Connaissez-vous les étapes à réaliser avant de déposer votre rapport financier annuel pour l'ESEF ?
Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour vous aider à soumettre votre rapport sans encombre. Nous vous recommandons de les tester et de les revoir suffisamment tôt afin d'éviter de mauvaises surprises alors que vous vous approchez de la finalisation de votre rapport annuel.
Si votre organisme de régulation local a mis en place une zone de dépôt d'essai, utilisez-la pour tester le dépôt de votre rapport.
Remarque : les exigences et méthodes de dépôt du rapport annuel peuvent légèrement varier d'un régulateur à l'autre. Assurez-vous de prendre connaissance et de vérifier les exigences de votre juridiction locale, ainsi que l'endroit où soumettre votre rapport, bien en amont de la date à laquelle vous devez le soumettre.
Si vous devez l'envoyer à plusieurs organismes de régulation, veillez à respecter les exigences de chacun d'entre eux.
Revue XBRL
Remarque : Si vous préparez le fichier XHTML autonome, les mêmes étapes doivent être suivies, sauf pour les éléments XBRL. Le rapport final doit être enregistré au moyen de l'option Enregistrer sous > XHTML. Une fois le fichier exporté, son nom doit être modifié pour y faire figurer l'identifiant d'entité juridique (LEI), la date du rapport et la langue. Pour plus d'informations, lisez les indications figurant dans la section 4.1.5 du manuel de reporting ESEF.
Afin de vous assurer que les balises XBRL de votre document à déposer sont correctes : nous vous avons préparé une liste de points à vérifier et de liens vers des articles qui pourront vous aider :
▢ Téléchargez les "Filing documents" depuis la dernière génération XBRL.
▢ Assurez-vous que toutes les relations de calcul nécessaires sont ajoutées à votre document et passez le rapport de calcul en revue à la recherche d'une erreur quelconque.
Assurez-vous que la valeur du tag XBRL possède le signe approprié (+/-).
▢ Passez en revue toutes les balises et les ancres d'extension.
▢ Vérifiez le code LEI et les informations obligatoires à l'approche de la date de dépôt, une fois toutes les données disponibles.
▢ Générez l'XBRL et vérifiez les messages dans le panneau de notification, en vous assurant que tous les messages d'erreur ont été corrigés et que les messages d'avertissement ont été traités.
- Assurez-vous de définir le pays de destination dans le profil XBRL.
- Si vous disposez d'un Professional Service Manager (PSM) au sein de votre équipe, veuillez le contacter pour obtenir de l'aide quant à la résolution des erreurs/avertissements.
▢ Prévisualisez le document dans l'iXBRL Viewer.
Vérification du format du rapport
Vous travaillez avec une agence de design pour préparer votre rapport annuel ? Consultez l'article concernant les directives relatives à la conception de rapports. Au cours du processus, les agences de design doivent impérativement suivre ces directives de conception de rapports. Si ces dernières ne sont pas respectées, le format de votre rapport peut ne pas correspondre à vos attentes une fois en XHTML.
Le test du fichier IDML importé en XHTML peut se faire de manière continue, à mesure que les agences de Design effectuent des mises à jour. Testez-le régulièrement, qu'il s'agisse de créer des documents seuls ou fusionnés avec des documents Workiva.
Si un type de document ESEF est sélectionné, les images et les hyperliens externes doivent être examinés. L'utilisation d'hyperliens externes est autorisée dans certaines situations ; l'utilisateur doit examiner toutes les occurrences.
Pour le XHTML autonome, vous aurez la possibilité de choisir si les hyperliens doivent être exportés ou non.
Passez en revue les instructions pour terminer le processus intégré InDesign, Workiva et XBRL.
Liste de contrôles finale
Nous avons élaboré une liste d'actions à effectuer au cours des jours qui précèdent lé dépôt de votre rapport ainsi que le jour du dépôt, afin que ce processus se déroule sans encombre.
Les jours précédant le dépôt
Dans les jours précédant le dépôt de votre rapport :
▢ Vérifiez que les audits et autres vérifications nécessaires ont bien été complétés.
▢ Assurez-vous que les rapports d'audit et les signatures appropriées ont été obtenus.
▢ Vérifiez le Document Health et veillez à résoudre les problèmes rencontrés.
▢ Passez en revue les exigences et les restrictions relatives aux images afin qu'elles respectent les directives ESEF.
- Les types d'images ESEF acceptés incluent .svg, .png, .jpg et .gif
- Les images contribuent considérablement à l'augmentation de la taille des fichiers. Si votre juridiction impose des limites de taille de fichier, assurez-vous qu'elles ne fassent pas passer la taille de votre fichier au-dessus de celles-ci.
▢ Générez l'XBRL dans le document de soumission et veillez à résoudre les erreurs de validation.
▢ Utilisez le profil XBRL pour combiner vos documents de soumission.
▢ Prévisualisez les sections du rapport financier en XHTML et apportez des modifications de mise en forme.
- Vérifiez que tous les suivis de modification ont été acceptés.
▢ Mettez à jour les documents de soumission après avoir apporté des modifications.
▢ Sauvegardez les documents de soumission en téléchargeant le package "Filing Documents"
▢ Continuez à suivre les modifications apportées au rapport XHTML pour qu'elles correspondent à celles du XBRL.
▢ Continuez à mettre à jour le rapport XBRL si nécessaire et résolvez les messages de validation XBRL.
▢ Après toute mise à jour du rapport XBRL, effectuez une vérification rapide sur l'iXBRL Viewer.
Le jour du dépôt
Dans les heures précédant le dépôt :
Vérifiez que le bon profil XBRL est sélectionné si vous déposez à la fois un rapport annuel pour l'ESEF et un formulaire 20-F pour la SEC.
▢ Terminez les modifications apportées aux documents de soumission au moins 2 heures avant l'heure de dépôt prévue.
▢ Vérifiez que vous disposez de toutes les signatures et dates requises, et que vous répondez aux exigences locales en matière d'approbation, si elles existent.
▢ Prévisualisez les fichiers XHTML.
▢ Téléchargez les "Filing documents" depuis la dernière génération XBRL.
- Ne modifiez en aucun cas le fichier .zip une fois téléchargé.
- Ce fichier doit être envoyé directement au régulateur.
▢ Vérifiez que la taille du fichier ne dépasse pas la limite spécifiée par votre juridiction.