Para agregar y segmentar datos en función de criterios específicos, puedes crear consultas basadas en los datos almacenados en la plataforma Workiva como tablas y hojas de cálculo. Por ejemplo, puedes crear consultas para analizar los ingresos por ubicación o para comparaciones interanuales.
Para crear una consulta, puedes:
- Define sus criterios en un editor de arrastrar y soltar Builder .
- Compone su definición como sintaxis, si te sientes cómodo con el Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL) .
Cuando creas una consulta, defines las fuentes y los criterios de los datos que se incluirán en sus resultados:
- Campos, que proporcionan la información a mostrar en los resultados de la consulta.
- Filtra, para incluir solo los Registros que cumplan los criterios seleccionados, como centrarse en Cuentas, Regiones o Periodos de tiempo concretos.
- Cálculos, que devuelven valores basándose en varias columnas, como para sumar su importe o concatenar cadenas
- Relaciones, para unir datos relacionados de varias fuentes.
Paso 1. Crear la consulta
Para crear la consulta, empieza desde cero o básate en una consulta existente.
- Desde la página principal de Wdata, haz clic en Crear , y selecciona Consultas .
- Desde el panel Propiedades de la consulta , establece las propiedades de la consulta:
- Para ayudar a identificar la consulta y su intención, introduce su nombre y descripción únicos.
- En Límite, introduce el número máximo de Registros a devolver.
- Para devolver solo registros con valores distintos, como para evitar duplicados, selecciona Mostrar solo filas distintas.
- Para especificar quién puede ver y colaborar en la consulta, haz clic en Permisos y selecciona el acceso de cada colaborador.
- Haz clic en Guardar .
- Edita el nombre y la descripción de la consulta según sea necesario.
- Selecciona la carpeta en la que quieres guardar la consulta y haz clic en Guardar consulta.
Para facilitar la creación, puedes guardar una copia de una consulta como punto de partida para otra consulta similar.
- Copia la consulta existente desde sí misma o Página principal :
- Desde la consulta, haz clic en Guardar , Guardar como.
- Desde Inicio, selecciona Copiar desde en el menú de la consulta.
- Desde la consulta, haz clic en Guardar , Guardar como.
- Introduce el nombre, la descripción y la ubicación de la nueva consulta.
- Haz clic en Guardar consulta.
- En la nueva consulta, haz clic en Permisos y selecciona el acceso de cada colaborador.
- Haz clic en Guardar .
Paso 2. Seleccionar los orígenes de la consulta
Para seleccionar los datos que se utilizarán en la consulta, incluye columnas de tablas, resultados de consultas y hojas de cálculo a las que tengas permiso para acceder en la plataforma Workiva. En el panel izquierdo de Orígenes, haz clic en Nuevo origen, y selecciona los datos que quieres incluir en la consulta.
Si la consulta tiene múltiples orígenes, en la pestaña Relaciones, define cómo combinar -o unir- sus Registros.
Nota: Cuando guardas la consulta, automáticamente se quitan las fuentes que aparecen como Necesita una relación . Para conservar estos Orígenes, define su relación con otros Orígenes.
Paso 3. Añadir cualquier parámetro
Para definir valores para los filtros o cálculos de la consulta cuando ésta se ejecuta, por ejemplo para trocear sus datos en tiempo real, añade parámetros para sus valores. Desde el panel Parámetros , puedes:
- Añade un nuevo parámetro y especifica sus posibles valores para cuando se ejecute la consulta.
- Selecciona un parámetro global de configurado por el Propietario del espacio de trabajo.
Etapa 4. Definir los resultados de la consulta
Puedes definir los resultados de una consulta en un Generador de consultas de arrastrar y soltar o -si estás familiarizado con la sintaxis SQL- en un editor SQL .
Consejo: Para deshacer los cambios en Generador o Editor SQL y volver a la versión de la consulta guardada anteriormente, haz clic en Restablecer . Si colaboras en la consulta con otras personas, es posible que su última versión guardada no sea tu última guardada.
Para definir tu consulta, te recomendamos el Generador de arrastrar y soltar , especialmente si no estás familiarizado o no te sientes cómodo con la sintaxis SQL.
- Para especificar los datos que se incluirán en los resultados de la consulta, selecciona las columnas en Orígenes, y haz clic en Agregar a campos o arrástralas hasta Campos.
- Para navegar por el panel Orígenes, haz clic en Expandir todo o Contraer todo para mostrar u ocultar todas las columnas.
- Para encontrar una fuente o columna concreta, haz clic en Mostrar filtros y busca por su nombre.
- Después de añadir los campos de la consulta, desde el panel Propiedades de campo , define las propiedades o el cálculo de cada uno según sea necesario.
- En la pestaña Filtros, crea filtros para establecer los criterios de los datos de origen que se incluirán en los resultados, como centrarse en cuentas o Periodos concretos.
Consejo: Para elegir los criterios cuando ejecutas la consulta, como para trocear los datos en tiempo real, utiliza valores de parámetros con filtros o cálculos.
Si estás familiarizado con SQL, haz clic en SQL y Editar SQL para componer la sentencia SQL de la consulta en un editor.
Nota: Para ayudar a preservar tu sintaxis SQL, el editor se abre de forma predeterminada como Solo lectura. Dependiendo de la complejidad de tu consulta, es posible que no puedas conservar la sintaxis si haces clic en Generador después de empezar en el editor SQL.
Aunque no todas las consultas incluyen todas las cláusulas, cada parte de la sentencia SQL se ejecuta en una secuencia determinada:
-
FROMyJOIN, para determinar las fuentes de los datos consultados. -
WHERE, para incluir solo los datos que cumplan criterios específicos -
AGRUPAR POR, para resumir datos basados en valores comunes -
TENIENDO, para incluir solo los datos de las filas agregadas que cumplan criterios específicos. -
SELECCIONARoSELECCIONAR DISTINTO, para especificar aún más qué datos de origen incluir. -
ORDENAR POR, para especificar cómo ordenar los datos en los resultados -
LIMITyOFFSET, para especificar cuántos -y cuáles- Registros de la consulta incluir.
Para garantizar la integridad de los datos, el editor SQL admite las declaraciones de solo lectura como SELECCIONAR, pero no admite declaraciones de lectura/escritura como INSERTAR o ELIMINAR.
Para hacer referencia rápidamente a una columna de origen en la sintaxis, en el panel Orígenes, haz clic con el botón derecho y selecciona Agregar a consulta.
- Para navegar por el panel Orígenes, haz clic en Expandir todo o Contraer todo para mostrar u ocultar todas las columnas.
- Para encontrar una fuente o columna concreta, haz clic en Mostrar filtros y busca por su nombre.
Nota: Para delimitar los resultados de la consulta a Registros concretos, define los criterios de filtrado como sintaxis SQL. Para establecer el valor de un filtro cuando se ejecuta la consulta, referencia un parámetro.
Etapa 5. Presenta los resultados
De forma predeterminada, los resultados de la consulta aparecen sin ordenar y planos, con todos los campos como columnas separadas, como en una tabla. Para ayudar a clarificar los datos, puedes ordenar los resultados de la consulta en función de los datos de un campo.
Consejo: Para resumir y pivotar aún más los resultados, preséntalos como una tabulación cruzada con filas, columnas y valores.
Para ordenar los resultados de la consulta, en la pestaña Ordenar, desplaza los campos para ordenarlos por a Ordenado, y selecciona si quieres ordenar los datos en orden ascendente o descendente .
Para ordenar los resultados de la consulta, utiliza una palabra clave ORDER BY, como ORDER BY field_header ASC. Para ordenar por varios campos, separa cada uno con una coma; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Etapa 6. Verifica y utiliza los resultados
Para ver los resultados de una consulta, haz clic en Ejecutar consulta . Si la consulta incluye parámetros, establece sus valores y haz clic en Ejecutar consulta.
Después de verificar que los resultados de la consulta aparecen correctamente, utilízalos en toda la plataforma Workiva:
- Crea una vista para analizar sus datos como una tabla o un gráfico.
- Conecta los datos a una hoja de cálculo o la tabla o gráfico de un documento o presentación
- Exportar los datos a una tabla u hoja de cálculo