Org User Admins puede agregar y gestionar usuarios en una organización. Al añadir un nuevo usuario, puede utilizar una dirección de correo electrónico como nombre de usuario o establecer un valor único. Los nombres de usuario no pueden incluir espacios ni mayúsculas.
Qué necesita:
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
Añadir un nuevo usuario
Añadir un nuevo usuario a su organización:
- En la parte superior derecha, haga clic en el icono de usuario y seleccione Organization Admin en el menú desplegable Admin .
- Seleccione Personas en el menú de la izquierda.
- Haga clic en Agregar y seleccione Agregar usuarios.
- Introduzca la información del nuevo usuario y asigne funciones de organización si es necesario.
- Haga clic en Agregar usuario.
Una vez agregados los usuarios a la organización, pueden agregarse a los espacios de trabajo en su organización. Para obtener más información, consulte Agregar usuarios a un espacio de trabajo.
Añadir un usuario existente
Puede Agregar a su organización un usuario que ya existe en otra organización. Para Agregarlos, siga los mismos pasos que para agregar un nuevo usuario Arriba. Existen algunas diferencias de gestión importantes a la hora de añadir un usuario existente de otra organización:
- El usuario es gestionado por otra organización. Esto significa que no podrás restablecer la contraseña del usuario, cambiar la información de su perfil o activarlo o suspenderlo.
- Los requisitos de contraseña de su organización no se aplicarán a este usuario.
- Los registros de actividad para las actividades de inicio y cierre de sesión y de gestión de usuarios no se incluirán en el registro de actividad de su organización y sólo estarán disponibles para la organización que gestiona el usuario.
Nota: Si su organización requiere el inicio de sesión único (SSO) SAML, y el usuario que está agregando pertenece a otra organización que no utiliza SSO, tendrá que agregarlo a su lista de omisión de inicio de sesión único SAML de .
Puede optar por enviar al usuario existente un correo electrónico de bienvenida siguiendo los pasos que se indican a continuación. Si tienes más preguntas, contacta con Soporte Workiva antes de continuar agregando el usuario.
Agregar usuarios en bloque mediante un Archivo CSV
Agregar una Lista de usuarios a una organización a través de un Archivo CSV:
- En la página Personas en Administrador de la organización, haga clic en Agregar y seleccione Agregar usuarios desde el Archivo.
- Haga clic en Descargar plantilla para ayudarle con el formato exacto, y rellénela. Los nombres de usuario deben ser únicos y las direcciones de correo electrónico válidas. Si utiliza su propio Archivo, asegúrese de que los títulos de las columnas coinciden con los de la plantilla. Un Archivo CSV válido tiene el siguiente aspecto:
- Cargue el Archivo y haga clic en Siguiente.
- Revisa la Lista de usuarios que se obtuvieron del Archivo.
Nota: Si el usuario ya existe en otra organización, su correo electrónico, nombre y apellidos no se actualizarán si los agrega. Seleccionar Incluir usuarios con avisos para añadirlos de todos modos.
- Haga clic en Agregar usuarios.
- Haga clic en Cargar otro archivo para añadir más usuarios desde otro archivo, o haga clic en Cerrar para finalizar.
Enviar correos electrónicos de bienvenida
Se envían correos electrónicos de bienvenida con los detalles de inicio de sesión a los usuarios cuando se agregan a un nuevo espacio de trabajo. Los usuarios tendrán que seguir las instrucciones de autenticación en el correo electrónico para iniciar sesión en Workiva. Los enlaces en el correo electrónico expirarán en 24 horas.
Nota: Si envía un correo electrónico de bienvenida antes de que un usuario sea agregado a un espacio de trabajo, no podrá acceder a nada.
Si es necesario, puede volver a enviar correos electrónicos de bienvenida para proporcionar de nuevo las instrucciones de inicio de sesión. Sólo los administradores de usuarios Org pueden reenviar correos electrónicos de bienvenida a los usuarios existentes. Para reenviar un correo electrónico de bienvenida:
- En la página Personas en Administrador de la organización, seleccione los usuarios existentes a los que desea reenviar los correos electrónicos de bienvenida.
- Haga clic en Bienvenido.
- Haga clic en Enviar para volver a enviar correos electrónicos de bienvenida a los usuarios seleccionados.