Afin de garantir la responsabilité et le respect des exigences fédérales en matière de financement, les bénéficiaires de subventions fédérales et d’accords de coopération utilisent le Federal Financial Report (FFR) - également connu sous le nom de formulaire SF-425 - pour rendre compte de l’état d’avancement de leurs subventions. Le FFR assure le suivi des dépenses cumulées, des décaissements fédéraux et des soldes afin de permettre au bénéficiaire et à l’organisme subventionnaire de suivre l’évolution de la subvention et de certifier ses dépenses.
A partir de Corporate Regulatory Reporting, vous pouvez préparer des FFRs à soumettre à plusieurs agences fédérales - y compris la Small Business Administration (SBA), le Department of Commerce (DOC), ou l’Environmental Protection Agency (EPA).
Remarque : Avant de commencer à établir un rapport, le propriétaire de l'espace de travail doit d'abord configurer son type de déclaration, qui précise l'organisme de déclaration, l'année de référence et les dates d'échéance. Pour déclarer le SF-425 auprès de plusieurs agences, créez un type de déclaration distinct pour chacune d’entre elles.
Étape 1. Lancez le rapport
Remarque : Avant de créer un rapport, le propriétaire de l'espace de travail doit d'abord configurer son type afin de préciser l'organisme et le formulaire concernés. Pour en savoir plus, consultez Set up Corporate Regulatory Reporting.
Pour créer un rapport SF-425 :
- Sur le site , dans la rubrique « Corporate Regulatory Reporting » (Rapports réglementaires de l'entreprise), sélectionnez « Reports » (Rapports sur les résultats).
- Pour le type de rapport SF-425 de l'organisme concerné, cliquez sur Ajouter des formulaires ou sélectionnez Ajouter des formulaires dans son menu.
- Pour commencer à préparer les réponses aux formulaires, cliquez sur « » (Lancer le rapport) afin de définir le type de rapport, ainsi que ses dates de début et d'échéance, et les fichiers source importés.
Étape 2. Importez ou préparez les données
Pour préparer les réponses aux formulaires, vous pouvez :
- Importer des fichiers sources pour remplir automatiquement les champs avec des données provenant d’une autre application.
- Préparer manuellement les réponses par des tâches de saisie directe ou de collecte de données
Pour faciliter l’automatisation de la collecte des données, vous pouvez importer des données pour un rapport - par exemple à partir de votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou d’une autre source - à partir de Source data.
Lorsque vous importez un fichier source, vous spécifiez son rapport et mappez ses données aux champs respectifs des formulaires. Pour actualiser le formulaire avec les données récemment importées, sélectionnez « » (Actualiser les données) dans le menu de « » (Rapports).
Remarque : Les données importées remplissent les champs respectifs de vos rapports tels quels. Effectuez toute transformation des données sources - par exemple pour convertir les formats de date ou arrondir les grands montants en milliers - avant d’effectuer l’importation.
Pour en savoir plus, consultez Importer des données sources pour le Corporate Regulatory Reporting.
Pour les champs qui ne sont pas automatiquement renseignés en fonction des paramètres ou des données sources importées, vous pouvez saisir manuellement les réponses ou les collecter à partir des rapports :
Note : Pour faciliter l’automatisation de la collecte des données, chaque rapport comprend un processus . Le propriétaire d’un espace de travail doit d’abord configurer le processus, y compris sa date d’échéance, son propriétaire et ses destinataires par défaut.
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Pour saisir des réponses, sélectionnez « » (Modifier l' ) dans le menu « Actions » ( ) du formulaire, puis « Actions » (), et remplissez les champs nécessaires.
Note : Le formulaire valide automatiquement les réponses pour s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences du BEA, par exemple en ce qui concerne les formats de date ou les fourchettes de nombres et les décimales. Si une erreur apparaît, modifiez sa réponse si nécessaire. Pour plus d’informations sur le format requis d’un champ, reportez-vous aux instructions du formulaire BEA.
- Pour collecter des réponses via le processus du rapport, ouvrez le formulaire de l’entité, puis cliquez sur Collecter manuellement des données pour envoyer des tâches aux attributaires des champs.
Pour en savoir plus, consultez Préparer les réponses pour les rapports réglementaires d’entreprise.
Astuce : À partir de la rubrique « Rapports » ( ), vous pouvez voir combien de champs obligatoires ( ) de chaque formulaire nécessitent une réponse. Lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis, le statut du formulaire passe à « Prêt ».
Étape 3. Soumettre à l’agence de dépôt
Lorsque le rapport est prêt, soumettez les réponses au moyen du formulaire SF-425 de l’organisme subventionnaire concerné. Les soumissions de SF-425 varient selon l’agence ; par exemple :
- Pour déposer un dossier auprès du ministère de la Justice (DOJ), soumettez vos réponses via le SF-425 en ligne du portail JustGrants.
- Pour déposer une demande auprès du ministère de la santé et des services sociaux (HHS), soumettez vos réponses via le système de gestion des paiements (PMS).
- Pour certaines agences, comme l’EPA ou le ministère américain de l’agriculture (USDA), téléchargez et soumettez le SF-425 sous la forme d’un document portable (PDF).
Note : Soumettez votre rapport à l’agence au moins quelques jours avant la date d’échéance, afin qu’elle puisse l’examiner et demander des corrections.
Pour créer un fichier PDF à partir d'un formulaire SF-425 — par exemple pour le transmettre à l'administration concernée —, sélectionnez « » (Générer un PDF) dans la section « Actions » ( ) du formulaire, puis cliquez sur « » (Télécharger le PDF à transmettre).