Les administrateurs des utilisateurs (ou « Org User Admins ») peuvent ajouter et gérer des utilisateurs dans une entreprise. Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous pouvez utiliser une adresse e-mail en tant que nom d'utilisateur ou saisir un nom. Les noms d’utilisateur ne peuvent pas comporter d’espaces ni de lettres majuscules.
Éléments requis :
- Prénom et nom
- Adresse e-mail
Ajouter un nouvel utilisateur
Pour ajouter un nouvel utilisateur à votre organisation :
- En haut à droite, cliquez sur l’icône de l’utilisateur et sélectionnez Administrateur au niveau de l’organisation dans la liste déroulante Admin.
- Sélectionnez Personnes dans le menu de gauche.
- Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter des utilisateurs.
- Saisissez les informations relatives au nouvel utilisateur et attribuez des rôles d’organisation si nécessaire.
Note : Workiva prend en charge les caractères spéciaux et les lettres accentuées pour Prénom, Nom, et Nom d'utilisateur.
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Note : Si un utilisateur fait déjà partie d’une organisation et que vous souhaitez l’ajouter à une autre organisation, voir Ajouter un utilisateur existant.
Une fois que vous avez ajouté des utilisateurs à l’organisation, ils peuvent être ajoutés aux espaces de travail de votre organisation. Pour en savoir plus, voir Ajouter des utilisateurs à un espace de travail.
Ajouter un utilisateur existant
Vous pouvez ajouter à votre organisation un utilisateur qui existe déjà dans une autre organisation. Pour les ajouter, remplissez les informations relatives à l’utilisateur comme vous le feriez lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur. Ensuite, dans le champ Nom d’utilisateur, cliquez sur Continuer à ajouter l’utilisateur pour poursuivre le processus.
Il existe toutefois des différences de gestion notables lorsque vous ajoutez un utilisateur existant appartenant à une autre organisation :
- L'utilisateur est géré par une autre organisation. Cela signifie que vous ne pourrez pas réinitialiser le mot de passe de l’utilisateur, modifier les informations de son profil, l’activer ou le suspendre.
- Les exigences en termes de complexité du mot de passe de votre organisation ne s’appliquent pas à cet utilisateur.
- Les journaux d’activité pour les connexions, déconnexions et la gestion des utilisateurs ne seront pas inclus dans le journal d’activité de votre organisation. Seule l’organisation qui gère l’utilisateur y aura accès.
Remarque : Si votre organisation exige l’authentification unique SAML (SSO) et que l’utilisateur que vous ajoutez appartient à une autre organisation qui n’utilise pas le SSO, vous devrez l’ajouter à votre liste de contournement de l’authentification unique SAML.
Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail de bienvenue à l'utilisateur existant en suivant les étapes ci-dessous. Si vous avez d’autres questions, contactez le support Workiva avant de continuer à ajouter l’utilisateur.
Ajouter des utilisateurs en masse via un fichier CSV
Pour ajouter une liste d’utilisateurs à une organisation via un fichier CSV :
- Sur la page Personnes dans Administrateur au niveau de l’organisation, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter des utilisateurs depuis un fichier.
- Cliquez sur Télécharger le modèle pour vous aider à respecter le formatage, et remplissez-le. Les noms d’utilisateur doivent être uniques et les adresses e-mail doivent être valides. Si vous utilisez votre propre fichier, assurez-vous que les titres des colonnes correspondent à ceux du modèle. Un fichier CSV valide ressemble à ceci :
- Chargez le fichier et cliquez sur Suivant.
- Révisez la liste des utilisateurs qui a été obtenue à partir du fichier.
Remarque : Si l’utilisateur existe déjà dans une autre organisation, son adresse électronique, son prénom et son nom ne seront pas mis à jour si vous l’ajoutez. Sélectionnez Inclure les utilisateurs avec des avertissements pour les ajouter quand même.
- Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
- Cliquez sur Charger un autre fichier pour ajouter d’autres utilisateurs à partir d’un autre fichier, ou cliquez sur Fermer pour terminer.
Envoyer des e-mails de bienvenue
Des e-mails de bienvenue contenant les détails de connexion sont envoyés aux utilisateurs lorsqu’ils sont ajoutés à un nouvel espace de travail. Les utilisateurs doivent suivre les instructions d’authentification contenues dans l’e-mail pour se connecter à Workiva. Les liens de l’e-mail expireront dans 24 heures.
Remarque : Si vous envoyez un e-mail de bienvenue avant qu’un utilisateur ne soit ajouté à un espace de travail, il ne pourra pas accéder à quoi que ce soit.
Si nécessaire, vous pouvez renvoyer les e-mails de bienvenue pour fournir à nouveau les instructions de connexion. Seuls les admin d’utilisateurs d’org. peuvent renvoyer des e-mails de bienvenue aux utilisateurs existants. Pour renvoyer un e-mail de bienvenue :
- Sur la page Personnes dans Administrateur au niveau de l’organisation, sélectionnez les utilisateurs existants auxquels vous souhaitez renvoyer les e-mails de bienvenue.
- Cliquez sur Bienvenue.
- Cliquez sur Envoyer pour renvoyer les e-mails de bienvenue aux utilisateurs sélectionnés.