Les classeurs vous permettent de regrouper les fichiers et les pièces jointes en un seul endroit, afin d'exporter le contenu sous la forme d'un PDF unique. Ce processus préserve le marquage des documents et des pièces jointes lors de l'exportation, ce qui est particulièrement utile lors du processus de rattachement numérique. Dans cet article, vous apprendrez à créer un classeur, à ajouter et à gérer des fichiers, et à exporter le contenu.
Créer un classeur
Pour créer un nouveau classeur :
- À partir de Home, sélectionnez Create.
- Choisissez Binder. Le nouveau classeur s'ouvre automatiquement.
- Pour mettre à jour le nom du classeur par défaut, sélectionnez Rename.
- Saisissez un nom personnalisé et sélectionnez Rename.
Vous disposez maintenant d'un classeur dans lequel vous pouvez ajouter et ranger des fichiers.
Ajouter des fichiers
Vous pouvez ajouter des fichiers à partir de votre espace de travail actuel au classeur, ou vous pouvez choisir de télécharger des fichiers à partir de votre ordinateur.
Note : Un classeur est limité à 100 dossiers.
Ajouter des fichiers à partir de votre espace de travail
Pour ajouter des fichiers de votre espace de travail au classeur :
- Cliquez sur le bouton vert Ajouter un fichier, ou sélectionnez Ajouter un fichier sous l'onglet Editer , pour choisir A partir de cet espace de travail.
- Cochez les cases à gauche des fichiers que vous souhaitez ajouter.
Note: Vous devez avoir les droits de visualisation, d'édition ou de propriété d'un fichier pour pouvoir l'ajouter à un classeur.
- Cliquez sur Ouvrez.
- Pour ajouter des fichiers supplémentaires, cliquez sur le bouton vert Add File ou sélectionnez l'option Add File située sous l'onglet Edit.
Les fichiers Workiva qui sont ajoutés à de nouveaux classeurs afficheront la date et l'heure de la révision actuelle du fichier au moment où il a été ajouté. Mettez à jour les révisions de fichiers si nécessaire, ou modifiez les paramètres par défaut dans Binder Properties.
Ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur
Pour ajouter des fichiers de votre ordinateur au classeur :
- Cliquez sur le bouton vert Ajouter un fichier, ou sélectionnez Ajouter un fichier sous l'onglet Editer , pour choisir A partir de votre ordinateur.
- Choisissez un fichier sur votre ordinateur et sélectionnez Ouvrir.
- Pour ajouter des fichiers supplémentaires, cliquez sur le bouton vert Add File ou sélectionnez l'option Add File située sous l'onglet Edit.
Les fichiers téléchargés qui sont ajoutés aux nouveaux classeurs afficheront la date et l'heure du téléchargement.
Une fois que vous avez ajouté des dossiers dans votre classeur, vous pouvez les organiser onglets et les déplacer si nécessaire. Pour en savoir plus, consultez Organiser les dossiers dans un classeur.
Remplacer le fichier
Vous pouvez facilement remplacer les dossiers qui ne font pas partie de Workiva dans le classeur.
Pour remplacer un fichier :
- Cliquez sur le fichier que vous souhaitez remplacer dans le classeur.
- Dans le panneau Properties, cliquez sur la flèche déroulante.
- Sélectionner Remplacer le fichier.
- Choisissez un fichier dans votre ordinateur et sélectionnez Ouvrir.
- Si vous avez des commentaires dans le fichier original que vous souhaitez conserver dans le fichier de remplacement, cochez la case Appliquer les commentaires originaux au fichier de remplacement.
- Cliquez sur Remplacez.
Ajouter un espace réservé pour un fichier
Si vous n'avez pas encore le dossier à placer dans votre classeur, vous pouvez ajouter un espace réservé.
Ajouter un espace réservé
Pour ajouter un espace réservé dans votre classeur, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un espace réservé au bas du classeur ou cliquer sur Ajouter un espace réservé dans la barre d'outils Editer.
Télécharger un fichier dans un espace réservé
Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez télécharger un fichier dans un espace réservé.
Pour télécharger un fichier :
- Cliquez sur l'espace réservé dans le classeur.
- Dans le panneau Properties, cliquez sur la flèche déroulante.
- Sélectionnez Télécharger le fichier.
- Choisissez un fichier dans votre ordinateur et sélectionnez Ouvrir.
Gérer les détails des fichiers et les pièces jointes
Une fois les fichiers ajoutés au classeur, vous aurez la possibilité de mettre à jour le nom d'affichage du fichier et d'inclure le marquage du document et les pièces jointes pour les fichiers de l'espace de travail.
Mise à jour du nom d'affichage
Une fois les fichiers ajoutés, vous pouvez mettre à jour le nom d'affichage du document dans le panneau Propriétés.
Note: La mise à jour du nom d'affichage d'un fichier modifie la façon dont le nom apparaît dans le classeur, mais n'affecte pas le nom du fichier dans l'application globale.
Inclure les marques de révision de documents
Pour les documents ajoutés à partir de votre espace de travail, vous pouvez sélectionner Inclure le marquage du document dans le panneau Propriétés. Tout marquage du document qui a été ajouté au document sera inclus dans l'exportation du classeur.
Inclure des pièces jointes
Pour les fichiers ajoutés à partir de votre espace de travail, vous pouvez utiliser le panneau Propriétés pour sélectionner des options supplémentaires pour les pièces jointes de vos documents, présentations ou feuilles de calcul : Inclure les étiquettes des pièces jointes, Inclure les pièces jointes, et Inclure le marquage des pièces jointes.
Mise à jour des révisions de fichiers
Les fichiers Workiva ajoutés à partir de votre espace de travail afficheront la date et l'heure de la révision actuelle du fichier au moment où il a été ajouté au classeur. Revision Management permet aux propriétaires de classeurs et aux éditeurs de contrôler le moment où la dernière révision d'un fichier est affichée dans le classeur. Vous pouvez mettre à jour un fichier sélectionné ou tous les fichiers pour afficher la dernière révision.
Pour mettre à jour un seul fichier à la dernière révision, cliquez sur un fichier dans le classeur et sélectionnez Mettre à jour le fichier à la dernière révision dans le panneau Propriétés.
Pour mettre à jour tous les fichiers du classeur à la dernière révision, sélectionnez Update all revisions dans la barre d'outils Edit.
Les propriétaires de classeurs peuvent modifier le paramètre de gestion des révisions par défaut dans les propriétés du classeur à l'adresse . En cochant la case située à côté de Auto-update revisions , les dernières révisions du fichier sont automatiquement insérées dans le classeur.
Propriétés du liant
Les propriétaires de classeurs peuvent personnaliser les propriétés des classeurs.
Pour mettre à jour les propriétés du liant :
- Sélectionnez Properties dans l'onglet Modifier .
- Personnalisez les propriétés en fonction de vos besoins. Vous avez la possibilité de mettre à jour le Nom, Options générales, Gestion des révisions, Options de feuille de calcul, taille, orientation, et Échelle du classeur.
- Cliquez sur enregistrer Changes pour appliquer les modifications à votre classeur.
Exporter un classeur
Il y a deux façons d'exporter votre classeur :
- Enregistrer au format PDF
- Imprimer
Lorsque vous sélectionnez Save as PDF, le classeur sera téléchargé en tant que fichier PDF sur votre ordinateur. Si vous choisissez Print, un aperçu du classeur s'ouvrira dans un nouvel onglet de votre navigateur actuel ; cela vous permettra d'imprimer, de télécharger ou de prévisualiser le classeur.
Pour les deux options d'exportation, vous pouvez choisir d'enregistrer l'ensemble du classeur ou le fichier actuellement sélectionné.
Supprimer les fichiers
Pour retirer des dossiers de votre classeur :
- Cliquez sur l'icône grise "x" à côté du fichier répertorié.
- Sélectionnez Remove pour confirmer que vous souhaitez supprimer ce fichier.
Supprimer un classeur
Vous pouvez supprimer un classeur en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris à partir de Home ou en utilisant le menu déroulant pour sélectionner Delete.