El Administrador de usuarios de la organización puede añadir y gestionar usuarios en una organización. Al añadir un nuevo usuario, puedes utilizar una dirección de correo electrónico como nombre de usuario o establecer un valor único. Los nombres de usuario no pueden incluir espacios ni mayúsculas.
Qué necesita:
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
Añadir un nuevo usuario
Añadir un nuevo usuario a su organización:
- En la parte superior derecha, haz clic en el icono de usuario y selecciona Administrador de organización en el menú desplegable Administrador.
- Selecciona Personas en el menú de la izquierda.
- Haz clic en Añadir y selecciona Añadir usuarios.
- Introduce la información del nuevo usuario y asigna funciones de organización si es necesario.
Nota: Workiva admite caracteres especiales y letras acentuadas para Nombre, Apellido, y Nombre de usuario.
- Haga clic en Agregar usuario.
Nota: Si un usuario ya forma parte de una organización y quieres añadirlo a otra, consulta Añadir un usuario existente.
Cuando hayas añadido usuarios a la organización, podrás añadirlos a los espacios de trabajo de tu organización. Para saber más, consulta Añadir usuarios a un espacio de trabajo.
Añadir un usuario existente
Puedes añadir a tu organización un usuario que ya existe en otra organización. Para añadirlo, rellena la información del usuario como lo harías al añadir un usuario nuevo. A continuación, bajo el campo Nombre de usuario , haz clic en Continuar agregando usuario para continuar el proceso.
Hay algunas diferencias de gestión importantes cuando se añade un usuario existente de otra organización:
- El usuario está gestionado por otra organización. Esto significa que no podrás restablecer la contraseña del usuario, cambiar la información de su perfil ni activarlo o suspenderlo.
- Los requisitos de contraseña de tu organización no se aplicarán a este usuario.
- Los registros de actividad para las actividades de inicio de sesión, cierre de sesión y gestión de usuarios no se incluirán en el registro de actividad de tu organización y solo estarán disponibles para la organización que gestiona al usuario.
Nota: Si tu organización requiere el inicio de sesión único (SSO) SAML, y el usuario que vas a añadir pertenece a otra organización que no utiliza SSO, tendrás que añadirlo a tu lista de omisión de inicio de sesión único SAML de .
Puedes elegir enviar al usuario existente un correo electrónico de bienvenida siguiendo los pasos que se indican a continuación. Si tienes más preguntas, ponte en contacto con Soporte de Workiva antes de continuar añadiendo el usuario.
Añadir usuarios en bloque mediante un archivo CSV
Para añadir una lista de usuarios a una organización mediante un archivo CSV:
- En la página Personas del Administrador de la organización, haz clic en Añadir y selecciona Añadir usuarios desde archivo.
- Haz clic en Descarga la plantilla para ayudarte con el formato exacto, y rellénala. Los nombres de usuario deben ser únicos y las direcciones de correo electrónico deben ser válidas. Si utilizas tu propio archivo, asegúrate de que los títulos de las columnas coinciden con los de la plantilla. Un archivo CSV válido tiene este aspecto:
- Sube el archivo y haz clic en Siguiente.
- Revisa la lista de usuarios que se obtuvo del fichero.
Nota: Si el usuario ya existe en otra organización, su correo electrónico, nombre y apellidos no se actualizarán si lo añades. Selecciona Incluir usuarios con avisos para añadirlos de todos modos.
- Haz clic en Añadir usuarios.
- Haz clic en Subir otro archivo para añadir más usuarios desde otro archivo, o haz clic en Cerrar para terminar.
Envía correos electrónicos de bienvenida
Los correos electrónicos de bienvenida con los datos de acceso se envían a los usuarios cuando se añaden a un nuevo espacio de trabajo. Los usuarios tendrán que seguir las instrucciones de autenticación del correo electrónico para iniciar sesión en Workiva. Los enlaces del correo electrónico caducarán en 24 horas.
Nota: Si envías un correo electrónico de bienvenida antes de que un usuario se añada a un espacio de trabajo, no podrá acceder a nada.
Si es necesario, puedes volver a enviar correos electrónicos de bienvenida para proporcionar de nuevo las instrucciones de inicio de sesión. Solo los Administradores de Usuarios Org pueden reenviar correos electrónicos de bienvenida a los usuarios existentes. Para reenviar un correo electrónico de bienvenida:
- En la página Personas del Administrador de la organización, selecciona los usuarios existentes a los que quieres reenviar los correos electrónicos de bienvenida.
- Haz clic en Bienvenido.
- Haz clic en Enviar para reenviar los correos electrónicos de bienvenida a los usuarios seleccionados.