Los administradores de usuarios de la organización pueden añadir y gestionar usuarios dentro de una organización. Al añadir un nuevo usuario, puedes utilizar una dirección de correo electrónico como nombre de usuario o establecer un valor único. Los nombres de usuario no pueden incluir espacios ni mayúsculas.
Qué necesita:
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
Añadir un nuevo usuario
Añadir un nuevo usuario a su organización:
- En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de usuario y selecciona «Administrador de la organización » en el menú desplegable «Admin ».
- Selecciona «Gestión de identidades y accesos» en el menú de la izquierda y haz clic en «Identidades». Asegúrate de que te encuentras en la página «Personas ».
- Haz clic en «Añadir » y selecciona «Añadir usuario ».
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Introduce la información del nuevo usuario y asigna roles de la organización o licencias si es necesario.
Nota: Workiva admite caracteres especiales y letras acentuadas en los campos «Nombre» , «Apellidos » y «Nombre de usuario ».
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Haz clic en «Añadir usuario» para finalizar.
Nota: Si un usuario ya forma parte de una organización y quieres añadirlo a otra, consulta «Añadir un usuario existente ».
Cuando hayas añadido usuarios a la organización, podrás añadirlos a los espacios de trabajo de tu organización. Para obtener más información, consulta «Añadir usuarios a un espacio de trabajo ».
Añadir un usuario existente
Puedes añadir a tu organización un usuario que ya existe en otra organización. Para añadirlos, rellena los datos del usuario tal y como lo harías al añadir un nuevo usuario . A continuación, debajo del campo «Nombre de usuario» , haz clic en «Seguir añadiendo usuario» para continuar con el proceso.
Hay algunas diferencias de gestión importantes cuando se añade un usuario existente de otra organización:
- El usuario está gestionado por otra organización. Esto significa que no podrás restablecer la contraseña del usuario, cambiar la información de su perfil ni activarlo o suspenderlo.
- Los requisitos de contraseña de tu organización no se aplicarán a este usuario.
- Los registros de actividad para las actividades de inicio de sesión, cierre de sesión y gestión de usuarios no se incluirán en el registro de actividad de tu organización y solo estarán disponibles para la organización que gestiona al usuario.
Nota: Si tu organización requiere el inicio de sesión único (SSO) mediante SAML y el usuario que vas a añadir pertenece a otra organización que no utiliza el SSO, tendrás que añadirlo a tu lista de excepciones del inicio de sesión único mediante SAML.
Puedes elegir enviar al usuario existente un correo electrónico de bienvenida siguiendo los pasos que se indican a continuación. Si tienes alguna duda, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Workiva antes de continuar con el proceso de añadir al usuario.
Añadir usuarios en bloque mediante un archivo CSV
Para añadir una lista de usuarios a una organización mediante un archivo CSV:
- Ve a la página «Usuarios» en la sección «Gestión de identidades y accesos ».
- Haz clic en «Añadir » y selecciona «Añadir usuarios desde un archivo ».
- Haz clic en «Descargar plantilla» para que te sirva de ayuda a la hora de aplicar el formato correcto y rellénala. Los nombres de usuario deben ser únicos y las direcciones de correo electrónico válidas. Si utilizas tu propio archivo, asegúrate de que los títulos de las columnas coinciden con los de la plantilla. Un archivo CSV válido tiene este aspecto:
- Sube el archivo y haz clic en «Siguiente ».
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Revisa la lista de usuarios que se obtuvo del fichero.
Nota: Si el usuario ya figura en otra organización, su correo electrónico, nombre y apellidos no se actualizarán al añadirlo. Selecciona «Incluir usuarios con advertencias » para añadirlos de todos modos.
- Haz clic en «Añadir usuarios ».
- Haz clic en «Subir otro archivo » para añadir más usuarios desde otro archivo, o haz clic en «Cerrar» para finalizar.
Envía correos electrónicos de bienvenida
Los correos electrónicos de bienvenida con los datos de acceso se envían a los usuarios cuando se añaden a un nuevo espacio de trabajo. Los usuarios tendrán que seguir las instrucciones de autenticación del correo electrónico para iniciar sesión en Workiva. Los enlaces del correo electrónico caducarán en 24 horas.
Nota: Si envías un correo electrónico de bienvenida antes de que se añada a un usuario a un espacio de trabajo, este no podrá acceder a nada.
Si es necesario, puedes volver a enviar correos electrónicos de bienvenida para proporcionar de nuevo las instrucciones de inicio de sesión. Solo los Administradores de Usuarios Org pueden reenviar correos electrónicos de bienvenida a los usuarios existentes. Para reenviar un correo electrónico de bienvenida:
- En la página «Usuarios» , dentro de la sección «Gestión de identidades y accesos» , selecciona los usuarios existentes a los que quieras volver a enviar los correos electrónicos de bienvenida.
- Haz clic en «Bienvenida ».
- Haz clic en «Enviar» para volver a enviar los correos electrónicos de bienvenida a los usuarios que hayas seleccionado.