Connaissez-vous les étapes à réaliser avant de déposer votre rapport financier annuel pour l'ESEF ?
Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour faciliter la soumission de votre rapport. Nous vous recommandons de les tester et de les réviser au plus tôt afin d’éviter toute surprise lorsque vous serez sur le point de finaliser votre rapport annuel.
Si votre organisme de régulation local a mis en place une zone de dépôt d'essai, utilisez-la pour tester le dépôt de votre rapport.
Remarque : Les régulateurs peuvent avoir de légères différences en ce qui concerne les exigences et les méthodes de soumission de votre rapport annuel. Bien avant la date d’échéance de la soumission, assurez-vous de passer en revue et de confirmer les exigences de votre juridiction locale, mais aussi d’identifier où la soumission doit être envoyée.
Si vous soumettez votre rapport annuel à plusieurs autorités de réglementation, assurez-vous de répondre aux exigences pertinentes pour chaque autorité de réglementation.
Revue XBRL
Remarque : Si vous préparez le fichier XHTML autonome, les mêmes étapes doivent être suivies, sauf pour les éléments XBRL. Le rapport final doit être sauvegardé à partir de Enregistrer as > XHTML. Une fois exporté, le nom du fichier doit être mis à jour pour inclure l’identifiant de l’entité légale (LEI), la date du rapport et la langue. Pour plus d’informations, lisez le Manuel de déclaration du FEESE, orientation 4.1.5.
Afin de vous assurer que les balises XBRL de votre document à déposer sont correctes : nous vous avons préparé une liste de points à vérifier et de liens vers des articles qui pourront vous aider :
▢ Téléchargez les "Filing documents" depuis la dernière génération XBRL.
▢ Assurez-vous que toutes les relations de calcul nécessaires sont ajoutées à votre document et passez le rapport de calcul en revue à la recherche d'une erreur quelconque.
Assurez-vous que la valeur du tag XBRL possède le signe approprié (+/-).
▢ Passez en revue toutes les balises et les ancres d'extension.
▢ Vérifiez le code LEI et les informations obligatoires à l'approche de la date de dépôt, une fois toutes les données disponibles.
▢ Générez l'XBRL et vérifiez les messages dans le panneau de notification, en vous assurant que tous les messages d'erreur ont été corrigés et que les messages d'avertissement ont été traités.
- Assurez-vous de définir le pays de destination dans le profil XBRL.
- Si vous disposez d'un Professional Service Manager (PSM) au sein de votre équipe, veuillez le contacter pour obtenir de l'aide quant à la résolution des erreurs/avertissements.
▢ Prévisualisez le document dans l'iXBRL Viewer.
Vérification du format du rapport
Vous travaillez avec une agence de design pour votre rapport annuel ? Lisez notre article sur la communauté avec les lignes directrices pour les rapports de conception. Il est extrêmement important que les agences de conception suivent les lignes directrices pour les rapports de conception dans votre processus. Si ces lignes directrices ne sont pas respectées, le format de votre rapport risque de ne pas ressembler à ce que vous attendez du XHTML.
Le test du fichier IDML importé en XHTML peut se faire de manière continue, à mesure que les agences de Design effectuent des mises à jour. Testez-le régulièrement, qu'il s'agisse de créer des documents seuls ou fusionnés avec des documents Workiva.
Si un type de document ESEF est sélectionné, les images et les liens hypertextes externes doivent être examinés. Les liens hypertextes externes peuvent être autorisés dans certaines situations et l’utilisateur doit examiner tous les cas.
Pour le XHTML autonome, vous aurez la possibilité de choisir si les hyperliens doivent être exportés ou non.
Passez en revue les instructions pour terminer le processus intégré InDesign, Workiva et XBRL.
Liste de contrôles finale
Nous avons élaboré une liste d'actions à effectuer au cours des jours qui précèdent lé dépôt de votre rapport ainsi que le jour du dépôt, afin que ce processus se déroule sans encombre.
Les jours précédant le dépôt
Dans les jours précédant le dépôt de votre rapport :
▢ Vérifiez que les audits et autres vérifications nécessaires ont bien été complétés.
▢ Assurez-vous que les rapports d'audit et les signatures appropriées ont été obtenus.
▢ Vérifiez le Document Health et veillez à résoudre les problèmes rencontrés.
▢ Passez en revue les exigences et les restrictions relatives aux images afin qu'elles respectent les directives ESEF.
- Les types d'images acceptés par l'ESEF incluent .svg, .png, .jpg et .gif
- Ce sont les images qui contribuent le plus à la taille des fichiers. Si votre juridiction a mis en place des limites de taille de fichier, vérifiez que les images n’entraînent pas un dépassement de ces limites.
▢ Générez l'XBRL dans le document de soumission et veillez à résoudre les erreurs de validation.
▢ Utilisez le profil XBRL pour combiner vos documents de soumission.
▢ Prévisualisez les sections du rapport financier en XHTML et apportez des modifications de mise en forme.
- Vérifiez que tous les suivis de modification ont été acceptés.
▢ Mettez à jour les documents de soumission après avoir apporté des modifications.
▢ Sauvegardez les documents de soumission en téléchargeant le package "Filing Documents"
▢ Continuez à suivre les modifications apportées au rapport XHTML pour qu'elles correspondent à celles du XBRL.
▢ Continuez à mettre à jour le rapport XBRL si nécessaire et résolvez les messages de validation XBRL.
▢ Après toute mise à jour du rapport XBRL, effectuez une vérification rapide sur l'iXBRL Viewer.
Le jour du dépôt
Dans les heures précédant le dépôt :
Vérifiez que le bon profil XBRL est sélectionné si vous déposez à la fois un rapport annuel pour l'ESEF et un formulaire 20-F pour la SEC.
▢ Terminez les modifications apportées aux documents de soumission au moins 2 heures avant l'heure de dépôt prévue.
▢ Vérifiez que vous disposez de toutes les signatures et dates requises, et que vous répondez aux exigences locales en matière d'approbation, si elles existent.
▢ Prévisualisez les fichiers XHTML.
▢ Téléchargez les "Filing documents" depuis la dernière génération XBRL.
- Ne modifiez en aucun cas le fichier .zip une fois téléchargé.
- Ce fichier doit être envoyé directement au régulateur.
▢ Vérifiez que la taille du fichier ne dépasse pas la limite spécifiée par votre juridiction.