Le panneau Connexions permet de partager des données entre les espaces de travail et au sein de votre organisation. Lorsque vous partagez un jeu de données, vous pouvez limiter le partage à un utilisateur spécifique ou l'étendre à tout un groupe d'utilisateurs. Les destinataires des données peuvent alors accepter les mises à jour dans leur espace de travail lorsqu'ils sont prêts à le faire - créant ainsi une expérience "gated" où chaque destinataire des données reçoit les mises à jour selon son propre calendrier.
Cela permet aux équipes d'avoir des espaces de travail séparés, mais connectés, qui partagent des données communes. Chaque "propriétaire" de données décide qui a accès à un ensemble de données, tandis que chaque destinataire de données décide quand et où ces données seront utilisées.
Note: Cette fonction fonctionne avec les connexions feuille à feuille et feuille à table.
Exigences
Rôles
- Le rôle Workspace Owner ou Data Sharing Manager est requis pour créer, supprimer ou modifier un partage.
Permissions
- Vous devez être propriétaire d'un fichier pour créer de nouveaux partages ou connexions, ou pour publier des mises à jour à partir d'une feuille de calcul particulière.
- Vous devez être un propriétaire de fichier ou un éditeur pour recevoir des mises à jour et rafraîchir les données qui ont été partagées avec vous.
Paramètres
- Si vous appartenez à plusieurs espaces de travail, vous pouvez partager des jeux de données avec des groupes d’utilisateurs dans tous ces espaces de travail.
- Si vous n’appartenez pas à un espace de travail, vous pouvez toujours partager des ensembles de données, mais un administrateur d’org ou un administrateur d’espace de travail de l’espace de travail de destination doit d’abord activer le paramètre share workspace.
Créer un nouveau partage
Un "partage" est un type de connexion entre les utilisateurs et les espaces de travail. Pour créer un partage, vous devez établir une connexion sortante à partir de votre espace de travail source ; vous pouvez ensuite ajouter des utilisateurs individuels ou des groupes d'utilisateurs entiers au partage et publier des mises à jour en masse vers toutes les destinations connectées.
Note: Vous devez avoir le rôle Workspace Owner ou Data Sharing Manager pour créer ou gérer un partage, et vous devez avoir Owner permission sur le fichier avec lequel vous travaillez.
- Ouvrez le panneau Connections sur le côté droit de l'écran.
- Sélectionnez l'onglet Outgoing en haut de la page.
- Dans l'onglet Sortant, cliquez sur Ajouter une connexion.
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Sélectionnez la première option : Partager avec un autre utilisateur ou groupe d'utilisateurs.
Note : Vous pouvez également vous connecter à une feuille ou à une table à partir de cet écran.
- Cliquez sur le bouton Next : Ajouter des détails pour avancer.
- Donnez un nom et une brève description à votre partage. Elle sera envoyée au destinataire des données et indiquera où les données doivent être utilisées.
- Cliquez sur le bouton Next : Ajouter des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs pour avancer.
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Utilisez le champ Utilisateurs de l'organisation pour trouver des utilisateurs individuels dans votre organisation, ou Groupes d'utilisateurs de l'espace de travail pour ajouter un groupe entier .
Note : Pour que les groupes apparaissent dans cette liste, le paramètre share workspace doit être activé par un administrateur de l’organisation pour cet espace de travail particulier.
- Cliquez sur Share pour terminer.
Ajouter ou supprimer l'accès à un partage existant
Une fois qu'un partage est créé, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs sans modifier la connexion sous-jacente.
- Ouvrez le panneau Connections sur le côté droit de l'écran.
- Sélectionnez l'onglet Outgoing en haut de la page.
- Localisez votre connexion partagée et cliquez sur Gérer le partage.
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Cliquez sur le champ Utilisateurs de l'organisation pour ajouter des utilisateurs individuels à ce partage, ou sur le champ Groupes d'utilisateurs de l'espace de travail pour ajouter un groupe entier .
Note : Les données partagées avec un utilisateur individuel peuvent être utilisées dans tous les espaces de travail dont il est membre. Les données partagées avec un groupe d'utilisateurs ne peuvent toutefois être utilisées que dans cet espace de travail.
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Pour supprimer des utilisateurs du partage, cliquez sur Supprimer l'accès à côté de leur nom en bas de la fenêtre.
Note : Utilisez les onglets pour basculer entre les utilisateurs individuels et les groupes d’utilisateurs.
- Cliquez sur Terminé pour terminer.
Veuillez noter que la suppression de l'accès à un partage n'affectera pas les utilisations existantes de ces données, et toutes les connexions actuellement partagées continueront à recevoir des mises à jour. La suppression de l'accès empêchera simplement toute insertion future de ces données.
Si vous souhaitez rompre définitivement cette connexion, vous devez supprimer entièrement la connexion partagée.
Supprimer une connexion partagée
Si un partage n'est plus nécessaire et que vous souhaitez le supprimer définitivement, vous pouvez le supprimer directement à partir du panneau Connexions. Cela interrompra la connexion pour tous les utilisateurs et empêchera toute mise à jour ultérieure.
- Ouvrez le panneau Connections.
- Allez sur Connexions sortantes.
- Recherchez votre connexion, ouvrez le menu déroulant et choisissez Supprimer la connexion.
Après la suppression d'un partage, toutes les utilisations existantes de ces données resteront dans l'espace de travail de destination, mais elles ne recevront plus de mises à jour de l'espace de travail source. Vous devez créer un nouveau partage si vous souhaitez le reconnecter ultérieurement.
Partager et publier des mises à jour
Après avoir mis à jour un jeu de données partagé dans l'espace de travail source, vous devez publier les modifications. Cela permet d'envoyer des données actualisées à chaque espace de travail de destination, que les destinataires peuvent "accepter" dans leurs feuilles en réactualisant la connexion.
Note: Les autorisations du propriétaire sont nécessaires pour publier des mises à jour, mais les éditeurs et les propriétaires peuvent recevoir des mises à jour.
Pour publier des données mises à jour, cliquez sur le bouton Share updates à l'un des trois endroits suivants :
Quel que soit l'endroit où cette action est initiée, il vous sera demandé de fournir une brève description des changements avant de partager les mises à jour. Ce court "message" sera affiché aux destinataires des données lorsqu'ils actualiseront leurs feuilles ultérieurement.
Se connecter à des données partagées (en tant que destinataire des données)
En tant que destinataire de données, vous pouvez trouver et insérer des ensembles de données partagés en créant une connexion entrante. Les ensembles de données partagés sont liés à leur destination source et, après le partage initial, peuvent être insérés à plusieurs endroits dans votre espace de travail. Chaque utilisation de ces données partagées peut ensuite être mise à jour (ou "rafraîchie") de manière indépendante, selon votre propre calendrier.
Note : Bien que vous puissiez accéder aux données partagées, vous ne pouvez pas ouvrir directement le document source à partir duquel elles ont été partagées.
- Ouvrez le panneau Connections sur le côté droit de l'écran.
- Sélectionnez l'onglet "Incoming" en haut, et cliquez sur Add Connection > Shared dataset.
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Cliquez sur Insert pour ajouter le jeu de données partagé à votre feuille actuelle.
Note : Avant d’insérer un jeu de données, cliquez dessus pour voir des détails supplémentaires, notamment la description, l’espace de travail source et le fournisseur de données d’origine.
Après avoir ajouté un ensemble de données pour la première fois, vous devrez peut-être attendre un peu pour que la feuille soit mise à jour avec les nouvelles données.
Actualiser les données partagées
Une fois que des données partagées ont été ajoutées à une feuille, vous pouvez les mettre à jour en cliquant sur le bouton Refresh incoming. L'initiative peut être prise à trois niveaux.
Sur le côté droit, vous pouvez actualiser à partir de l'onglet "incoming" du panneau Connections. Vous pouvez également actualiser toutes les connexions de feuilles en une seule fois à partir d'ici.
Note : Vous pouvez cliquer sur Voir le message ici pour voir une brève description du changement fourni par l’utilisateur partageant.
FAQ
En quoi la suppression d'un partage diffère-t-elle de la suppression de l'accès à un partage ?
Un "partage" est simplement un type de connexion entre deux ou plusieurs espaces de travail. Vous pouvez rationner l'accès à une connexion partagée en ajoutant ou en supprimant des utilisateurs, mais la connexion sous-jacente n'est pas affectée - à moins que vous ne la supprimiez complètement.
La suppression d'une action de cette manière ne peut être annulée et doit être envisagée avec prudence.
Supprimer un partage : Cette action supprime définitivement la connexion partagée pour tous les utilisateurs. Toutes les insertions existantes de données partagées resteront "orphelines" dans l'espace de travail de destination et aucune mise à jour future ne sera reçue. Aller à la section.
Supprimer l'accès à un partage : Cette action n'affecte pas la connexion elle-même ; elle empêche simplement les utilisateurs d'insérer des données partagées à de nouveaux endroits. Toutes les insertions existantes de données partagées resteront dans l'espace de travail de destination et continueront à recevoir les mises à jour futures. Aller à la section.
Où un destinataire de données peut-il utiliser des données partagées ?
Cela dépend de la manière dont les données ont été initialement partagées.
- Si l'ensemble de données a été partagé avec un utilisateur individuel : Ce jeu de données sera disponible pour cet utilisateur dans tous les espaces de travail de l'organisation. Cela permet au destinataire des données de les utiliser partout où il en a l'autorisation.
- Si l'ensemble de données a été partagé avec un groupe d'utilisateurs : Ce jeu de données ne sera disponible que dans l'espace de travail de destination. Si les membres du groupe d'utilisateurs souhaitent utiliser les données dans un autre espace de travail, elles doivent être partagées directement avec eux.
Veuillez noter que même si les destinataires des données ont accès aux données partagées, ils ne peuvent pas accéder directement au fichier source à partir duquel elles ont été partagées.