El panel Conexiones permite compartir datos entre Espacios de trabajo y en toda tu organización. Cuando compartes un conjunto de datos, puedes limitar el uso compartido a un usuario concreto o ampliarlo a todo un grupo de usuarios. Los destinatarios de los datos pueden aceptar las actualizaciones en su espacio de trabajo cuando estén preparados para ello, creando esencialmente una experiencia "cerrada" en la que cada destinatario de datos recibe las actualizaciones en su propia línea de tiempo.
Esto permite a los equipos tener espacios de trabajo separados, pero conectados, que comparten datos comunes. Cada "propietario" de datos decide quién tiene acceso a un conjunto de datos, mientras que cada destinatario de datos decide cuándo y dónde se utilizarán esos datos.
Nota: Esta función funciona junto con las conexiones de hoja a hoja y de hoja a tabla.
Requisitos
Roles
- Para crear, eliminar o modificar un espacio compartido, se necesita el rol Propietario del espacio de trabajo o Administrador del espacio compartido.
Permisos
- Debes ser Propietario de un archivo para crear nuevas acciones o conexiones, o publicar actualizaciones de una hoja de cálculo concreta.
- Debes ser Propietario de un archivo o Editor para recibir actualizaciones y actualizar los datos que se han compartido contigo.
Configuración
- Si pertenece a varios espacios de trabajo, puede compartir conjuntos de datos con grupos de usuarios de todos esos espacios de trabajo.
- Si no pertenece a un espacio de trabajo, podrá compartir los conjuntos de datos, pero un administrador de la organización o del espacio de trabajo en el espacio de trabajo de destino deberá habilitar primero el ajuste share workspace .
Crear un nuevo recurso compartido
Compartir" es un tipo de conexión entre usuarios y espacios de trabajo. Para crear un recurso compartido, iniciarás una conexión saliente desde tu espacio de trabajo de origen; a continuación, puedes añadir usuarios individuales o grupos de usuarios enteros al recurso compartido y publicar actualizaciones en masa a todos los destinos conectados.
Nota: Debes tener el rol Propietario del espacio de trabajo o Administrador de datos compartidos para crear o gestionar un recurso compartido, y debes tener permiso de Propietario para el archivo con el que estás trabajando.
- Abre el panel Conexiones en la parte derecha de la pantalla.
- Selecciona la pestaña Saliente en la parte superior.
- Desde la pestaña Saliente, haz clic en Agregar conexión.
- Selecciona la primera opción: Compartir con otro usuario o grupo de usuarios.
Nota: También puedes conectarte a una hoja o a una tabla desde esta pantalla.
- Haz clic en Siguiente: Añadir detalles para avanzar.
- Dale un nombre y una breve descripción a tu recurso compartido. Esto se enviará al destinatario de los datos e informará de dónde deben utilizarse.
- Haz clic en el botón Siguiente: Añadir usuarios o grupos de usuarios para avanzar.
- Utiliza el campo Usuarios de la organización para encontrar usuarios individuales de toda tu organización, o Grupos de usuarios del espacio de trabajo para añadir al completo un grupo.
Nota: Para que los grupos aparezcan en esta lista, el ajuste compartir espacio de trabajo debe estar activado por un administrador de la organización para ese espacio de trabajo concreto.
- Haz clic en Compartir para terminar.
Agregar o eliminar el acceso a un recurso compartido existente.
Una vez creado un recurso compartido, puedes añadirle o quitarle usuarios sin alterar la conexión subyacente.
- Abre el panel Conexiones en la parte derecha de la pantalla.
- Selecciona la pestaña Saliente en la parte superior.
- Localiza tu conexión compartida y haz clic en Gestionar compartición.
- Haz clic en el campo Usuarios de la organización para añadir usuarios individuales a esta acción, o en el campo Grupos de usuarios del espacio de trabajo para añadir un grupo completo.
Nota: Los datos compartidos con un usuario individual pueden utilizarse en cualquier espacio de trabajo del que sea miembro. Sin embargo, los datos compartidos con un grupo de usuarios solo pueden utilizarse en ese espacio de trabajo.
- Para quitar usuarios del recurso compartido, haz clic en Quitar acceso a junto a su nombre en la parte inferior de la ventana.
Nota: Utiliza las pestañas para alternar entre usuarios individuales y grupos de usuarios.
- Pulsa Hecho para terminar.
Ten en cuenta que eliminar el acceso a un recurso compartido no afectará a ningún uso existente de esos datos, y todas las conexiones compartidas actualmente seguirán recibiendo actualizaciones. Quitar el acceso simplemente impedirá cualquier inserción futura de estos datos.
Si quieres romper permanentemente esta conexión, debes eliminar por completo la conexión compartida.
Eliminar una conexión compartida
Si un recurso compartido ya no es necesario y quieres eliminarlo permanentemente, puedes quitarlo directamente desde el panel Conexiones. Esto interrumpirá la conexión para todos los usuarios e impedirá cualquier actualización futura.
- Abre el panel Conexiones.
- Ve a Conexiones salientes.
- Busca tu conexión, abre el menú desplegable y elige Quitar conexión.
Una vez eliminado un recurso compartido, cualquier uso existente de esos datos permanecerá en el espacio de trabajo de destino, pero ya no recibirá actualizaciones del espacio de trabajo de origen. Debes crear un nuevo recurso compartido si quieres volver a conectarlo más tarde.
Compartir y publicar actualizaciones
Después de actualizar un conjunto de datos compartido en el espacio de trabajo de origen, debes publicar los cambios. Esto envía datos actualizados a cada espacio de trabajo de destino, que los destinatarios pueden "aceptar" en sus hojas actualizando la conexión.
Nota: Se requieren permisos de : Propietario para publicar actualizaciones, pero tanto los editores como los propietarios pueden recibir actualizaciones.
Para publicar datos actualizados, haz clic en el botón Compartir actualizaciones en una de las tres ubicaciones:
Independientemente de dónde se inicie esta acción, se te pedirá que proporciones una breve descripción de los cambios antes de compartir las actualizaciones. Este breve "mensaje" se mostrará a los destinatarios de los datos cuando actualicen sus hojas más adelante.
Conéctate a los datos compartidos (como destinatario de datos)
Como receptor de datos, puedes encontrar e insertar conjuntos de datos compartidos creando una conexión entrante. Los conjuntos de datos compartidos están vinculados a su origen de destino y, tras el uso compartido inicial, pueden insertarse en varios lugares de tu espacio de trabajo. Cada uso de esos datos compartidos puede entonces actualizarse independientemente (o "refrescarse") según tu propio calendario.
- Abre el panel Conexiones en la parte derecha de la pantalla.
- Selecciona la pestaña "Entrante" en la parte superior y haz clic en Añadir conexión > Conjunto de datos compartidos.
- Haz clic en Insertar para añadir el conjunto de datos compartido a tu hoja actual.
Nota: Antes de insertar un conjunto de datos, haz clic en él para ver detalles adicionales, como la descripción, el espacio de trabajo de origen y el proveedor de datos original.
Después de añadir un conjunto de datos por primera vez, puede que tengas que esperar un poco para que la hoja se actualice con los nuevos datos.
Actualizar datos compartidos
Una vez que se han añadido los datos compartidos a una hoja, puedes actualizarlos haciendo clic en el botón Actualizar entrante. Esto puede iniciarse en tres lugares.
Nota: Puedes hacer clic en Ver mensaje aquí para ver una breve descripción del cambio proporcionada por el usuario que comparte.
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¿Qué ha pasado con el antiguo modelo de compartir a través de la barra de herramientas Datos?
Este método se está eliminando gradualmente, aunque las conexiones existentes creadas a través de la barra de herramientas Datos se mantendrán por el momento. Te recomendamos que vuelvas a crear esas conexiones en el panel Conexiones lo antes posible.
Puedes obtener más información sobre este cambio en haciendo clic aquí.
¿En qué se diferencia eliminar un recurso compartido de eliminar acceso a un recurso compartido?
Un "recurso compartido" es simplemente un tipo de conexión entre dos o más espacio de trabajos. Puedes racionar el acceso a una conexión compartida añadiendo o eliminando usuarios, pero la conexión subyacente no se ve afectada, a menos que la elimines por completo.
Quitar una recurso compartido de este modo no puede deshacerse y debe considerarse cuidadosamente.
Quitar una conexión compartida: Esta acción elimina permanentemente la conexión compartida para todos los usuarios. Cualquier inserción existente de datos compartidos quedará "huérfana" en el espacio de trabajo de destino, y no se recibirán futuras actualizaciones. Ir a la sección.
Eliminar el acceso a un recurso compartido: Esta acción no afecta a la conexión en sí. Cualquier inserción existente de datos compartidos permanecerá en el espacio de trabajo de destino, y seguirá recibiendo futuras actualizaciones. Ir a la sección.
¿Dónde puede un destinatario de datos utilizar los datos compartidos?
Esto depende de cómo se compartieron inicialmente los datos.
- Si el conjunto de datos se compartió con un usuario individual: Este conjunto de datos estará disponible para ese usuario en todos los espacios de trabajo de la organización. Permiten al destinatario de los datos utilizarlos en cualquier lugar donde tenga permiso para hacerlo.
- Si el conjunto de datos se compartió con un Grupo de usuarios: Este conjunto de datos solo estará disponible en el espacio de trabajo de destino. Si los miembros del grupo de usuarios desean utilizar los datos en otro espacio de trabajo, deben compartirlos con ellos directamente.