Los archivadores le permiten combinar archivos y adjuntos en una ubicación, de modo que pueda exportar el contenido como un solo PDF. Este proceso conserva el marcado del documento y de los archivos adjuntos al exportar, lo que resulta especialmente útil durante el proceso de enlace digital. En este artículo, aprenderá a crear una carpeta, agregar y administrar archivos y exportar el contenido.
Crear una carpeta
Para crear un nuevo carpeta:
- Desde Inicio, seleccione Crear.
- Elija Carpeta. La nueva carpeta se abre automáticamente.
- Para actualizar el nombre del archivador predeterminado, seleccione Cambiar nombre.
- Ingrese un nombre personalizado y seleccione Cambiar nombre.
Ahora tienes una carpeta en la que puedes agregar y almacenar archivos.
Agregar archivos
Puede agregar archivos desde su espacio de trabajo actual al archivador, o puede elegir cargar archivos desde su computadora.
Nota: Un archivador tiene un límite de 100 archivos.
Agregar archivos desde su espacio de trabajo
Para agregar archivos desde su espacio de trabajo al cuaderno:
- Haga clic en el botón verde Agregar archivo , o seleccione Agregar archivo en la pestaña Editar , para elegir Desde este espacio de trabajo.
- Seleccione las casillas de verificación a la izquierda de los archivos que desea agregar.
Nota: Debe tener permisos de visualización, edición o propietario de un archivo para poder agregarlo a un archivador.
- Haga clic en Abrir.
- Para agregar archivos adicionales, haga clic en el botón verde Agregar archivo o seleccione la opción Agregar archivo ubicada debajo de la pestaña Editar .
Los archivos Workiva que se agregan a nuevas carpetas mostrarán la fecha y la hora de la revisión actual del archivo en el momento en que se agregó. Actualice las revisiones de los archivos según sea necesario o cambie la configuración predeterminada en Propiedades del enlazador.
Agregar archivos desde tu computadora
Para agregar archivos desde su computadora al archivador:
- Haga clic en el botón verde Agregar archivo , o seleccione Agregar archivo en la pestaña Editar , para elegir Desde su computadora.
- Elija un archivo de su computadora y seleccione Abrir.
- Para agregar archivos adicionales, haga clic en el botón verde Agregar archivo o seleccione la opción Agregar archivo ubicada debajo de la pestaña Editar .
Los archivos cargados que se agregan a nuevas carpetas mostrarán la fecha y la hora en que se cargó el archivo.
Una vez que haya agregado archivos a su carpeta, puede organizarlos en pestañas y moverlos si es necesario. Para obtener más información, consulte Organizar archivos en una carpeta.
Reemplazar archivo
Puede reemplazar fácilmente archivos que no sean de Workiva en el archivador.
Para reemplazar un archivo:
- Haga clic en el archivo que desea reemplazar en la carpeta.
- En el panel Propiedades , haga clic en la flecha desplegable.
- Seleccionar Reemplazar archivo.
- Seleccione un archivo en su computadora y seleccione Abrir.
- Si tiene comentarios del archivo original que desea conservar para el archivo de reemplazo, marque la casilla Aplicar comentarios originales al reemplazo.
- Haga clic en Reemplazar.
Agregar marcador de posición para un archivo
Si aún no tienes el archivo para colocar en tu carpeta, puedes agregar un marcador de posición.
Agregar marcador de posición
Para agregar un marcador de posición en su carpeta, puede hacer clic en el botón Agregar marcador de posición en la parte inferior de la carpeta o hacer clic en Agregar marcador de posición en la barra de herramientas ] Editar .
Subir archivo al marcador de posición
Cuando esté listo, puede cargar un archivo a un marcador de posición.
Para cargar un archivo:
- Haga clic en el marcador de posición en la carpeta.
- En el panel Propiedades , haga clic en la flecha desplegable.
- Seleccione Cargar archivo.
- Seleccione un archivo en su computadora y seleccione Abrir.
Administrar detalles de archivos y archivos adjuntos
Una vez agregados los archivos al archivador, tendrá la posibilidad de actualizar el nombre para mostrar del archivo e incluir el marcado del documento y los archivos adjuntos para los archivos del espacio de trabajo.
Actualizar nombre para mostrar
Después de agregar los archivos, puede actualizar el Nombre para mostrar del documento dentro del panel Propiedades .
Nota: Actualizar el Nombre para mostrar de un archivo cambia la forma en que aparece el nombre dentro del enlazador, pero no afecta el nombre del archivo dentro de la aplicación general.
Incluir marcado de documento
Para los documentos agregados desde su espacio de trabajo, puede seleccionar Incluir marcado de documento en el panel Propiedades . Cualquier marcado de documento que se haya agregado al documento se incluirá en la exportación del archivador.
Incluir archivos adjuntos
Para los archivos agregados desde su espacio de trabajo, puede usar el panel Propiedades para seleccionar opciones adicionales para los adjuntos de su documento, presentación u hoja de cálculo: Incluir etiquetas de adjuntos, Incluir adjuntosy Incluir marcado de adjuntos.
| Opción de adjunto | Descripción |
| Incluir etiquetas de archivos adjuntos |
Todas las etiquetas personalizadas utilizadas para los archivos adjuntos se incluirán en la carpeta. |
| Incluir archivos adjuntos |
Los archivos externos que se agregaron a sus archivos de Workiva como un archivo adjuntose incluirán en la carpeta. |
| Incluir marcado de archivos adjuntos |
Esta opción de adjuntar aparecerá cuando se seleccione “Incluir adjuntos”. Cualquier marcado agregado al archivo adjunto dentro del Visor de marcado se incluirá en la carpeta. |
Actualizar revisiones de archivos
Los archivos de Workiva que se agregan desde su espacio de trabajo mostrarán la fecha y la hora de la revisión actual del archivo en el momento en que se agregó al archivador. Revisión Administración permite a los propietarios y editores del archivador controlar cuándo se muestra la revisión más reciente de un archivo en el archivador. Puede actualizar un archivo seleccionado o todos los archivos para mostrar la última revisión.
Para actualizar un solo archivo a la última revisión, haga clic en un archivo en el archivador y seleccione Actualizar archivo a la última revisión en el panel Propiedades .
Para actualizar todos los archivos en el archivador a la última revisión, seleccione Actualizar todas las revisiones en la barra de herramientas Editar .
Los propietarios de Binder pueden cambiar la configuración de administración de revisiones predeterminada en Propiedades de Binder. Al seleccionar la casilla de verificación junto a Actualizar revisiones automáticamente se solicita que las últimas revisiones de archivos se incorporen automáticamente al archivador.
Propiedades del aglutinante
Los propietarios de carpetas pueden personalizar las propiedades de las carpetas.
Para actualizar las propiedades del enlazador:
- Seleccione Propiedades en la pestaña Editar .
- Personalice las propiedades para adaptarlas a sus necesidades. Tiene la opción de actualizar el Nombre, Opciones generales, Gestión de revisiones, Opciones de hoja de cálculo, Tamaño, Orientación, y Escala del archivador.
- Haga clic en Guardar cambios para aplicar los cambios a su carpeta.
Exportar una carpeta
Hay dos formas de exportar su carpeta:
- Guardar como PDF
- Imprimir
Cuando selecciona Guardar como PDF, el archivador se descargará como un archivo PDF a su computadora. Si selecciona Imprimir, se abrirá una vista previa del archivador en una nueva pestaña dentro de su navegador actual; esto le permitirá imprimir, descargar o obtener una vista previa del archivador.
Para ambas opciones de exportación, puede elegir guardar el archivador completo o el archivo que está seleccionado actualmente.
Eliminar archivos
Para eliminar archivos de su carpeta:
- Haga clic en el símbolo gris 'x' junto al archivo listado.
- Seleccione Eliminar para confirmar que desea eliminar este archivo.
Eliminar una carpeta
Puede eliminar una carpeta haciendo clic derecho sobre ella desde Inicio o utilizando el menú desplegable para seleccionar Eliminar.