Um die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung der Bundesfinanzierungsvorschriften zu gewährleisten, verwenden die Empfänger von Bundeszuschüssen und Kooperationsvereinbarungen den Federal Financial Report (FFR) - auch bekannt als Formular SF-425 - um den Status ihrer Zuschüsse zu melden. In den FFRs werden die kumulierten Ausgaben, die Barauszahlungen und die Salden erfasst, so dass sowohl der Zuschussempfänger als auch die Bewilligungsbehörde den Fortschritt des Zuschusses überwachen und die Ausgaben bescheinigen können.
Unter Corporate Regulatory Reporting können Sie FFRs für die Einreichung bei mehreren Bundesbehörden - einschließlich der Small Business Administration (SBA), dem Department of Commerce (DOC) oder der Environmental Protection Agency (EPA) - vorbereiten.
Hinweis: Bevor Sie mit der Erstellung eines Berichts beginnen, muss ein Workspace-Inhaber zunächst unter die Art der Einreichung einrichten, in der die zuständige Behörde, das Berichtsjahr und die Fristen angegeben werden. Um SF-425 an mehrere Behörden zu melden, erstellen Sie für jede Behörde eine eigene Art der Einreichung.
Schritt 1. Bericht starten
Hinweis: Bevor Sie einen Bericht erstellen, muss ein Workspace-Besitzer zunächst den Berichtstyp festlegen, um die zuständige Behörde und das Formular anzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Corporate Regulatory Reporting einrichten.
So erstellen Sie einen SF-425-Bericht:
- Wählen Sie unter „ “ („Unternehmensberichterstattung“) die Option „ Reports“ (Berichte) aus.
- Klicken Sie für den Berichtstyp SF-425 der jeweiligen Behörde auf „ “ („Formulare hinzufügen“) oder wählen Sie im Menü die Option „ “ („Formulare hinzufügen“) aus.
- Um mit der Erstellung der Formularantworten zu beginnen, klicken Sie auf „ “ (Bericht starten) unter „ “, um die Berichtsart sowie das Start- und Fälligkeitsdatum und die importierten Quelldateien festzulegen.
Schritt 2. Daten importieren oder vorbereiten
Um die Antworten in den Formularen vorzubereiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Quelldateien importieren , um Felder automatisch mit Daten aus einer anderen Anwendung zu füllen
- Manuelles Vorbereiten von Antworten durch Direkteingabe oder Datenerfassungsaufgaben
Um die Datenerfassung zu automatisieren, können Sie Daten für einen Bericht - z.B. aus Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP)-System oder einer anderen Quelle - aus Quelldaten importieren.
Wenn Sie eine Quelldatei importieren, geben Sie den Bericht an und ordnen die Daten den entsprechenden Feldern der Formulare zu. Um das Formular mit den neu importierten Daten zu aktualisieren, wählen Sie im Menü unter „ “ („Berichte“) die Option „ “ („Daten aktualisieren“) aus.
Hinweis: Importierte Daten füllen die entsprechenden Felder Ihrer Berichte unverändert. Führen Sie alle Transformationen der Quelldaten - wie z.B. die Umwandlung von Datumsformaten oder das Runden großer Beträge auf Tausender - durch, bevor Sie importieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Import von Quelldaten für Corporate Regulatory Reporting.
Für Felder , die nicht automatisch auf der Grundlage der Einstellungen unter oder importierter Quelldaten unter ausgefüllt werden, können Sie die Antworten manuell eingeben oder aus den Berichten unter erfassen:
Hinweis: Um die Datenerfassung zu automatisieren, enthält jeder Bericht einen Prozess. Ein Arbeitsbereichseigentümer muss zuerst den Prozess einrichten, einschließlich des Fälligkeitsdatums, des Eigentümers und der standardmäßigen Beauftragten.
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Um Antworten einzugeben, wählen Sie im Formular unter „ “ die Option „Edit “ aus und füllen Sie die entsprechenden Felder nach Bedarf aus.
Hinweis: Das Formular validiert automatisch die Antworten, um sicherzustellen, dass sie den BEA-Anforderungen entsprechen, z. B. für Datumsformate oder Zahlenbereiche und Dezimalstellen. Wenn ein Fehler auftritt, bearbeiten Sie die Antwort wie erforderlich. Informationen über das erforderliche Format eines Feldes finden Sie in den Anweisungen für das BEA-Formular.
- Um Antworten über den Prozess des Berichts zu erfassen, öffnen Sie das Formular der Entität und klicken Sie dann auf Daten manuell erfassen, um Aufgaben an die Empfänger der Felder zu senden.
Weitere Informationen finden Sie unter Antworten vorbereiten für Corporate Regulatory Reporting.
Tipp: Unter „ “ (Berichte zu „ “) können Sie einsehen, wie viele der als „ “ gekennzeichneten Pflichtfelder ( ) in jedem Formular ausgefüllt werden müssen. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, ändert sich der Status des Formulars auf „Bereit“.
Schritt 3. Einreichen bei der antragstellenden Agentur
Wenn der Bericht fertig ist, übermitteln Sie die Antworten über das SF-425 der zuständigen Vergabestelle. Die Einreichung des SF-425 ist von Behörde zu Behörde unterschiedlich; zum Beispiel:
- Für die Einreichung beim Department of Justice (DOJ) reichen Sie Ihre Antworten über das webbasierte SF-425 des JustGrants Portals ein.
- Für das Department of Health & Human Services (HHS) übermitteln Sie die Antworten über das Payment Management System (PMS).
- Für einige Behörden - wie die EPA oder das US-Landwirtschaftsministerium (USDA) - laden Sie den SF-425 als portable Dokumentendatei (PDF) herunter und reichen ihn ein.
Hinweis: Reichen Sie Ihren Bericht mindestens ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum bei der Agentur ein, damit diese Ihre Einreichung überprüfen und eventuelle Korrekturen anfordern kann.
Um eine PDF-Datei eines SF-425-Formulars zu erstellen – beispielsweise zur Einreichung bei der zuständigen Behörde –, wählen Sie im Formular unter „ “ („Aktionen“) die Option „Generate PDF“ (PDF erstellen) aus und klicken Sie anschließend auf „ “ (PDF herunterladen).