Pour agréger et segmenter les données en fonction de critères spécifiques, vous pouvez créer des requêtes basées sur les données stockées dans la plateforme Workiva sous forme de tableaux et de feuilles de calcul. Par exemple, vous pouvez créer des requêtes pour analyser les revenus par lieu ou pour effectuer des comparaisons d'une année sur l'autre.
Pour créer une requête, vous pouvez
- Définissez ses critères par un simple glisser-déposer à l'adresse Builder .
- Composez sa définition comme une syntaxe, si vous êtes à l'aise avec le langage de requête structuré (SQL) .
Lorsque vous créez une requête, vous définissez les sources et les critères des données à inclure dans ses résultats :
- Champs, qui fournissent les informations à afficher dans les résultats de la requête
- Filtres, pour n'inclure que les enregistrements répondant aux critères sélectionnés, par exemple pour se concentrer sur des comptes, des régions ou des périodes spécifiques.
- Calculs, qui renvoient des valeurs basées sur plusieurs colonnes, par exemple pour additionner leur montant ou concaténer des chaînes de caractères.
- Relations, pour relier des données connexes provenant de sources multiples
Étape 1. Créer la requête
Pour créer la requête, partez de zéro ou basez-vous sur une requête existante.
- Dans Wdata Home, cliquez sur Create , et sélectionnez Query .
- Dans le panneau Query Properties , définissez les propriétés de la requête :
- Pour faciliter l'identification de la requête et de son intention, saisissez son nom unique et sa description.
- Dans Limit, entrez le nombre maximum d'enregistrements à renvoyer.
- Pour ne renvoyer que les enregistrements ayant des valeurs différentes, par exemple pour éviter les doublons, sélectionnez Afficher uniquement les lignes distinctes.
- Pour spécifier qui peut visualiser la requête et y collaborer, cliquez sur Permissions , et sélectionnez l'accès de chaque collaborateur.
- Cliquez sur Enregistrer .
- Modifiez le nom et la description de la requête si nécessaire.
- Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la requête et cliquez sur Save Query.
Pour faciliter la création, vous pouvez enregistrer une copie d'une requête comme point de départ d'une requête similaire.
- Copiez la requête existante à partir d'elle-même ou de Home :
- Dans la requête, cliquez sur Enregistrer , Enregistrer sous.
- À partir de Home, sélectionnez Copy dans le menu de la requête.
- Dans la requête, cliquez sur Enregistrer , Enregistrer sous.
- Saisissez le nom, la description et l'emplacement de la nouvelle requête.
- Cliquez sur Save Query.
- Dans la nouvelle requête, cliquez sur Permissions , et sélectionnez l'accès de chaque collaborateur.
- Cliquez sur Enregistrer .
Étape 2. Sélectionner les sources de la requête
Pour sélectionner les données à utiliser dans la requête, vous incluez des colonnes provenant de tables, de résultats de requêtes et de feuilles de calcul auxquelles vous avez le droit d'accéder dans la plateforme Workiva. Dans le panneau de gauche Sources, cliquez sur Nouvelle source, et sélectionnez les données à inclure dans la requête.
Si la requête comporte plusieurs sources, dans l'onglet Relationships, définit comment combiner - ou joindre - leurs enregistrements.
Note : Lorsque vous sauvegardez la requête, elle supprime automatiquement toutes les sources qui apparaissent comme Needs Relationship . Pour conserver ces sources, définit leur relation avec d'autres sources.
Étape 3. Ajouter des paramètres
Pour définir les valeurs des filtres ou des calculs de la requête lors de son exécution, par exemple pour découper les données en tranches en temps réel, ajoutez des paramètres pour leurs valeurs. Dans le panneau Parameters , vous pouvez
- Ajoutez un nouveau paramètre et spécifiez ses valeurs possibles lors de l'exécution de la requête.
- Sélectionnez un paramètre global configuré par le propriétaire de l'espace de travail.
Étape 4. Définir les résultats de la requête
Vous pouvez définir les résultats d'une requête par glisser-déposer dans Builder ou, si vous connaissez la syntaxe SQL, dans l'éditeur SQL .
Conseil : Pour annuler les modifications dans Builder ou SQL Editor et revenir à la version précédemment enregistrée de la requête, cliquez sur Reset . Si vous collaborez à la requête avec d'autres personnes, il se peut que la dernière version sauvegardée ne soit pas votre dernière sauvegarde.
Pour définir votre requête, nous vous recommandons d'utiliser la fonction "glisser-déposer" de Builder, surtout si vous n'êtes pas familier ou à l'aise avec la syntaxe SQL.
- Pour spécifier les données à inclure dans les résultats de la requête, sélectionnez les colonnes sous Sources, et cliquez sur Add to Fields ou faites-les glisser sous Fields.
- Pour parcourir le panneau Sources, cliquez sur Expand All ou Collapse All pour afficher ou masquer toutes les colonnes.
- Pour trouver une source ou une colonne spécifique, cliquez sur Show Filters et effectuez une recherche par son nom.
- Après avoir ajouté les champs de la requête, dans le panneau Field Properties , définissez les propriétés ou le calcul de chaque champ si nécessaire.
- Dans l'onglet Filtres, créez des filtres pour définir les critères des données sources à inclure dans les résultats, par exemple pour se concentrer sur des comptes ou des périodes spécifiques.
Conseil : Pour choisir les critères lors de l'exécution de la requête, par exemple pour découper les données en temps réel, utilisez les valeurs des paramètres avec des filtres ou des calculs.
Si vous êtes familier avec SQL, cliquez sur SQL et Edit SQL pour composer l'instruction SQL de la requête dans un éditeur.
Note : Pour préserver votre syntaxe SQL, l'éditeur s'ouvre par défaut en lecture seule. Selon la complexité de votre requête, il se peut que vous ne puissiez pas conserver la syntaxe si vous cliquez sur Builder après avoir commencé dans l'éditeur SQL.
Bien que chaque requête ne comprenne pas toutes les clauses, chaque partie de l'instruction SQL s'exécute dans un ordre particulier :
-
FROMetJOIN, pour déterminer les sources des données interrogées. -
WHERE, pour n'inclure que les données qui répondent à des critères spécifiques -
GROUP BY, pour résumer les données sur la base de valeurs communes -
HAVING, pour inclure uniquement les données des lignes agrégées qui répondent à des critères spécifiques -
SELECTouSELECT DISTINCT, pour spécifier davantage les données sources à inclure. -
ORDER BY, pour spécifier comment trier les données dans les résultats -
LIMITetOFFSET, pour spécifier combien et quels enregistrements de la requête inclure.
Pour garantir l'intégrité des données, l'éditeur SQL prend en charge les instructions en lecture seule comme SELECT, mais pas les instructions en lecture/écriture comme INSERT ou DELETE.
Pour référencer rapidement une colonne source dans la syntaxe, dans le panneau Sources, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Add to Query.
- Pour parcourir le panneau Sources, cliquez sur Expand All ou Collapse All pour afficher ou masquer toutes les colonnes.
- Pour trouver une source ou une colonne spécifique, cliquez sur Show Filters et effectuez une recherche par son nom.
Note : Pour limiter les résultats de la requête à des enregistrements spécifiques, définissez les critères de filtrage sous forme de syntaxe SQL. Pour définir la valeur d'un filtre lors de l'exécution de la requête, fait référence à un paramètre.
Étape 5. Présenter les résultats
Par défaut, les résultats de la requête apparaissent non triés et plats, avec tous les champs sous forme de colonnes séparées, comme dans un tableau. Pour clarifier les données, vous pouvez trier les résultats de la requête en fonction des données d'un champ.
Conseil : Pour mieux résumer et faire pivoter les résultats, les présenter sous la forme d'un tableau croisé avec des lignes, des colonnes et des valeurs.
Pour trier les résultats de la requête, dans l'onglet Sort, déplacez les champs à trier sur Sorted, et choisissez de classer les données par ordre croissant ou décroissant .
Pour trier les résultats de la requête, utilisez un mot-clé ORDER BY, tel que ORDER BY field_header ASC. Pour trier en fonction de plusieurs champs, séparez chacun d'eux par une virgule ; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Étape 6. Vérifier et utiliser les résultats
Pour visualiser les résultats d'une requête, cliquez sur Exécuter une requête . Si la requête comporte des paramètres, définissez leurs valeurs et cliquez sur Exécuter la requête.
Après avoir vérifié que les résultats de la requête apparaissent correctement, utilisez-les dans l'ensemble de la plateforme Workiva :
- Créer une vue pour analyser ses données sous forme de tableau ou de graphique
- Connecter les données à une feuille de calcul ou au tableau ou graphique d'un document ou d'une présentation.
- Exporter les données vers un tableau ou une feuille de calcul