Note : Les suppressions de lignes ou de colonnes et les données triées ne sont pas suivies.
Activer le suivi des modifications d'un document ou d'une section
Pour activer le suivi des modifications :
- 1
- Ouvrez la barre d'outils Réviseur .
- 2
- Toggle Suivre des modifications sur.
- 3
- Cochez les sections spécifiques dans lesquelles vous souhaitez activer le suivi des modifications. Pour activer le suivi des modifications pour l'ensemble du document, sélectionnez Entire File.
Note :Si le responsable du document active le suivi des modifications pour l'ensemble du fichier, les propriétaires des sections ne peuvent pas modifier les paramètres de suivi des modifications pour leurs sections. Les modifications apportées aux en-têtes et aux pieds de page ne sont suivies que lorsque le suivi des modifications est activé pour l'ensemble du fichier.
- 4
- Cliquez sur Apply pour activer le suivi des modifications pour l'ensemble du fichier ou pour les sections qui ont été sélectionnées.
Affichage des modifications suivies
- A
- Les ajouts sont en bleu avec un soulignement et une épingle bleue.
- B
- Les suppressions sont marquées d'une épingle rouge.
- C
- Les modifications (endroits où du texte a été à la fois ajouté et supprimé) sont notées par une épingle violette.
Pour voir le texte supprimé dans votre document, vous pouvez modifier votre Mode d'affichage. Dans la barre d'outils Review , sélectionnez une icône pour changer d'affichage.
- Masquer les modifications : Masque toutes les marques de révision des modifications. Cela vous permet de voir le fichier comme étant la dernière révision dans un affichage propre.
- Modifications simplifiées : Masque le contenu supprimé mais affiche une épingle à l'emplacement général. Cela vous permet de voir l'affichage final du document tout en indiquant les zones de modifications. Vous pouvez cliquer sur les épingles pour voir les fiches de modification détaillées dans le panneau Suivi des modifications .
- Toutes les modifications : Il s'agit de l'affichage par défaut des modifications de suivi. Vous verrez les contenus supprimés et ajoutés.
Note: L'affichage Toutes les modifications peut affecter la mise en page finale du contenu car il fait de la place pour le contenu supprimé qui n'est pas présent dans la révision finale.
Vous pouvez également passer d'une modification à l'autre en cliquant sur les boutons Précédent ou Suivant dans la barre d'outils Réviseur, ou en ouvrant le panneau Suivi des modifications dans la barre d'outils de droite. Un clic sur une modification dans le tableau de bord met en évidence la modification dans le document.
Note : Ce panneau affiche les modifications pour la section sélectionnée, et non pour la section en cours d'affichage.
Une ligne verticale bleue à gauche d'une section dans le plan du document indique que cette section contient des modifications suivies.
Gérer les permissions d'approbation
Les responsables de documents peuvent choisir les collaborateurs qui sont en mesure d'approuver les modifications suivies. Par défaut, seuls les responsables peuvent approuver les modifications. Les éditeurs ne peuvent approuver les modifications que si le responsable définit les permissions.
Donner aux éditeurs des permissions d'approbation :
- 1
- Dans la barre d'outils Review , cliquez sur Approval et sélectionnez Additional permissions.
- 2
- Dans la section Permissions , sélectionnez Éditeurs et responsables dans la liste déroulante Peut approuver le suivi des modifications .
- 3
-
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les responsables et les éditeurs peuvent désormais approuver les modifications suivies.
Approuver ou rejeter les modifications individuelles
La capacité d'un collaborateur à rejeter ou à approuver les modifications suivies dépend de son rôle et des permissions qui lui sont accordées sur les documents :
- Les responsables peuvent approuver et rejeter toutes les modifications suivies.
- Les éditeurs peuvent rejeter toutes les modifications suivies.
- Les éditeurs ne peuvent approuver les modifications suivies que s'ils disposent de permissions d'approbation.
Approuver ou rejeter une modification individuelle :
- 1
- Ouvrez le panneau Suivi des modifications .
- 2
- Sélectionnez une modification.
- 3
- Cliquez sur les boutons Approve ou Reject .
Vous pouvez également approuver ou rejeter les modifications en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la modification dans le document et en choisissant Approuver ou Rejeter dans le menu déroulant. Une fois approuvés ou rejetés, les indicateurs de modification disparaissent.
Note : Si vous avez des modifications suivies qui n'ont pas été approuvées ou rejetées dans un fichier et que vous le copiez, le fichier copié aura ces modifications suivies comme approuvées sans historique.
Approuver ou rejeter toutes les modifications
Vous pouvez approuver ou rejeter les modifications au niveau de la section ou du document via l'icône Approval dans la barre d'outils. Une fois que vous avez approuvé ou rejeté toutes les modifications suivies, vous ne pouvez plus annuler cette action.
Les documents exportés avec le suivi des modifications vers PDF ou EDGAR s'affichent comme si toutes les modifications du suivi étaient approuvées, mais cela ne signifie pas que toutes les modifications de votre document sont approuvées.