Vue d’ensemble du rapport sur les fichiers liés
Ce rapport vous permet de voir la relation des liens sources et des liens de destination entre les fichiers. Il contient les détails des fichiers sources et des fichiers de destination pour les fichiers que vous avez sélectionnés, ainsi que les fichiers liés en dehors de votre sélection.
Utilisez le rapport sur les fichiers liés pour vérifier d’où proviennent les valeurs et quels sont les fichiers qui contribuent aux valeurs de liaison. Vous pouvez exécuter un rapport sur les fichiers liés dans un dossier, un projet ou un fichier individuel. À partir du rapport sur les fichiers liés, vous pouvez également effectuer une transition ou télécharger une liste de fichiers liés.
<!--You can create a linked file report for:
Classic Documents
Classic
Workbooks
Classic
Presentations
Folders
Projects
Next
generation files in a project
Exemple de dossier
Dans l’exemple ci-dessous, il montre un dossier contenant un document, une présentation et une feuille de calcul.
- Dans le dossier : Le document utilise une source de la feuille de calcul et la présentation utilise une source du document.
- En dehors du dossier : Le document utilise également des valeurs provenant d’un autre document et d’une feuille de calcul en dehors du dossier.
Exemple de scénario
Si vous copiez ou transférez ce dossier, le document en dehors du dossier sera également copié ou transféré. En outre, une copie de la feuille de calcul sera effectuée en dehors du dossier. L’utilisation du rapport sur les fichiers liés vous permet de voir tous les fichiers contributeurs qui seraient inclus lorsque vous allez sur copier ou effectuer une transition.
Remarque : Si vous modifiez des liens après avoir créé un rapport sur les fichiers liés, vous devrez exécuter un nouveau rapport pour obtenir les derniers détails. Il ne saisit les détails du lien qu’à partir du moment où vous créez le rapport.
Créer un rapport sur les fichiers liés
Avant de créer un rapport sur les fichiers liés, vous devez afficher le document sur la santé du document pour vérifier s’il y a des problèmes de liens.
Pour créer un rapport sur les fichiers liés :
- 1
- Dans Fichiers ou Accueil, recherchez le dossier, le projet ou le fichier.
- 2
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’élément et sélectionnez Rapport de fichiers liés .
- 3
-
Cliquez sur Créer un rapport de liens. Vous verrez l’état du rapport dans le coin inférieur droit.
- 4
- Une fois le rapport terminé, cliquez sur Ouvrir le rapport dans le coin inférieur droit.
Vous recevrez également un courriel contenant un lien vers le rapport afin que vous puissiez y accéder à tout moment.
Examiner le rapport sur les fichiers liés
Une fois que vous avez créé votre rapport sur les fichiers liés, vous pouvez le consulter pour voir tous les détails de la liaison. Le rapport sur les fichiers liés contient deux sections avec plusieurs détails.
Rapport d’actions
- Copier vous permet de lancer une copie de fichiers et vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure des fichiers.
- Effectuer une transition lance le processus de transition et vous permet de choisir les fichiers que vous souhaitez inclure ou exclure de la transition.
- Exporter : Vous pouvez exporter une liste de fichiers au format .csv pour les consulter ou les partager avec d’autres personnes.
Sections du rapport
- Fichiers sélectionnés contient les fichiers que vous avez sélectionnés pour exécuter le rapport. Il peut s’agir de fichiers dans un dossier ou d’un seul document.
- Fichiers liés supplémentaires contient des sources qui ne font pas partie des fichiers sélectionnés. Cet onglet est exclu s’il n’y a pas de fichiers externes.
Détails du tableau
- Noms des fichiers sélectionnés contient le nom des fichiers et une icône indiquant le type de fichier.
- Fichiers source liste tous les fichiers qui ont des liens source, répartis en deux catégories :
- Sources externes affiche les sources qui ne se trouvent pas dans les fichiers que vous avez sélectionnés pour exécuter le rapport, comme les fichiers situés en dehors d’un dossier.
- Déjà inclus dans les fichiers sélectionnés affiche les fichiers que vous avez sélectionnés pour exécuter le rapport sur les fichiers liés, tels que les fichiers d’un dossier.
- Sources / Occurrences indique le nombre total de liens sources pour ce fichier, puis une ventilation des sources uniques et le nombre total de fois où ce lien source est utilisé dans un fichier.
Par exemple, dans le fichier ci-dessous :
- 1
- 487 est le nombre total de liens dans le fichier
- 2
- 14 est le nombre de sources uniques de ce fichier
- 3
- 16 est le nombre total d’occurrences de liens pour ce fichier
Copie du rapport sur les fichiers liés
Copier à partir du rapport sur les fichiers liés vous permet de faire facilement des copies de vos fichiers source et destination. Vous pourrez également sélectionner exactement les fichiers de votre rapport de fichiers liés que vous souhaitez inclure dans votre copie.
Remarque : Les copies du rapport sur les fichiers liés ne reproduisent actuellement pas la structure du dossier et n’incluent pas les processus ou les fichiers téléchargés (tels que les PDF) dans le dossier. Si vous devez gérer l’un de ces éléments, Copier à partir de fichiers/dossiers à la place.
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- Cliquez sur Copier en haut à droite de votre rapport sur les fichiers liés.
- 2
- Examinez les fichiers de votre sélection et utilisez les cases à cocher pour sélectionner les éléments à inclure dans votre copie. Cliquez ensuite sur Suivant.
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- Choisissez vos paramètres de copie.
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Note : Comme tous vos fichiers sources ont été rassemblés dans le rapport, vous ne pourrez pas ajuster les paramètres de vos liens.
- 4
- Cliquez sur Copier pour terminer. Vous recevrez un e-mail contenant un lien vers les fichiers copiés.
Questions courantes
Après avoir modifié mes fichiers, puis-je continuer à utiliser le même rapport ?
Non. Le rapport est un instantané basé sur l’heure à laquelle il a été créé. Si vous modifiez les liens, vous pouvez exécuter un autre rapport sur les fichiers liés.
Qui peut consulter un rapport sur les fichiers liés ?
Une fois que vous avez créé un fichier lié, n’importe qui dans l’espace de travail peut le consulter à l’aide de l’URL du rapport. Si quelqu’un n’a pas l’autorisation d’accéder à un document particulier, celui-ci apparaîtra comme "Impossible d’accéder au document".