Los Cuadernos te permiten combinar archivos y adjuntos en una sola ubicación, para que puedas exportar el contenido como un único PDF. Este proceso conserva el marcado de documentos y archivos adjuntos al exportarlos, lo que resulta especialmente útil durante el proceso de vinculación digital. En este artículo aprenderás a crear una carpeta, agregar y gestionar archivos y exportar el contenido.
Crear una carpeta
Para crear una nueva carpeta:
- Desde Inicio, selecciona Crear.
- Elige Carpeta. La nueva carpeta se abre automáticamente.
- Para actualizar el nombre predeterminado de la carpeta, selecciona Cambiar nombre.
- Introduce un nombre personalizado y selecciona Cambiar nombre.
Ahora tienes una carpeta en la que puedes añadir/guardar archivos.
Añadir archivos
Puedes Agregar archivos desde tu espacio de trabajo actual a la carpeta, o puedes elegir subir archivos desde tu ordenador.
Nota: Una carpeta tiene un límite de 100 archivos.
Agregar archivos desde tu espacio de trabajo.
Para añadir archivos desde tu espacio de trabajo a la carpeta:
- Haz clic en el botón verde Agregar archivos, o selecciona Agregar archivos en la pestaña Editar , para elegir Desde este espacio de trabajo.
- Selecciona las casillas de verificación situadas a la izquierda de los Archivos que quieras añadir.
Nota: Debes tener permisos de visualizador, editor o propietario de un archivo para poder añadirlo a una carpeta.
- Haz clic en Abrir.
- Para Agregar archivos adicionales, haz clic en el botón verde Agregar archivo o selecciona la opción Agregar archivo situada en la pestaña Editar.
Los archivos de Workiva que se añadan a nuevos Cuadernos mostrarán la fecha y hora de la revisión actual del archivo en el momento en que se añadió. Actualiza las revisiones de los archivos según sea necesario, o cambia la configuración predeterminada en Propiedades de la cuaderno.
Agregar archivos desde tu ordenador
Para añadir archivos desde el ordenador a la carpeta:
- Haz clic en el botón verde Agregar archivos, o selecciona Agregar archivos en la pestaña Editar , para elegir Desde tu computadora.
- Elige un archivo de tu ordenador y selecciona Abrir.
- Para Agregar archivos adicionales, haz clic en el botón verde Agregar archivo o selecciona la opción Agregar archivo situada en la pestaña Editar.
Los Archivos para Tramitados que se añadan a los nuevos Cuadernos mostrarán la fecha y hora en que se cargó el archivo.
Una vez que hayas Agregado archivos a tu carpeta, puedes organizarlos pestañas y moverlos si es necesario. Para más información, consulta Organizar archivos en un archivador.
Reemplazar archivo
Puedes reemplazar fácilmente los archivos que no sean de Workiva de la carpeta.
Para reemplazar un archivo:
- Haz clic en el archivo que quieras reemplazar en la carpeta.
- En el panel Propiedades, haz clic en la flecha desplegable.
- Selecciona Reemplazar archivo.
- Elige un archivo en tu ordenador y selecciona Abrir.
- Si tienes comentarios del archivo original que quieres conservar para el archivo de reemplazo, marca la casilla Aplicar comentarios originales al archivo de reemplazo.
- Haz clic en Reemplazar.
Añadir un marcador de posición para un archivo
Si aún no tienes el archivo para ponerlo en tu carpeta, puedes añadir un marcador de posición.
Agregar marcador de posición
Para añadir un marcador de posición en tu carpeta, puedes hacer clic en el botón Añadir marcador de posición en la parte inferior de la carpeta o hacer clic en Añadir marcador de posición en la barra de herramientas Editar.
Subir archivo al marcador de posición
Cuando estés preparado, puedes subir un archivo a un marcador de posición.
Para subir un archivo:
- Haz clic en el marcador de posición de la carpeta.
- En el panel Propiedades, haz clic en la flecha desplegable.
- Selecciona Subir archivo.
- Elige un archivo en tu ordenador y selecciona Abrir.
Gestionar detalles de archivos y archivos adjuntos
Una vez añadidos los archivos al archivador, tendrás la posibilidad de actualizar el nombre de visualización del archivo e incluir marcas de documentos y archivos adjuntos para los archivos del espacio de trabajo.
Actualizar nombre para mostrar
Una vez Agregados los archivos, puedes actualizar el Nombre para mostrar del documento dentro del panel Propiedades.
Nota: Actualizar el Nombre para mostrar de un archivo cambia cómo aparece el nombre dentro de la carpeta, pero no afecta al nombre del archivo dentro de la aplicación en general.
Incluir marcado de documento
Para los documentos Agregados desde tu espacio de trabajo, puedes seleccionar Incluir marcado de documento en el panel Propiedades. Cualquier marcado de documento que se haya añadido al documento se incluirá en la exportación de la carpeta.
Incluir archivos adjuntos.
Para los archivos añadidos desde tu espacio de trabajo, puedes utilizar el panel Propiedades para seleccionar opciones adicionales para tus documentos, presentaciones u hojas de cálculo adjuntos: Incluir etiquetas de archivos adjuntos, Incluir archivos adjuntos, y Incluir marcado de archivos adjuntos.
Actualizar las revisiones de los archivos
Los archivos de Workiva que se añadan desde tu espacio de trabajo mostrarán la fecha y hora de la revisión actual del archivo en el momento en que se añadió a la carpeta. Revisión Gestión permite a los Propietarios y Editores de carpetas controlar cuándo se muestra en la carpeta la revisión más reciente de un archivo. Puedes actualizar un archivo seleccionado o todos los archivos para que muestren la última revisión.
Para actualizar un único archivo a la última revisión, haz clic en un archivo del archivador y selecciona Actualizar archivo a la última revisión en el panel Propiedades.
Para actualizar todos los Archivos de la carpeta a la última revisión, selecciona Actualizar todas las revisiones en la barra de herramientas Editar.
Los Propietarios de los cuadernos pueden cambiar la configuración predeterminada de la gestión de revisiones en Propiedades del cuaderno. Si seleccionas la casilla de verificación situada junto a Actualizar revisiones automáticamente , se mostrarán las últimas revisiones de los Archivos para introducirlas automáticamente en la carpeta.
Propiedades de la carpeta
Los Propietarios de cuadernos pueden personalizar las Propiedades del cuaderno.
Para actualizar las propiedades del cuaderno:
- Selecciona Propiedades en la pestaña Editar.
- Personaliza las propiedades para que se ajusten a tus necesidades. Tienes la opción de actualizar el Nombre, Opciones generales, Gerencia de revisiones, Opciones de hoja de cálculo, Tamaño, Orientación, y Escala de la carpeta.
- Haz clic en Guardar cambios para aplicar los cambios a tu carpeta.
Exportar una carpeta
Hay dos formas de exportar tu carpeta:
- Guardar como PDF
- Imprimir
Cuando selecciones Guardar como PDF, el archivador se descargará como archivo PDF en tu ordenador. Si eliges Imprimir, se abrirá una vista previa de la carpeta en una pestaña nueva dentro de tu explorador actual; esto te permitirá imprimir, descargar o tener una vista previa de la carpeta.
Para ambas opciones de exportación, puedes elegir guardar la carpeta completa o el archivo que esté seleccionado en ese momento.
Eliminar archivos
Para eliminar archivos de tu carpeta:
- Haz clic en el icono gris 'x' situado junto al archivo de la lista.
- Selecciona Quitar para confirmar que quieres quitar este archivo.
Eliminar una carpeta
Puedes eliminar un archivador haciendo clic en él con el botón derecho desde el Inicio o utilizando el menú desplegable para seleccionar Eliminar.