Cada miembro de un espacio de trabajo tiene un rol , cada uno con su propio nivel de acceso a las funciones. En función del conjunto de soluciones configurado para un espacio de trabajo, tendrás acceso a diferentes roles. Asigna un rol para proporcionar el acceso necesario a las funciones. Dentro de una organización, existen funciones tanto a nivel de organización como de espacio de trabajo.
Para obtener más información sobre la asignación de roles, consulte Administrar roles de usuario del espacio de trabajo .
Funciones administrativas en los espacios de trabajo
El rol de Propietario del espacio de trabajo solo está disponible a nivel de espacio de trabajo. Los roles de administrador de la organización están disponibles a nivel de organización, pero pueden realizar algunas funciones a nivel de espacio de trabajo. Consulta las tablas siguientes para saber más sobre lo que puede hacer cada función administrativa a nivel de espacio de trabajo.
| Propietario del espacio de trabajo | Administrador de usuarios de la organización | Administrador del espacio de trabajo de la organización | Administrador de seguridad de la organización | Comentario Admin | |
| Añadir miembros a los espacios de trabajo | |||||
| Administrar los roles de los miembros | |||||
| Eliminar miembros de los espacios de trabajo | |||||
| Añadir y administrar grupos | |||||
| Gestionar archivos del espacio de trabajo | |||||
| Mover archivos entre espacios de trabajo | |||||
| Gestionar la configuración del espacio de trabajo | |||||
| Ver actividades del espacio de trabajo | |||||
| Ver todos los comentarios del espacio de trabajo | * |
* La visualización de todos los comentarios del espacio de trabajo no incluye los comentarios XBRL.
Nota: Los propietarios del espacio de trabajo no podrán editar archivos a menos que también tengan asignado el rol de Editor a nivel del espacio de trabajo.
Los usuarios de soporte del espacio de trabajo están designados para el personal de Workiva, como por ejemplo un gerente de éxito del cliente o un gerente de éxito del producto. Tienen el mismo acceso que Profesional / Editor y XBRL. Para un acceso adicional, puedes asignar el rol de Propietario del Espacio de Trabajo si es necesario. En función de la función asignada, los usuarios pueden recibir correos electrónicos de con actualizaciones o información importante.
Funciones no administrativas
Nota: Si su organización no utiliza el modelo de licenciamiento basado en soluciones actual, existen diferentes roles no administrativos. Consulte los roles heredados a continuación para obtener más detalles.
Los roles de espacio de trabajo están disponibles a nivel de espacio de trabajo y añadir un rol con un nivel de acceso superior te dará más habilidades.
Nota: Para evitar conflictos entre las diferentes funciones, recomendamos asignar solo una de las siguientes funciones (Editor , Lector y Principiante limitado ) a cada usuario en un mismo espacio de trabajo.
Si bien estos roles determinan lo que los miembros pueden hacer en el espacio de trabajo y las experiencias a las que tendrán acceso, los miembros también necesitarán los permisos adecuados para acceder a los elementos dentro de una experiencia. Consulta las tablas a continuación para obtener más información sobre las funciones de cada puesto.
Espacio de trabajo e inicio
| Editor | Lector | Inicio limitado | Miembro del espacio de trabajo | |
| Ver detalles del espacio de trabajo y afiliaciones | ||||
| Ver todos los archivos |
Archivos y documentos
| Editor | Lector | Inicio limitado | Miembro del espacio de trabajo | |
| Ver carpetas | ||||
| Crear carpetas | ||||
| Ver revisiones de documentos | ||||
| Crear revisiones de documentos | ||||
| Comentar revisiones | ||||
| Ver cuadernos | ||||
| Ver opiniones sobre carpetas | ||||
| Ver comentarios en los archivos | ||||
| Ver documentos, hojas de cálculo y presentaciones | ||||
| Crea documentos, hojas de cálculo y presentaciones | ||||
| Borrar documentos, hojas de cálculo y presentaciones | ||||
| Importar archivos | ||||
| Exportar archivos | ||||
| Guardar archivos como plantillas de Workiva | ||||
| Ver documentos de apoyo | ||||
| Crear documentos justificativos | ||||
| Editar permisos | ||||
| Mover archivos entre carpetas | ||||
| Renombrar archivos | ||||
| Restaurar archivos de la papelera | ||||
| Traducir texto |
Datos y automatizaciones
| Editor | Lector | Inicio limitado | Miembro del espacio de trabajo | |
| Ver Wdata | ||||
| Editar Wdata | ||||
| Ver un proceso | ||||
| Crear un proceso |
Certificaciones en Procesos
| Editor | Lector | Inicio limitado | Miembro del espacio de trabajo | |
| Añadir acciones de certificación a los procesos | ||||
| Firmar certificaciones | ||||
| Aprobar certificaciones |
Funciones específicas
Además de los roles anteriores, hay roles que proporcionan acceso a funciones o experiencias específicas en un espacio de trabajo. Consulta la tabla siguiente para saber más.
| Características o experiencias | Funciones relacionadas |
| Archivos y carpetas |
Los administradores de contenido pueden gestionar todos los archivos y carpetas de un espacio de trabajo, hacer copias y crear y gestionar grupos. Sin embargo, no tienen acceso para gestionar usuarios, actualizar la configuración del Espacio de Trabajo o mover archivos entre Espacios de Trabajo. Los gestores de copias pueden copiar archivos y carpetas. Los administradores de intercambio de datos pueden conectar dos hojas de cálculo en espacios de trabajo diferentes para que puedan intercambiar datos. Nota : Estos roles no podrán editar archivos a menos que también se les asigne el rol de Editor a nivel del espacio de trabajo. |
| Tareas |
Los administradores de tareas pueden ver y administrar todas las tareas, sin importar quién las haya creado. |
| Sección 16 |
Los usuarios con el rol de acceso de la Sección 16 pueden acceder, crear, editar, administrar o revisar formularios en Workiva. Sección 16 El rol de declarante permite presentar formularios. |
| Tramitación |
El rol de archivado permite probar y archivar documentos en tiempo real, así como acceder a ellos, editarlos y generar código XBRL. |
| XBRL |
El rol XBRL Manager/XBRL puede acceder, editar y generar XBRL en documentos. Este rol también puede enviar archivos de prueba, pero no puede archivar en directo. |
| Informes de sostenibilidad | El rol de elaboración de informes de sostenibilidad permite acceder a funciones dentro de un espacio de trabajo de informes de sostenibilidad:
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| Cadenas |
El rol de administrador de seguridad de Chain puede acceder a la página de permisos en Chains. Desde la página de permisos, el administrador de seguridad de la cadena puede establecer niveles de acceso para cada grupo de usuarios del espacio de trabajo. El rol de Creador de Cadenas se utiliza para acceder al producto Cadenas en sí. Posteriormente, las capacidades dentro de las cadenas se basan en el grupo de usuarios y el nivel de permisos del miembro , según lo establecido por el administrador de seguridad de la cadena. |
| GRC | Las funciones GRC están disponibles en función de cada solución GRC. Para obtener más detalles, consulte ¿Qué son los roles de GRC? |
| Informes de múltiples entidades (MER) | Los espacios de trabajo con la solución Multi-Entity Reporting (MER) obtienen un conjunto de roles específicos para las funciones de MER, además de los roles de espacio de trabajo ya existentes. Para obtener más detalles, consulte los roles del espacio de trabajo de Informes de múltiples entidades. |
Roles de versiones anteriores
Haz clic a continuación para ver las funciones si tu organización no está en el actual modelo de licencias basado en soluciones.