Créer des tâches pour assigner le travail à effectuer dans un fichier Workiva. Vous pouvez utiliser les tâches pour demander des documents, effectuer des révisions, obtenir des approbateurs ou toute autre forme d'aide à l'accomplissement du travail dans votre fichier.
Si vous avez une tâche que plusieurs collaborateurs doivent accomplir, vous pouvez rapidement créer et attribuer des tâches en masse. Lorsque vous créez des tâches en masse, une tâche distincte est envoyée à la liste des tâches à accomplir de chaque personne assignée.
Créer en bloc une tâche dans un fichier
Pour créer une tâche en masse dans un fichier:
- Cliquez sur l'icône Tasks dans le panneau de droite.
- Cliquez sur la flèche déroulante située à côté de l'icône Create task en haut du panneau Tasks , et sélectionnez Bulk create task.
- Dans la fenêtre Bulk create task modal, ajoutez des détails à votre tâche.
- Titre: Donner un nom à la tâche
- Assigné à: Commencez à taper un nom pour voir apparaître une liste de collaborateurs suggérés pour accomplir la tâche. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes assignées et chaque personne recevra une tâche distincte.
- Date d'échéance: (option) Sélectionnez la date à laquelle la tâche doit être achevée.
- Approbation par: (optionnel) Commencez à taper un nom pour voir une liste de collaborateurs suggérés pour approuver l'achèvement de la tâche.
- Date limite d'approbation: (optionnel) Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que l'approbation soit terminée.
- Fichier: (option) Rechercher et sélectionner un fichier dans lequel la tâche doit être accomplie.
- Section: (optionnel) Spécifiez la section du fichier où la tâche doit être accomplie.
- Instructions: (optionnel) Ajoutez des notes ou des instructions pour aider les collaborateurs à accomplir la tâche.
- Cliquez sur Créer.
Votre tâche est créée et apparaît désormais dans la liste des tâches de chaque collaborateur.
Note : La possibilité de personnaliser les rappels automatisés n'est actuellement pas disponible lors de la création de tâches dans un fichier. Si vous souhaitez toujours personnaliser les rappels automatiques pour les tâches d'un fichier, vous pouvez le faire en modifiant la tâche à partir de l'onglet Tâches dans l'Accueil.
Créer une tâche en masse à partir de l'accueil
Vous pouvez également afficher et créer des tâches en masse à partir de l'onglet Tâches de l'Accueil. Pour créer en masse une nouvelle tâche à partir de cet onglet :
- Cliquez sur la flèche déroulante située à côté de Créer une tâche.
- Sélectionnez Créer en masse la tâche et ajouter les détails.
Note : Vous pouvez également personnaliser vos rappels automatiques en créant des tâches à partir de l'Accueil.
Cliquez sur l'icône Aller à la tâche pour ouvrir la tâche directement dans le fichier attribué.