Centro de soporte de Workiva

Información general del informe Archivos vinculados

Este informe te permite ver la relación de los vínculos de origen y los vínculos de destino entre archivos. Contiene detalles sobre los archivos de origen y de destino seleccionados, junto con los archivos vinculados que queden fuera de la selección.

Utiliza el informe de archivos vinculados para revisar de dónde proceden los valores y qué archivos están aportando valores de vínculo. Puedes ejecutar un informe de archivos vinculados en una carpeta, proyecto o archivo individual. Desde el informe de archivos vinculados, también puede descargar una lista de archivos vinculados. 

You can create a linked file report for:

Classic Documents
Classic Workbooks
Classic Presentations
Folders
Projects
Next generation files in a project

Ejemplo de carpeta

En el ejemplo siguiente, se muestra una carpeta que contiene un documento, una presentación y una hoja de cálculo.

• Dentro de la carpeta: El documento utiliza una fuente de la hoja de cálculo, y la presentación utiliza una fuente del documento.
• Fuera de la carpeta: El documento también utiliza valores de otro documento y de una hoja de cálculo fuera de la carpeta.

Ejemplo de escenario

Si copia esta carpeta, también se copiará el documento y la hoja de cálculo fuera de la carpeta. El uso del Informe de archivos vinculados le permite ver todos los archivos contribuyentes que se incluirían cuando inicie una copia.

Crear un informe de archivos vinculados

Antes de crear un informe de archivos vinculados, deberías ver el estado del documento para comprobar si hay algún problema de vínculos.

Para crear un informe de archivos vinculados:

1

En Archivos o Página principal, busca la carpeta, proyecto o archivo.

2

Haz clic con el botón derecho en el elemento y selecciona Informe de archivos vinculados . 

3

Haz clic en Crear informe de vínculos. Verás el estado del informe en la esquina inferior derecha.

4

Una vez finalizado el informe, haz clic en Abrir informe en la parte inferior derecha.

También recibirás un correo electrónico con un vínculo al informe para que puedas acceder a él en cualquier momento.

Usar el informe de archivos vinculados

Después de crear tu informe de archivos vinculados, deberías revisarlo para ver todos los detalles del vínculo. El informe de archivos vinculados contiene dos secciones con varios detalles.

Acciones del informe

• Copiar te permite iniciar una copia de archivos y puedes elegir incluir o excluir archivos. 
• Exportar - Puedes exportar una lista de archivos como .csv para revisarla o compartirla con otros. 

Secciones del informe

• Archivos seleccionados contiene los que seleccionaste para ejecutar el informe. Pueden ser varios archivos dentro de una carpeta o un solo documento.
• Archivos vinculados adicionales contiene orígenes que están fuera de los archivos seleccionados. Esta pestaña se excluye si no hay archivos externos.

Detalles de tabla

• Nombres de los archivos seleccionados contiene el nombre de los archivos y un icono para indicar el tipo de archivo.
• Archivos de origen enumera todos los archivos que tienen vínculos de origen, divididos en dos categorías:
  • Orígenes externos muestra orígenes que no están en los archivos que seleccionaste para ejecutar el informe, como archivos fuera de una carpeta. 
  • Ya están incluidos en los archivos seleccionados muestra los archivos que seleccionaste para ejecutar el informe de archivos vinculados, como los archivos de una carpeta.
• Orígenes/aparicionesmuestra el número total de vínculos a orígenes de ese archivo, luego un desglose de orígenes únicos y el número total de veces que se utiliza ese vínculo de origen en un archivo.

Por ejemplo, en el archivo siguiente:

1

487 es el número total de vínculos del archivo

2

14 es el número de orígenes únicos de ese archivo

3

16 es el número total de apariciones de vínculos de ese archivo

Copiar del informe de archivos vinculados

Copiar desde el informe de archivos vinculados te permite hacer fácilmente copias de tus archivos de origen y destino. También podrás seleccionar exactamente qué archivos de tu informe de archivos vinculados quieres incluir en tu copia.

Nota: Las copias del informe de archivos vinculados actualmente no reproducen la estructura de carpetas ni incluyen procesos o archivos subidos (como PDF) en la carpeta. Si necesitas mantener alguno de estos elementos, Copia de archivos/carpetas.

1

Haz clic en Copiar en la parte superior derecha de tu informe de archivos vinculados.

2

Revisa los archivos de tu selección y utiliza las casillas de verificación para seleccionar qué elementos incluir en tu copia. A continuación, haz clic en Siguiente.

3

Elige la configuración de copia.

Nota: Como todos tus archivos de origen se recopilaron a través del informe, no podrás ajustar la configuración de los vínculos.

4

Haz clic en Copiar para finalizar. Recibirás un correo electrónico con un enlace a los archivos copiados.

Preguntas comunes

Después de editar mis archivos, ¿puedo seguir utilizando el mismo informe?

No. El informe es una instantánea basada en el momento en que se creó. Si realizas cambios en los vínculos, puedes ejecutar otro informe de archivos vinculados.

¿Quién puede ver un informe de archivos vinculados?

Cuando hayas creado un archivo vinculado, cualquier persona del espacio de trabajo podrá verlo utilizando la URL del informe. Si alguien no tiene permiso para un documento concreto, aparecerá como "No se puede acceder al documento".

Artículos relacionados

• Ver o descargar detalles del archivo vinculado
• Copiar un archivo o carpeta