Este artículo es para:
- Administradores de usuarios de la organización
Conceptos básicos para agregar usuarios
Los administradores de usuarios de la organización pueden agregar y administrar los usuarios de una organización. Al agregar un nuevo usuario, puedes utilizar una dirección de correo electrónico como nombre de usuario o establecer un valor único. Los nombres de usuario no pueden incluir espacios ni mayúsculas.
¿Qué necesitas?
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
Agregar un nuevo usuario
Para agregar un nuevo usuario a tu organización:
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- Haz clic en tu nombre en la parte inferior izquierda y, a continuación, selecciona Administrador de la organización.
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- Haz clic en Personas .
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- Haz clic en Agregar y selecciona Agregar usuarios.
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- Introduce la información del nuevo usuario y, a continuación, selecciona las opciones para los roles o licencias necesarios.
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- Haz clic en Agregar usuario o Guardar y agregar otro para continuar agregando más usuarios.
Una vez que hayas agregado usuarios, podrás agregarlos a los espacios de trabajo de tu organización. Para obtener más información, consulta Agregar usuarios a un espacio de trabajo.
Agregar un usuario existente
Este usuario ya existe en otra organización pero, aún así, puedes agregarlo a tu organización. Para agregarlo, sigue los mismos pasos que para agregar un nuevo usuario. Existen algunas diferencias de administración importantes cuando se agrega un usuario existente de otra organización:
- El usuario lo administra la otra organización. Esto significa que no podrás restablecer la contraseña del usuario, cambiar la información de su perfil ni activarlo o suspenderlo.
- Los requisitos de complejidad de la contraseña de tu organización no se aplicarán a este usuario.
- Los registros de actividad para las actividades de inicio de sesión, cierre de sesión y administración del usuario no se incluirán en el registro de actividad de tu organización y solo estarán disponibles para la organización de origen que administra al usuario.
Nota: Si tu organización requiere SSO para iniciar sesión y el usuario que estás agregando es propiedad de otra organización que no usa SSO, tendrás que añadirlo a tu lista de omisión de SSO.
Puedes optar por enviar al usuario existente un correo electrónico de bienvenida siguiendo los pasos que se indican a continuación. Si tienes más preguntas, ponte en contacto con el soporte técnico antes de continuar con el proceso de agregar al usuario.
Agregar usuarios desde un archivo CSV
Para agregar una lista de usuarios a una organización desde un archivo CSV:
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- En la pestaña Personas, haz clic en Agregar y selecciona Agregar usuarios desde el archivo.
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- Descarga la plantilla CSV que te ayudará a dar formato de forma precisa y rellénala. Los nombres de usuario deben ser únicos y las direcciones de correo electrónico válidas. Si utilizas tu propio archivo, asegúrate de que los títulos de las columnas coinciden con los de la plantilla. Un archivo CSV válido tiene el siguiente aspecto:
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- Sube el archivo y haz clic en Siguiente.
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- Revisa la lista de usuarios que se obtuvo del archivo.
Nota: Si el usuario ya existe en otra organización, su correo electrónico, nombre y apellidos no se actualizarán si lo agregas. Selecciona Incluir usuarios con advertencias para agregarlos de todos modos.
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- Haz clic en Agregar usuarios.
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- Haz clic en Subir otro archivo para agregar más usuarios desde otro archivo o haz clic en Cerrar para finalizar.
Correos electrónicos de bienvenida
Se envían correos electrónicos de bienvenida con los detalles de inicio de sesión a los usuarios cuando estos se agregan a un nuevo espacio de trabajo. Los usuarios tendrán que seguir las instrucciones de autenticación indicadas en el correo electrónico para iniciar sesión en Workiva. Los vínculos del correo electrónico expirarán pasadas 24 horas.
Nota: Si envías un correo electrónico de bienvenida antes de que se invite a un usuario a un espacio de trabajo, este no podrá acceder a nada.
Si es necesario, puedes volver a enviar los correos electrónicos de bienvenida para proporcionar de nuevo las instrucciones de inicio de sesión. Solo los Administradores de usuarios de la organización pueden reenviar correos electrónicos de bienvenida a los usuarios existentes. Para reenviar un correo electrónico de bienvenida:
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- En la pestaña Miembros de la Configuración del espacio de trabajo, selecciona los usuarios existentes a los que quieres volver a enviar los correos electrónicos de bienvenida.
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- Haz clic en Te damos la bienvenida.
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- Haz clic en Enviar para reenviar los correos electrónicos de bienvenida a los usuarios seleccionados.