcatura del documento e gli allegati per i file dell'area di lavoro.
Aggiorna nome visualizzato
Dopo aver aggiunto i file, puoi aggiornare il Nome visualizzato del documento nel pannello Proprietà.
Nota: Aggiornare il Nome visualizzato di un file cambia il modo in cui il nome appare nel raccoglitore, ma non influisce sul nome del file all'interno dell'applicazione.
Includere markup dei documenti
Per i documenti aggiunti dall'area di lavoro, puoi selezionare Includi markup documento nel pannello Proprietà. Qualsiasi marcatura del documento aggiunta al documento sarà inclusa nell'esportazione del raccoglitore.
Includi allegati di file
Per i file aggiunti dall'area di lavoro, puoi utilizzare il pannello Proprietà per selezionare ulteriori opzioni per gli allegati del documento, della presentazione o del foglio di calcolo: Includi le etichette degli allegati, Includi gli allegati e Includi la marcatura degli allegati.
| Opzione allegati | Descrizione |
| Includi le etichette degli allegati |
Tutte le etichette personalizzate utilizzate per i file allegati saranno incluse nel raccoglitore. |
| Includere allegati |
I file esterni aggiunti ai tuoi file Workiva come allegato saranno inclusi nel raccoglitore. |
| Includere markup degli allegati |
Questa opzione appare quando si seleziona "Includi allegati". Qualsiasi markup aggiunto all'allegato nel Visualizzatore di Markup sarà incluso nel raccoglitore. |
Aggiorna le revisioni dei file
I file di Workiva aggiunti dal tuo spazio di lavoro visualizzeranno la data e l'ora della revisione corrente del file nel momento in cui è stato aggiunto al raccoglitore. Revisione La gestione permette ai proprietari e agli editori del raccoglitore di controllare quando la revisione più recente di un file viene visualizzata nel raccoglitore. Puoi aggiornare un file selezionato o tutti i file per mostrare l'ultima revisione.
Per aggiornare un singolo file all'ultima revisione, clicca su un file del raccoglitore e seleziona Aggiorna il file all'ultima revisione nel pannello Proprietà.
Per aggiornare tutti i file del raccoglitore all'ultima revisione, seleziona Aggiorna tutte le revisioni nella barra degli strumenti Modifica.
I proprietari del raccoglitore possono modificare l'impostazione predefinita della gestione delle revisioni nelle proprietà del raccoglitore . Selezionando la casella di controllo accanto a Aggiornamento automatico delle revisioni , le revisioni più recenti dei file verranno inserite automaticamente nel raccoglitore.
Proprietà del raccoglitore
I proprietari del raccoglitore possono personalizzare le proprietà del raccoglitore.
Per aggiornare le proprietà del raccoglitore:
- Seleziona Properties nella scheda Edit .
- Personalizza le proprietà in base alle tue esigenze. Hai la possibilità di aggiornare il Nome, Opzioni generali, Gestione revisioni, Opzioni foglio di calcolo, Dimensioni, Orientamento, e Scala del raccoglitore.
- Clicca su Salva le modifiche per applicare le modifiche al raccoglitore.
Esportare un raccoglitore
Esistono due modi per esportare il tuo raccoglitore:
- Salvare come PDF
- Stampa
Selezionando Salva come PDF, il raccoglitore verrà scaricato come file PDF sul tuo computer. Se scegli Print, si aprirà un'anteprima del raccoglitore in una nuova scheda del tuo browser; in questo modo potrai stampare, scaricare o vedere l'anteprima del raccoglitore.
Per entrambe le opzioni di esportazione, puoi scegliere di salvare l'intero raccoglitore o il file attualmente selezionato.
Rimuovi i file
Per rimuovere i file dal raccoglitore:
- Clicca sul simbolo grigio "x" accanto al file elencato.
- Seleziona Rimuovi per confermare che vuoi rimuovere questo file.
Elimina un raccoglitore
Puoi eliminare un raccoglitore cliccando con il tasto destro del mouse su di esso da Home o utilizzando il menu a tendina per selezionare Elimina.