Para agregar y segmentar datos según criterios específicos, puede crear consultas basadas en datos almacenados en la plataforma Workiva como tablas y hojas de cálculo. Por ejemplo, puede crear consultas para analizar los ingresos por ubicación o para realizar comparaciones año tras año.
Para crear una consulta, puedes:
- Define sus criterios en un constructor de arrastrar y soltar Builder .
- Redacte su definición como sintaxis, si se siente cómodo con el lenguaje de consulta estructurado (SQL) .
Al crear una consulta, se definen las fuentes y los criterios de los datos que se incluirán en sus resultados:
- Campos, que proporcionan la información que se mostrará en los resultados de la consulta
- Filtros, para incluir solo registros que cumplan con criterios seleccionados, como centrarse en cuentas, regiones o períodos de tiempo específicos
- Cálculos, que devuelven valores basados en múltiples columnas, como para sumar su cantidad o concatenar cadenas
- Relaciones, para unir datos relacionados de múltiples fuentes
Paso 1. Crear la consulta
Para crear la consulta, comience desde cero o base su consulta en una consulta existente.
- Desde Wdata Home, haga clic en Crear y seleccione Consulta .
- Desde el panel Propiedades de la consulta , configure las propiedades de la consulta:
- Para ayudar a identificar la consulta y su intención, ingrese su nombre único y descripción.
- En Límite, ingrese el número máximo de registros a devolver.
- Para devolver solo registros con valores diferentes, por ejemplo para evitar duplicados, seleccione Mostrar solo filas distintas.
- Para especificar quién puede ver y colaborar en la consulta, haga clic en Permisos y seleccione el acceso de cada colaborador.
- Haz clic en Guardar .
- Edite el nombre y la descripción de la consulta según sea necesario.
- Seleccione la carpeta donde desea guardar la consulta y haga clic en Guardar consulta.
Para facilitar la creación, puede guardar una copia de una consulta como punto de partida para una consulta similar.
- Copiar la consulta existente desde sí misma o desde Inicio :
- Desde la consulta, haga clic en Guardar , Guardar como.
- Desde Inicio, seleccione Copiar en el menú de la consulta.
- Desde la consulta, haga clic en Guardar , Guardar como.
- Ingrese el nombre, la descripción y la ubicación de la nueva consulta.
- Haga clic en Guardar consulta.
- En la nueva consulta, haga clic en Permisos y seleccione el acceso de cada colaborador.
- Haz clic en Guardar .
Paso 2. Seleccione las fuentes de la consulta
Para seleccionar los datos que se utilizarán en la consulta, incluya columnas de tablas, resultados de consultas y hojas de cálculo a las que tenga permiso de acceso en la plataforma Workiva.Desde el panel izquierdo Fuentes , haga clic en Nueva fuentey seleccione los datos que desea incluir en la consulta.
Si la consulta tiene múltiples fuentes, en la pestaña Relaciones , defina cómo combinar (o unir) sus registros.
Nota: Al guardar la consulta, se eliminan automáticamente todas las fuentes que aparecen como Necesita relación . Para conservar estas fuentes, define su relación con otras fuentes.
Paso 3. Agregue cualquier parámetro
Para definir valores para los filtros o cálculos de la consulta cuando se ejecuta la consulta, como por ejemplo para segmentar y dividir sus datos en tiempo real, agregue parámetros para sus valores. Desde el panel Parámetros , puede:
- Agregue un nuevo parámetro y especifique sus posibles valores para cuando se ejecute la consulta.
- Seleccione un parámetro global configurado por el propietario del espacio de trabajo.
Paso 4. Definir los resultados de la consulta
Puede definir los resultados de una consulta en un generador de arrastrar y soltar o, si está familiarizado con la sintaxis SQL , en un editor de SQL .
Consejo: Para deshacer los cambios en Builder o SQL Editor y volver a la versión previamente guardada de la consulta, haga clic en Restablecer . Si colabora en la consulta con otros, es posible que la última versión guardada no sea su última versión guardada.
Para definir su consulta, le recomendamos el método de arrastrar y soltar Builder, especialmente si no está familiarizado o no se siente cómodo con la sintaxis SQL.
- Para especificar los datos que se incluirán en los resultados de la consulta, seleccione las columnas bajo Fuentesy haga clic en Agregar a campos o arrástrelas bajo Campos.
- Para explorar el panel Fuentes , haga clic en Expandir todo o Contraer todo para mostrar u ocultar todas las columnas.
- Para encontrar una fuente o columna específica, haga clic en Mostrar filtros y busque por su nombre.
- Después de agregar los campos de la consulta, desde el panel [ Propiedades del campo , defina las propiedades o el cálculo de cada uno según sea necesario.
- En la pestaña Filtros , cree filtros para establecer los criterios de los datos de origen que se incluirán en los resultados, como por ejemplo centrarse en cuentas o períodos de tiempo específicos.
Consejo: Para elegir los criterios al ejecutar la consulta, como por ejemplo para segmentar y dividir los datos en tiempo real, utilice valores de parámetros con filtros o cálculos.
Si está familiarizado con SQL, haga clic en SQL y Editar SQL para componer la declaración SQL de la consulta en un editor.
Nota: Para ayudar a preservar la sintaxis SQL, el editor se abre en estado de solo lectura de manera predeterminada. Dependiendo de la complejidad de su consulta, es posible que no pueda conservar la sintaxis si hace clic en Generador después de iniciar en el editor SQL.
Si bien no todas las consultas incluyen todas las cláusulas, cada parte de la declaración SQL se ejecuta en una secuencia particular:
-
FROMyJOIN, para determinar las fuentes de los datos que se están consultando -
DONDE, para incluir solo datos que cumplan criterios específicos -
GROUP BY, para resumir datos basados en valores comunes -
TENIENDO, para incluir solo datos de filas agregadas que cumplan criterios específicos -
SELECToSELECT DISTINCT, para especificar con más detalle qué datos de origen incluir -
ORDER BY, para especificar cómo ordenar los datos en los resultados -
LIMITyOFFSET, para especificar cuántos registros de la consulta incluir y cuáles
Para garantizar la integridad de los datos, el editor SQL admite sentencias de solo lectura como SELECT, pero no sentencias de lectura/escritura como INSERT o DELETE.
Para hacer referencia rápidamente a una columna de origen en la sintaxis, desde el panel Fuentes , haga clic derecho sobre ella y seleccione Agregar a consulta.
- Para explorar el panel Fuentes , haga clic en Expandir todo o Contraer todo para mostrar u ocultar todas las columnas.
- Para encontrar una fuente o columna específica, haga clic en Mostrar filtros y busque por su nombre.
Nota: Para limitar los resultados de la consulta a registros específicos, defina los criterios de filtro como sintaxis SQL. Para establecer el valor de un filtro cuando se ejecuta la consulta, haga referencia a un parámetro.
Paso 5. Presentar los resultados
De forma predeterminada, los resultados de la consulta aparecen sin ordenar y planos, con todos los campos como columnas separadas como una tabla. Para ayudar a aclarar los datos, puede ordenar los resultados de la consulta según los datos de un campo.
Consejo: Para resumir y pivotear aún más los resultados, preséntelos como una tabulación cruzada con filas, columnas y valores.
Para ordenar los resultados de la consulta, en la pestaña Ordenar , mueva los campos por los cuales ordenar a Ordenadoy seleccione si desea organizar los datos en orden ascendente o descendente .
Para ordenar los resultados de la consulta, utilice una palabra clave ORDER BY , como ORDER BY field_header ASC. Para ordenar según varios campos, separe cada uno con una coma; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Paso 6. Verificar y utilizar los resultados
Para ver los resultados de una consulta, haga clic en Ejecutar consulta . Si la consulta incluye parámetros, establezca sus valores y haga clic en Ejecutar consulta.
Después de verificar que los resultados de la consulta aparecen correctamente, utilícelos en toda la plataforma Workiva:
- Crear una vista para analizar sus datos como una tabla o un gráfico
- Conectar los datos a una hoja de cálculo o a la tabla o gráfico de un documento o una presentación
- Exportar los datos a una tabla u hoja de cálculo