Suivi des modifications dans les documents

Le suivi des modifications vous permet d’afficher la liste des modifications individuelles apportées à un document. En tant que responsable du document, vous pouvez activer le suivi des modifications pour l’ensemble du document. Les responsables de section peuvent activer le suivi des modifications pour des sections spécifiques du document.

Note : La suppression de lignes ou de colonnes et les données triées ne sont pas suivies.

Activer le suivi des modifications d’un document ou d’une section

Pour activer le suivi des modifications :

1: Ouvrez la barre d’outils Réviseur.
2: Activez Suivi des modifications.

3: Cochez les sections spécifiques pour lesquelles vous souhaitez activer le suivi des modifications. Pour activer le suivi des modifications pour l’ensemble du document, sélectionnez Fichier entier.

Remarque : Si le propriétaire du document active le suivi des modifications pour l'ensemble du fichier, les propriétaires des sections ne peuvent pas modifier les paramètres de suivi des modifications pour leurs sections. Les modifications apportées aux en-têtes et aux pieds de page ne sont prises en compte que si l’option Suivi des modifications est activée pour l’ensemble du fichier.

4: Cliquez sur Appliquer pour activer le suivi des modifications pour l’ensemble du fichier ou pour les sections sélectionnées

Pour savoir si le suivi des modifications est activé ou désactivé pour la section dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez afficher la bascule de suivi des modifications sous l’onglet Révision dans le document. Vous pouvez également cliquer sur la bascule Suivi des modifications pour obtenir un affichage global du statut d’activation de toutes les sections dans la fenêtre Gérer le suivi des modifications.

Afficher le suivi des modifications

Après avoir activé le suivi des modifications, vous verrez les modifications marquées en conséquence.

A: Les ajouts sont en bleu avec un soulignement et une épingle bleue.
B: Les suppressions sont marquées d’une épingle rouge.
C: Les modifications (endroits où du texte a été ajouté ou supprimé) sont signalées par une épingle violette.

Track changes indicators

Pour voir le texte supprimé dans votre document, vous pouvez changer votre Mode d’affichage. Dans la barre d’outils Révision, sélectionnez une icône pour changer d’affichage.

Masquer les modifications : Cache toutes les modifications. Cela vous permet de voir le fichier comme la dernière révision dans un affichage clair.
Changements simplifiés : Masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement général. Cela vous permet de voir l’affichage final du document tout en indiquant les zones de modification. Vous pouvez cliquer sur les épingles pour voir les fiches de modification détaillées dans le panneau Track Changes.
Toutes les modifications : Il s’agit de l’affichage par défaut pour le suivi des modifications. Vous verrez les contenus supprimés et ajoutés.

Note: La vue All changes peut affecter la mise en page finale du contenu car elle fait de la place pour le contenu supprimé qui n'est pas présent dans la révision finale.

Vous pouvez également passer d’une modification à l’autre en cliquant sur les boutons Précédent ou Suivant dans la barre d’outils Révision, ou en ouvrant le panneau Suivi des modifications dans la barre d’outils de droite. Un clic sur une modification dans le panneau met en évidence la modification dans le document.

Track changes panel

Note : ce panneau affiche les modifications de la section sélectionnée, et non de la section en cours d’affichage.

Une ligne verticale bleue à gauche d’une section dans le plan du document indique que cette section contient des modifications suivies.

Gérer les permissions d’approbation

Les responsables de documents peuvent choisir les collaborateurs capables d’approuver les modifications suivies. Par défaut, seuls les responsables peuvent approuver les modifications. Les éditeurs ne peuvent approuver les modifications que si le responsable modifie les permissions.

Pour donner aux éditeurs des permissions d’approbation :

1: Dans la barre d’outils Révision, cliquez sur Approbation et sélectionnez Permissions supplémentaires
2: Dans la section Permissions , sélectionnez Éditeurs et Responsables dans le menu déroulant Peut approuver le suivi des modifications.
3: Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les responsables et les éditeurs peuvent désormais approuver les modifications suivies.

Approuver ou rejeter des modifications individuelles

La capacité d’un collaborateur à rejeter ou à approuver les modifications suivies dépend de son rôle et des paramètres de permission du document :

Les responsables peuvent approuver et rejeter toutes les modifications suivies.
Les éditeurs peuvent rejeter toutes les modifications suivies.
Les éditeurs ne peuvent approuver les modifications suivies que s’ils disposent de permissions d’approbation.

Pour approuver ou rejeter une modification individuelle :

1: Ouvrez le panneau Suivi des modifications .
2: Sélectionnez une modification.
3: Cliquez sur le bouton Approuver ou Rejeter .

Vous pouvez également approuver ou rejeter des modifications en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la modification dans le document et en choisissant Approuver ou Rejeter dans le menu déroulant. Une fois approuvés ou rejetés, les indicateurs de modification disparaissent.

Approve change from dropdown

Note : Si vous avez des modifications suivies qui n'ont pas été approuvées ou rejetées dans un fichier et que vous le copiez, le fichier copié aura ces modifications suivies comme approuvées sans historique.

Approuver ou rejeter toutes les modifications

Vous pouvez approuver ou rejeter les modifications au niveau de la section ou du document via l’icône Approbation dans la barre d’outils. Une fois que vous avez approuvé ou rejeté toutes les modifications suivies, vous ne pouvez plus annuler cette action.

You can approve or reject changes in the current section or the entire document

Les documents exportés avec le suivi des modifications au format PDF ou EDGAR s’affichent comme si toutes les modifications du suivi étaient approuvées, mais cela n’approuve pas toutes les modifications de votre document.