Centro de soporte de Workiva

Este artículo ofrece una visión general de las opciones disponibles a la hora de integrar los productos de Microsoft sobre los que nuestros clientes suelen preguntar con más frecuencia.

Nota: Hay muchos productos de Microsoft; aquí solo trataremos una pequeña selección.

¿Quién debe participar?

Cualquier integración con un producto de Microsoft requerirá de una persona con acceso y experiencia en Azure. En la mayoría de las empresas, probablemente se trate de alguien del equipo de TI, por lo que debes asegurarte de que participe en toda la planificación y las conversaciones desde el principio para evitar problemas.

La primera decisión: El transportador

La primera decisión que hay que tomar en cualquier integración es qué medio se utilizará para transferir los datos entre Workiva y el sistema externo (o la plataforma de Microsoft, en este caso concreto). Workiva cuenta con cadenas de procesos para llevarlo a cabo, mientras que Microsoft dispone de numerosas plataformas diferentes (Azure Data Factory, Power Automate, Power Query y otras más). También podrías utilizar software o código de programación de un tercero ajeno a ambas empresas. Siempre que lo que utilices sea compatible con las API, debería poder transferir datos entre las plataformas.

Nota: Por lo general, recomendamos intentar utilizar solo una de estas herramientas. En la mayoría de los casos, resulta más eficaz en términos de eficiencia, escalabilidad y mantenimiento limitar los puntos de fallo de la integración y, por lo tanto, el número de paquetes de software diferentes implicados.

Uso de las cadenas de Workiva

Si tienes pensado utilizar el producto «Chains» de Workiva, comprueba primero que tienes Wdata activado en tu espacio de trabajo.

Conectores específicos para cadenas

Chains cuenta con varios conectores específicos que facilitan la conexión con determinados productos de Microsoft.

Nota: Cualquier conector premium requerirá la activación de y puede conllevar costes adicionales. Consulta tu contrato o ponte en contacto con tu gestor de cuentas para obtener más detalles.

Microsoft® OneDrive® (también incluye SharePoint®)

• OneDrive es un conector básico de en cadena, lo que significa que su uso es gratuito para todos los usuarios con la licencia Wdata.
• Puedes copiar, eliminar y buscar archivos y carpetas, así como descargar y subir archivos y ver la lista de unidades disponibles.

Power BI®

• Un conector de alta calidad de .
• Ideal para crear o enviar datos desde Workiva a conjuntos de datos de Power BI y para enumerar elementos como informes, pasarelas, paneles de control y conjuntos de datos.
• no puede extraer datos de Power BI en un formato que pueda utilizarse posteriormente en la plataforma Workiva. Si deseas importar datos de Power BI a Workiva, tendrás que buscar un método alternativo, como el conector HTTP « » ().

Microsoft® SQL Server® (también conocido como Azure SQL Database)

• Un conector de alta calidad de .
• Ejecutar comandos SQL, consultar información sobre una tabla o insertar registros en una base de datos.
• Compatible con Azure SQL Database, Azure Synapse Analytics, Azure SQL Managed Instance y SQL Server 2017-2022.

Almacenamiento de archivos de Azure

• Un conector de alta calidad de .
• Descarga un archivo de tu instancia de Azure File Storage.
• No puedo hacer nada más.

Microsoft® Dynamics® CRM

• Un conector de alta calidad de .
• Gestionar entidades y consultas.

Cuando no hay conectores específicos para cadenas

Si no existe un conector específico para tu producto de Microsoft o si la función que deseas no está disponible en los conectores existentes, eso no significa necesariamente que no haya solución; simplemente puede que requiera un poco más de trabajo.

Todos los conectores facilitan el uso de la API de Microsoft, pero si tienes los conocimientos técnicos, la motivación y la voluntad de aprender a utilizarla, es posible que puedas utilizarla directamente a través de nuestro conector HTTP.

Conector de solicitud HTTP (utiliza HTTPS)

• Un conector central de « » en chains, lo que significa que su uso es gratuito para todos bajo la licencia Wdata.
• Permite conectarse directamente a cualquier API, incluidas muchas de las de Microsoft, pero tendrás que familiarizarte con la API y con los mensajes y formatos correctos que deben intercambiarse.
• Ejemplo de uso: Se puede utilizar para extraer datos de Power BI cuando el conector específico no disponga de esta funcionalidad.

Microsoft Fabric®

• Uso del conector de solicitud HTTP para descargar métricas ESG calculadas desde Microsoft Fabric® con el fin de elaborar informes de sostenibilidad

Microsoft® Sustainability Manager

• Uso del conector de solicitud HTTP para descargar datos de informes externos en Microsoft® Sustainability Manager
• Uso del conector de solicitud HTTP para descargar datos de emisiones desde Microsoft® Sustainability Manager

Utilizar una opción de Microsoft en lugar de cadenas

En lugar de cadenas, podrías utilizar una de las muchas plataformas de software de Microsoft que permiten realizar integraciones. Todas las opciones requerirían el uso y el conocimiento de , la API de Workiva:.

Azure Data Factory (ADF)

• ¿Qué es « »? : Un servicio ETL (Extract, Transform, Load) basado en la nube, diseñado para la ingesta de datos a gran escala y para flujos de trabajo complejos de ingeniería de datos. Es el «motor principal» para transferir grandes cantidades de datos entre sistemas.
• Integración con las API de Workiva: El flujo de trabajo: puedes empezar con un proceso de dos pasos: el paso 1 es una «actividad web» para acceder al punto final de autenticación de Workiva (enviando el ID de cliente y el secreto) con el fin de obtener un token de acceso. El paso 2 es una «actividad de copia» que introduce dinámicamente ese token en el encabezado de autorización (Bearer <token>) para recuperar los datos reales.
• Casos de uso típicos: Necesitas transferir grandes volúmenes de datos o estás desarrollando una solución de «backend» de nivel empresarial que requiere supervisión, registro de eventos y gestión de errores.

Power Automate (antes conocido como Flow)

• Qué es: Una herramienta de automatización «low-code» diseñada para la lógica empresarial, las notificaciones y los flujos de trabajo del tipo «si esto, entonces aquello».
• Integración con las API de Workiva: . Puedes utilizar la acción HTTP (función Premium) para realizar solicitudes POST/GET sin procesar o crear un conector personalizado en el que definas una sola vez la configuración de seguridad de OAuth2 de Workiva. Esto te permite arrastrar y soltar acciones de «Workiva» en tu flujo sin tener que preocuparte cada vez por el código de autenticación.
• Casos de uso típicos:
  • Estás automatizando procesos empresariales, en lugar de limitarte a transferir datos (por ejemplo, «Aprobar este registro», «Enviar una notificación de Teams»).
  • El volumen es de bajo a medio (datos transaccionales).
  • Necesitas una respuesta casi en tiempo real basada en desencadenantes (eventos), en lugar de por lotes.

Azure Logic Apps

• Qué es: El «hermano mayor» de Power Automate. Utiliza exactamente el mismo diseñador de flujos de trabajo y los mismos conectores, pero se ejecuta en Azure en lugar de en Microsoft 365. Está diseñado para integraciones críticas para la misión a nivel de toda la empresa, más que para la productividad personal o de equipo.
• Integración con las API de Workiva: . Es idéntica a la de Power Automate (acciones HTTP o conectores personalizados). La diferencia clave es que Logic Apps se ejecutan en la infraestructura de Azure.
• Cuándo elegirlo:
  • Necesitas gobernanza de TI, supervisión avanzada y alertas (por ejemplo: «Si falla la API de Workiva, avisa al equipo de DevOps»).
  • Prefieres un modelo de facturación de «pago por ejecución» de (económico para volúmenes reducidos) en lugar de comprar licencias de usuario para cada persona que intervenga en el flujo.
  • El flujo de trabajo incluye datos financieros críticos que requieren registros de auditoría y normas de seguridad más estrictas que las de un flujo estándar de Office 365.

Azure Functions

• En qué consiste: «Computación sin servidor». Aquí es donde se escribe código puro (C#, Python, JavaScript, etc.) que se ejecuta bajo demanda. Es la solución definitiva para todo cuando las herramientas estándar no son lo suficientemente flexibles.
• Integración con las API de Workiva: Escribes código para solicitar el token OAuth, gestionar la paginación compleja (recorrer las páginas de datos) o analizar datos JSON/XBRL desordenados con los que las herramientas estándar no pueden lidiar. A continuación, «publicas» este código como una URL sencilla a la que pueden acceder otras herramientas (como Power BI o ADF).
• Cuándo elegirlo:
  • La API de Workiva requiere una lógica compleja (por ejemplo: «Recorre estas 50 hojas, pero solo si la celda A1 contiene "Activo", y a continuación vuelve a dar formato a la cadena de fecha»).
  • Debes procesar los datos con extrema rapidez o paralelizar las solicitudes para no superar los límites de frecuencia de la API.
  • Quieres crear un «envoltorio de API personalizado» para que tus equipos internos puedan obtener o enviar datos de Workiva sin necesidad de saber cómo funciona OAuth.

Microsoft Fabric (concretamente, Data Factory dentro de Fabric)

• Qué es:, la nueva plataforma de análisis «todo en uno» de Microsoft. Básicamente, combina Azure Data Factory, Power BI y un lago de datos (OneLake) en un único producto SaaS.
• Integración con las API de Workiva: Muy similar a Azure Data Factory (ADF), mediante el uso de pipelines y actividades de copia.
• Cuándo elegirlo:
  • Tu organización ya está dando los pasos necesarios para adoptar Microsoft Fabric como su futura plataforma de datos.
  • Quieres acortar el proceso desde los «datos sin procesar de Workiva» hasta el «informe de Power BI» (Fabric elimina la necesidad de gestionar una base de datos SQL independiente en el proceso).
  • Quieres aprovechar la potencia de ADF, pero con la sencillez de una interfaz SaaS (sin tener que gestionar recursos ni suscripciones de Azure).

Resumen