Para aprender a crear un proceso en general, consulta Crear un proceso.
Nota: Las Solicitudes de contenido están disponibles actualmente con la solución ESG y la solución avanzada SEC. Ponte en contacto con tu Gestor de Éxito del Cliente para obtener más información.
Para las solicitudes de contenido, las personas asignadas reciben permiso de Editor para la ubicación del archivo seleccionado una vez que se inicia la acción. Después de que la persona asignada envíe la solicitud de contenido, se avisa al Aprobador (si está asignado) para que revise su trabajo y reciba permisos de Visualizador para el Archivo. Una vez completada la solicitud de contenido, tanto el Asignado como el Aprobador conservarán el acceso al Visor.
Agregar una solicitud de contenido a un proceso
Después de crear un proceso, puedes añadir una solicitud de contenido desde el botón Agregar acción de la barra de herramientas.
A continuación, rellena los Campos del panel derecho de Detalles de acción. Cada Solicitud de contenido debe incluir la siguiente información:
- Título: el nombre de tu acción.
- Asignada a: El colaborador que debe completar la Solicitud de contenido.
- Archivo: El archivo en el que se necesita contenido
- Sección: La sección específica del archivo donde se necesita contenido.
También puedes añadir:
- Fecha de vencimiento (opcional): Es la fecha en la que el cesionario debe completar la solicitud de contenido. Si se han configurado días laborables, también puede establecer la fecha de vencimiento introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
- Recordatorios de asignación: Puede utilizar el sistema por defecto, optar por no enviar recordatorios en absoluto, o personalizar los recordatorios de acuerdo a sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Aprobación por (opcional): El Aprobador que aprobará el contenido de la Persona asignada o lo devolverá para que sea reelaborado.
- Fecha límite de aprobación (opcional): Este es el momento en el que el aprobador debe aprobar la solicitud de contenido. Si se han configurado días laborables, también puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
- Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Puede utilizar el sistema predeterminado, optar por no enviar ningún recordatorio o personalizar los recordatorios según sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Instrucciones (opcional): Cualquier información adicional necesaria para completar la Solicitud de contenido.
- Etiquetas (opcional): Información de identificación sobre la acción utilizando una categoría y un valor (ej: Prioridad: Baja)
Revise su proceso antes de iniciarlo
Para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, le recomendamos que haga lo siguiente antes de iniciar el proceso:
- Revise la configuración de su proceso. Una vez que inicie su proceso, no podrá cambiar los siguientes ajustes: el Iniciar pedido, su Días hábiles configuración (sólo puede cambiar el Último día hábil), y las certificaciones Aprobación automática ajuste.
- Compruebe el estado de su proceso haciendo clic en Check for issues en el panel de la izquierda. De este modo se plantearán problemas, como tareas a las que les falta información necesaria o tareas con fechas de vencimiento que ya han pasado, para ayudarle a resolverlos más rápidamente.
- Verifique que todas las acciones de certificación y sus detalles son correctos mediante exportando todas las acciones de proceso como un archivo CSV.
Iniciar un proceso con solicitudes de contenidos
Después de construir su proceso, haga clic en Iniciar proceso en la barra de herramientas. Una vez que se inicie una solicitud de contenido, las personas asignadas recibirán un correo electrónico con un enlace directo a la sección de archivos asignada.
Nota: Solo un propietario del proceso puede ejecutarlo (este propietario del proceso se convertirá en el gestor del proceso). Además, el propietario del proceso debe tener permisos de propietario sobre los archivos asignados en las solicitudes de contenido para poder ejecutar el proceso.
Para los archivos de las solicitudes de contenido, no necesitas actualizar manualmente los permisos de los archivos.
Si el orden de inicio del proceso se establece en Todos a la vez, los asignados obtienen permiso de Editor para el archivo tan pronto como se ejecuta el proceso. Si el orden de inicio se establece en Uno a la vez o Manual, los asignatarios sólo obtendrán permisos de Editor una vez que se inicie su solicitud de contenido específica.
Una vez que la persona asignada complete su solicitud de contenido, sus permisos se establecen como Lector. Si procede, los Aprobadores también recibirán Permisos de Lector para revisar el trabajo de la Persona asignada. Si el Aprobador devuelve la solicitud de contenido a la persona asignada para que la revise, ésta volverá a recibir acceso de editor.