La plantillaIniciar exportación de documentos te permite exportar documentos de Workiva en formato HTTP, que luego se pueden convertir a un archivo PDF o DOCX. Esta función se utiliza habitualmente para hacer copias de seguridad de documentos, permitir la edición sin conexión o compartir documentos de Workiva con usuarios fuera del espacio de trabajo.
Requisitos
- Debes tener acceso al ID de cliente y al secreto de cliente a través de tu concesión de OAuth2.
- Los siguientes conectores deben configurarse en tu espacio de trabajo:
Crea tu plantilla
La plantilla Iniciar Exportación de Documento se encuentra en la sección Cadenas de Workiva de la pantalla Plantillas.
Aquí te explicamos cómo encontrarlo:
- En Generador de cadenas, ve a la pestaña Plantillas .
- Selecciona Cadenas de Workiva desde el menú de la parte superior.
- Busca Iniciar Exportar documento en la parte superior derecha y abre la plantilla.
Después de localizar tu plantilla, configúrala para tu Espacio de trabajo utilizando las variables y entradas de tiempo de ejecución que se enumeran a continuación.
Nota: Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo crear una cadena a partir de una plantilla, consulta el artículo Crear y gestionar cadenas.
Variables
| Tipo de variable | Nombre de variable | Descripción | ¿Es obligatorio? |
| Cadena dinámica | dcv-exportStatus | Se utiliza para capturar el estado de exportación del documento. | Sí |
| Cadena dinámica | dcv-resourceURL | El nombre del documento o ID de valor. | Sí |
| Espacio de trabajo | wsv-ClientID | ID generado desde el concesión de OAuth2 para tu conector de Workiva. | Sí |
| Espacio de trabajo | wsv-Secreto | Token secreto generado desde el Concesiones de OAuth2 para tu conector Workiva. | Sí |
| Espacio de trabajo | wsv-IAMURL | La URL de Invalidar Host de IAM. | Sí |
| Espacio de trabajo | wsv-PlatformURL | La URL de Invalidar el Host de la API de la Plataforma. | Sí |
Consideraciones
| Entrada en tiempo de ejecución | Descripción | Opciones | ¿Es obligatorio? |
| ExportFormat | Indica el formato de la exportación. | .pdf o .docx | Sí |
| ExportID | El ID del documento. | Sí | |
| ExportFileName | Puede utilizarse al subir archivos o al enviarlos por correo electrónico para sustituir el nombre predeterminado del archivo. | Ninguno | |
| Secciones | Los ID de las secciones dentro del documento a exportar. Puede dejarse en blanco si se exporta el documento completo. | Ninguno | |
| Docx - Opciones de exportación | Al exportar a .docx, proporciona especificaciones sobre el objeto exportado. |
|
Ninguno |
| Opciones de exportación PDF | Al exportar a .pdf, proporciona especificaciones sobre el objeto exportado. |
|
Ninguno |
Nota: Si los Campos opcionales se dejan en blanco, se exportará el objeto completo sin aplicar ninguna especificación.
Configuración de la notificación de entrega por correo electrónico
Para recibir el archivo exportado, debes configurar adicionalmente el comando Obtener (recurso final) con una notificación por correo electrónico:
- Mientras editas la cadena Iniciar Exportación de Documento, selecciona el comando Obtener (Recurso Final) y haz clic en el lápiz Editar
- Haz clic en el icono del sobre para abrir la pantalla Notificaciones.
- Haz clic en el botón + Nueva notificación.
- Abre el menú desplegable "Condición" y selecciona Éxito.
- Abre el menú desplegable "Destinatarios" y selecciona el correo electrónico de todos los usuarios que deben recibir el objeto exportado.
- Abre el menú "Archivos adjuntos" y selecciona el archivo resultante del comando Obtener (Recurso final).
Este proceso enviará al destinatario del correo electrónico un archivo HTTP. A continuación, el Destinatario debe cambiar manualmente el nombre de la extensión del archivo al formato deseado:
- File_name.txt. => file_name.pdf
- File_name.txt => file_name.docx
Solución de problemas
Si tu cadena provocó un error o no actualizó los datos correctos, comprueba que lo siguiente es cierto:
-
Todas las variables del espacio de trabajo son correctas. Si utilizas un espacio de trabajo sandbox, utiliza la versión sandbox de las URL de IAM/Plataforma.
-
Has incluido todas las entradas necesarias en tiempo de ejecución, como la presentación y el ID de exportación.
-
Has establecido una configuración de notificación por correo electrónico para el comando Obtener (resultado final).