Para agregar y segmentar datos en función de criterios específicos, puede crear consultas basadas en datos almacenados en la plataforma Workiva como tablas y hojas de cálculo. Por ejemplo, puede crear consultas para analizar los ingresos por ubicación o para realizar comparaciones interanuales.
Para crear una consulta, puede:
- Defina sus criterios en un editor de arrastrar y soltar Builder .
- Componga su definición como sintaxis, si se siente cómodo con el lenguaje de consulta estructurado (SQL) .
Al crear una consulta, se definen las fuentes y los criterios de los datos que se incluirán en sus resultados:
- Campos, que proporcionan la información que se mostrará en los resultados de la consulta
- Filtros, para incluir sólo los registros que cumplan los criterios seleccionados, por ejemplo, para centrarse en cuentas, regiones o periodos de tiempo específicos
- Cálculos, que devuelven valores basados en varias columnas, como sumar su importe o concatenar cadenas
- Relaciones, para unir datos relacionados de múltiples fuentes
Paso 1. Crear la consulta Crear la consulta
Para crear la consulta, empiece desde cero o básela en una consulta existente.
- En la página de inicio de Wdata, haga clic en Crear , y seleccione Consulta .
- Desde el panel Query Properties , configure las propiedades de la consulta:
- Para ayudar a identificar la consulta y su intención, introduzca su nombre único y su descripción.
- En Límite, introduzca el número máximo de registros a devolver.
- Para devolver sólo registros con valores distintos, por ejemplo para evitar duplicados, seleccione Mostrar sólo filas distintas.
- Para especificar quién puede ver y colaborar en la consulta, haga clic en Permisos , y seleccione el acceso de cada colaborador.
- Haga clic en Guardar .
- Edite el nombre y la descripción de la consulta según sea necesario.
- Seleccione la carpeta en la que desea guardar la consulta y haga clic en Guardar consulta.
Para facilitar la creación, puede guardar una copia de una consulta como punto de partida para otra consulta similar.
- Copie la consulta existente de sí mismo o Inicio :
- En la consulta, haga clic en Guardar , Guardar como.
- Desde Inicio, seleccione Copiar en el menú de la consulta.
- En la consulta, haga clic en Guardar , Guardar como.
- Introduzca el nombre, la descripción y la ubicación de la nueva consulta.
- Haga clic en Guardar consulta.
- En la nueva consulta, haga clic en Permisos , y seleccione el acceso de cada colaborador.
- Haga clic en Guardar .
Segundo paso Seleccionar las fuentes de la consulta
Para seleccionar los datos que se utilizarán en la consulta, se incluyen columnas de tablas, resultados de consultas y hojas de cálculo a las que se tiene permiso para acceder en la plataforma Workiva.En el panel izquierdo de Fuentes , haga clic en Nueva fuente, y seleccione los datos que desea incluir en la consulta.
Si la consulta tiene varias fuentes, en la pestaña Relaciones , defina cómo combinar -o unir- sus registros.
Nota: Al guardar la consulta, se eliminan automáticamente las fuentes que aparecen como Necesidades Relación . Para conservar estas fuentes, define su relación con otras fuentes.
Paso 3. Añadir parámetros
Para definir los valores de los filtros o cálculos de la consulta cuando ésta se ejecuta, por ejemplo para cortar sus datos en tiempo real, añada parámetros para sus valores. Desde el panel Parameters , puede:
- Añade un nuevo parámetro y especifica sus posibles valores para cuando se ejecute la consulta.
- Seleccione un parámetro global de configurado por el propietario del espacio de trabajo.
Paso 4. Definir los resultados de la consulta
Puede definir los resultados de una consulta en un editor de arrastrar y soltar Builder o, si está familiarizado con la sintaxis SQL, en un editor SQL .
Consejo: Para deshacer los cambios en Builder o SQL Editor y volver a la versión de la consulta guardada anteriormente, haga clic en Reset . Si colabora en la consulta con otras personas, es posible que su última versión guardada no sea su último guardado.
Para definir su consulta, le recomendamos el constructor de arrastrar y soltar Builder, especialmente si no está familiarizado o no se siente cómodo con la sintaxis SQL.
- Para especificar los datos que se incluirán en los resultados de la consulta, seleccione las columnas en Fuentes, y haga clic en Añadir a campos o arrástrelas a en Campos.
- Para navegar por el panel Sources , haga clic en Expand All o Collapse All para mostrar u ocultar todas las columnas.
- Para encontrar una fuente o columna específica, haga clic en Mostrar filtros y busque por su nombre.
- Después de añadir los campos de la consulta, desde el panel Propiedades de campo , defina las propiedades o el cálculo de cada uno según sea necesario.
- En la pestaña Filtros , cree filtros para establecer los criterios de los datos de origen que se incluirán en los resultados, como centrarse en cuentas o periodos de tiempo específicos.
Sugerencia: Para elegir los criterios al ejecutar la consulta, por ejemplo para trocear los datos en tiempo real, utilice valores de parámetros con filtros o cálculos.
Si está familiarizado con SQL, haga clic en SQL y Editar SQL para componer la sentencia SQL de la consulta en un editor.
Nota: Para ayudar a preservar su sintaxis SQL, el editor se abre en un estado de sólo lectura por defecto. Dependiendo de la complejidad de su consulta, es posible que no pueda conservar la sintaxis si hace clic en Builder después de empezar en el editor SQL.
Aunque no todas las consultas incluyen todas las cláusulas, cada parte de la sentencia SQL se ejecuta en una secuencia determinada:
-
FROMyJOIN, para determinar las fuentes de los datos consultados -
WHERE, para incluir sólo los datos que cumplen criterios específicos -
GROUP BY, para resumir datos basándose en valores comunes -
HAVING, para incluir sólo los datos de las filas agregadas que cumplan criterios específicos -
SELECToSELECT DISTINCT, para especificar aún más qué datos de origen incluir -
ORDER BY, para especificar cómo ordenar los datos en los resultados -
LIMITyOFFSET, para especificar cuántos -y qué- registros de la consulta se incluirán
Para garantizar la integridad de los datos, el editor SQL admite sentencias de sólo lectura como SELECT, pero no sentencias de lectura/escritura como INSERT o DELETE.
Para hacer referencia rápidamente a una columna de origen en la sintaxis, en el panel Sources , haga clic con el botón derecho y seleccione Add to Query.
- Para navegar por el panel Sources , haga clic en Expand All o Collapse All para mostrar u ocultar todas las columnas.
- Para encontrar una fuente o columna específica, haga clic en Mostrar filtros y busque por su nombre.
Nota: Para limitar los resultados de la consulta a registros específicos, defina los criterios de filtrado como sintaxis SQL. Para establecer el valor de un filtro cuando se ejecuta la consulta, haga referencia a un parámetro.
Paso 5. Presentar los resultados
Por defecto, los resultados de la consulta aparecen sin ordenar y planos, con todos los campos como columnas separadas, como en una tabla. Para ayudar a clarificar los datos, puede ordenar los resultados de la consulta en función de los datos de un campo.
Sugerencia: Para resumir y pivotar aún más los resultados, preséntelos como una tabulación cruzada con filas, columnas y valores.
Para ordenar los resultados de la consulta, en la pestaña Ordenar , mueva los campos por los que desea ordenar a Ordenado, y seleccione si desea ordenar los datos en orden ascendente o descendente .
Para ordenar los resultados de la consulta, utilice una palabra clave ORDER BY , como ORDER BY field_header ASC. Para ordenar según varios campos, separe cada uno con una coma; ORDER BY campo_encabezado1 ASC, campo_encabezado2 DESC.
Paso 6. Verificar y utilizar los resultados
Para ver los resultados de una consulta, haga clic en Ejecutar consulta . Si la consulta incluye parámetros, establezca sus valores y haga clic en Ejecutar consulta.
Después de comprobar que los resultados de la consulta aparecen correctamente, utilícelos en toda la plataforma Workiva:
- Crear una vista para analizar sus datos como una tabla o un gráfico
- Conecte los datos a una hoja de cálculo o la tabla o gráfico de un documento o presentación
- Exportar los datos a una tabla u hoja de cálculo