L'option Suivi des modifications permet d'afficher une liste des modifications individuelles apportées à une feuille de calcul. En tant que propriétaire du document, vous pouvez activer le suivi des modifications pour l'ensemble de la feuille de calcul. Les propriétaires de section peuvent activer le suivi des modifications pour des sections (feuilles) spécifiques.
Note: La suppression de lignes ou de colonnes et les données triées ne sont pas prises en compte.
Activer le suivi des modifications des feuilles de calcul ou des sections
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Pour activer le suivi des modifications :
- Ouvrez la barre d'outils Review.
- Activez Suivi des modifications.
- Cochez les sections spécifiques (feuilles) pour lesquelles vous souhaitez activer le suivi des modifications. Pour activer le suivi des modifications pour l'ensemble de la feuille de calcul, sélectionnez Entire File.
Remarque : Les propriétaires de documents peuvent gérer le suivi des modifications pour l'ensemble de la feuille de calcul, tandis que les propriétaires de sections ne peuvent gérer que les sections pour lesquelles ils disposent d'autorisations de propriétaire. Les propriétaires de section ne peuvent pas modifier les paramètres de suivi des modifications pour leurs sections si le propriétaire du document active le suivi des modifications pour l'ensemble du fichier.
- Cliquez sur Apply pour activer le suivi des modifications pour l'ensemble du fichier ou pour les sections sélectionnées.
Pour savoir si le suivi des modifications est activé ou désactivé pour la section dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez consulter la bascule de suivi des modifications sous l'onglet Review de la feuille de calcul. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Suivi des modifications pour obtenir une vue d'ensemble de l'état d'activation de toutes les sections dans la fenêtre Manage Track Changes.
Afficher le suivi des modifications
Après avoir activé le suivi des modifications, vous verrez les modifications marquées en conséquence.
- Les suppressions sont marquées d’une épingle rouge.
- Les modifications (endroits où du texte a été ajouté ou supprimé) sont signalées par une épingle violette.
- Les ajouts sont en bleu avec un soulignement et une épingle bleue.
Pour voir le texte supprimé dans votre feuille de calcul, vous pouvez changer votre Mode d'affichage. Dans la barre d’outils Révision, sélectionnez une icône pour changer d’affichage.
Il existe trois types de modes de visualisation :
- Masquer les modifications : Cache toutes les modifications. Cela vous permet de voir le fichier comme la dernière révision dans un affichage clair.
- Changements simplifiés : Masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement général. Cela vous permet de voir l’affichage final du document tout en indiquant les zones de modification. Vous pouvez cliquer sur les épingles pour voir les fiches de modification détaillées dans le panneau Track Changes.
- Toutes les modifications : Il s’agit de l’affichage par défaut pour le suivi des modifications. Vous verrez les contenus supprimés et ajoutés.
Note: La vue All changes peut affecter la mise en page finale du contenu car elle fait de la place pour le contenu supprimé qui n'est pas présent dans la révision finale.
Vous pouvez passer d'une modification à l'autre en cliquant sur les boutons Précédent ou Suivant dans la barre d'outils Révision, ou en ouvrant le panneau Suivi des modifications. Un clic sur une modification dans le tableau de bord met en évidence la modification dans la feuille de calcul.
Remarque : Les modifications apportées au plan, aux liens, à la mise en forme du texte et aux lignes/colonnes supprimées ne font pas l'objet d'un suivi.
Une ligne verticale bleue à gauche d'une feuille dans le plan du document indique que cette section contient des modifications suivies.
Gérer les permissions d’approbation
Les responsables de documents peuvent choisir les collaborateurs capables d’approuver les modifications suivies. Par défaut, seuls les responsables peuvent approuver les modifications. Les éditeurs ne peuvent approuver les modifications que si le responsable modifie les permissions.
Pour donner aux éditeurs des permissions d’approbation :
- Dans la barre d'outils Review, cliquez sur Approval et sélectionnez Permissions.
- Dans la section Permissions , sélectionnez Éditeurs et Responsables dans le menu déroulant Peut approuver le suivi des modifications.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les responsables et les éditeurs peuvent désormais approuver les modifications suivies.
Approuver ou rejeter des modifications individuelles
La capacité d’un collaborateur à rejeter ou à approuver les modifications suivies dépend de son rôle et des paramètres de permission du document :
- Les responsables peuvent approuver et rejeter toutes les modifications suivies
- Les éditeurs peuvent rejeter toutes les modifications suivies
- Les éditeurs ne peuvent approuver les modifications suivies que s’ils disposent de permissions d’approbation
Pour approuver ou rejeter une modification individuelle :
- Ouvrez le panneau Suivi des modifications .
- Sélectionnez une modification.
- Cliquez sur le bouton Approuver ou Rejeter .
Vous pouvez également approuver ou rejeter des modifications en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une modification dans le document et en choisissant Approuver ou Rejeter dans le menu. Une fois approuvés ou rejetés, les indicateurs de modification disparaissent.
Note: Si vous avez des modifications suivies qui n'ont pas été approuvées ou rejetées dans un fichier et que vous le copiez, le fichier copié aura ces modifications suivies comme approuvées sans historique.
Approuver ou rejeter toutes les modifications
Vous pouvez approuver ou rejeter les modifications au niveau de la section ou du document via l’icône Approbation dans la barre d’outils. Lorsque vous approuvez ou rejetez toutes les modifications suivies en une seule fois, vous ne pouvez pas annuler cette action.
L'exportation de documents avec des modifications de suivi en .xlsx ou .csv s'affiche comme si toutes les modifications de suivi étaient approuvées. Cette opération n'approuve pas toutes les modifications apportées à votre document.