Pour en savoir plus sur la construction d'un processus en général, voir Construire un processus.
Note : Les demandes de contenu sont actuellement disponibles avec la solution ESG et la solution avancée SEC. Contactez votre Customer Success Manager pour en savoir plus.
Pour les demandes de contenu, les personnes assignées reçoivent la permission d’éditeur sur l’emplacement du fichier sélectionné une fois que l’action est lancée. Une fois que l'assigné a soumis la demande de contenu, l'approbateur (s'il est assigné) est notifié pour revoir son travail et reçoit des autorisations de visualisation pour le fichier. Lorsque la demande de contenu est entièrement terminée, l'assigné et l'approbateur conservent l'accès au visualiseur.
Ajouter une demande de contenu à un processus
Après avoir créé un processus, vous pouvez ajouter une demande de contenu à partir du bouton Add action dans la barre d'outils.
Ensuite, remplissez les champs dans le panneau de droite Détails de l’action. Chaque demande de contenu doit contenir les informations suivantes :
- Titre : nom de votre action
- Assigné à : Le collaborateur qui doit compléter la demande de contenu
- Fichier : Fichier dans lequel le contenu est nécessaire
- Section : La section spécifique du fichier où le contenu est nécessaire
Vous pouvez également ajouter :
- Date d'échéance (facultatif) : Il s'agit de la date à laquelle l'assigné doit compléter la demande de contenu. Si les jours ouvrables ont été configurés sur, vous pouvez également définir la date d'échéance en saisissant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez fixer la date d'échéance au 5ème jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
- Rappels à l'attributaire: Vous pouvez utiliser le système par défaut, choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
- Approbation par (facultatif) : L'approbateur qui approuvera le contenu du cessionnaire ou le renverra pour qu'il soit retravaillé.
- Date limite d'approbation (facultatif) : Il s'agit de la date à laquelle l'approbateur doit approuver la demande de contenu. Si les jours ouvrables ont été configurés sur, vous pouvez également définir la date d'échéance de l'approbation en entrant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez définir la date d'échéance de l'approbation au 5ème jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
- Rappels de l'approbateur: Si vous ajoutez un approbateur, vous pouvez personnaliser les rappels de l'approbateur. Vous pouvez utiliser le système par défaut, choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
- Instructions (facultatif) : Toute information supplémentaire nécessaire pour compléter la demande de contenu
- Tags (optionnel) : Informations d'identification de l'action à l'aide d'une catégorie et d'une valeur (ex : Priorité : Faible)
Examinez votre processus avant de l'entamer
Pour garantir le bon déroulement de la procédure, nous vous recommandons d'effectuer les opérations suivantes avant d'entamer le processus :
- Passez en revue les paramètres de votre processus. Une fois que vous aurez lancé votre processus, vous ne pourrez plus modifier les paramètres suivants : Start order, your Business days configuration (vous ne pouvez modifier que Last business day), et the certifications Automatic approval setting.
- Vérifiez l'état de votre processus en cliquant sur Check for issues dans le panneau de gauche. Cela permet de signaler des problèmes, tels que des tâches pour lesquelles il manque des informations requises ou des tâches dont la date d'échéance est déjà dépassée, afin de vous aider à les résoudre plus rapidement.
- Vérifiez que toutes les actions de certification et leurs détails sont corrects en exportant toutes les actions de processus sous forme de fichier CSV.
Lancer un processus avec des demandes de contenu
Après avoir créé votre processus, cliquez sur Start process dans la barre d'outils. Dès qu'une demande de contenu est lancée, les attributaires recevront un courriel les reliant directement à la section du dossier qui leur a été attribuée.
Note : Seul un propriétaire de processus peut exécuter le processus (ce propriétaire de processus deviendra le gestionnaire de processus). En outre, le propriétaire du processus doit disposer des droits de propriétaire sur les fichiers attribués dans les demandes de contenu afin d'exécuter le processus.
Pour les fichiers dans les demandes de contenu, il n'est pas nécessaire de mettre à jour manuellement les autorisations du fichier ; les attributaires reçoivent l'autorisation d'édition du fichier dès le début de la demande de contenu.
Si l'ordre de démarrage du processus est défini sur Tout à la fois, les cessionnaires obtiennent l'autorisation d'éditer le fichier dès que vous exécutez le processus. Si l'ordre de démarrage est défini sur One at a time ou Manual, les attributaires n'obtiendront les autorisations d'éditeur qu'une fois que leur demande de contenu spécifique commencera.
Une fois que l'assigné a rempli sa demande de contenu, ses droits sont définis comme étant ceux d'un spectateur. Le cas échéant, les approbateurs recevront également des autorisations de visualisation pour examiner le travail de l'assigné. Si l'approbateur renvoie la demande de contenu à l'assigné pour qu'il la retravaille, l'assigné recevra à nouveau l'accès à l'éditeur.