Workiva Support Center

Die „Evergreen“-Übertragung von Workiva, auch als „Copy to Archive“ bekannt, ist der empfohlene Ansatz für die Pflege von Berichtsdateien über mehrere Zeiträume hinweg. Nach Abschluss eines Berichtszeitraums erstellen Sie eine archivierte Kopie und arbeiten in Ihren Originaldateien für den nächsten Zeitraum weiter. Dadurch bleibt der Änderungsverlauf in Ihren aktiven Dateien erhalten, und Sie können Berichtszeiträume mithilfe von Meilensteinen und Blacklines vergleichen.

Da Ihre Dateien aktiv bleiben, müssen Sie beim Wechsel zu einem neuen Zeitraum weder die Wdata-Verbindungen aktualisieren noch Hyperlinks anzeigen.

Bei Dokumenten mit XBRL führen Sie diesen Vorgang zunächst durch und passen Sie anschließend die XBRL-Daten entsprechend an .

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Dateien vor

Bevor Sie die Daten vortragen, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch, um eine saubere Endversion für den Berichtszeitraum zu erstellen.

1. Öffnen Sie jede Datei in dem Ordner einzeln. Dazu gehören Dokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und allgemeine Beschreibungen.
2. Stellen Sie sicher, dass alle nachverfolgten Änderungen in allen Arbeitsdateien übernommen oder abgelehnt wurden.
3. Überprüfen Sie, ob alle Anmerkungen berücksichtigt wurden.
4. Stellen Sie sicher, dass alle Verknüpfungen aus Ihrem Dokument, Ihrer Tabellenkalkulation und den gemeinsamen Textdateien veröffentlicht wurden.
5. Führen Sie für jede Datei eine Dokumentenprüfung durch und beheben Sie etwaige Probleme.
6. Führen Sie für den Ordner einen Bericht über verknüpfte Dateien durch, um sicherzustellen, dass alle erwarteten verknüpften Dateien enthalten sind, bevor Sie die Daten übertragen.

Schritt 2: Nach Fertigstellung einer Datei

1. Legen Sie in jeder Datei einen Meilenstein an, um die endgültige Version vor der Archivierung zu kennzeichnen.
   • Wählen Sie im Bereich „Verlauf“ das Dropdown-Menü aus und wählen Sie „Meilenstein erstellen“ für die aktuellste Version.
   • Benennen Sie den Meilenstein um, damit er den Berichtszeitraum und die Version widerspiegelt, und halten Sie dabei eine einheitliche Namenskonvention ein. Beispiel: Q1 2025 – eingereicht , Q1 2025 – endgültig unterzeichnet/veröffentlicht . Erfahren Sie mehr über Meilensteine .
2. Nachdem die Datei verteilt oder abgelegt wurde, löschen Sie alle angewendeten Filter, bevor Sie den Ordner kopieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die kopierten Dateien zu Beginn des nächsten Berichtszyklus mit vollständig sichtbaren Inhalten bereitstehen.

Schritt 3: Überprüfen Sie, ob der Ordner bereit ist

Kopieren Sie den Ordner – nicht einzelne Dateien. Stellen Sie sicher, dass alle verknüpften Dokumente im Ordner enthalten sind, bevor Sie die Daten übertragen, da die Verknüpfungen sonst in den kopierten Dateien nicht korrekt beibehalten werden.

Es empfiehlt sich, Unterordner anzulegen, um Ihre Dateien auch nach mehrmaligem „Roll-Forward“ übersichtlich zu organisieren. Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie im Menü den Eintrag „Neuer Unterordner“ aus .

Sie können beispielsweise einen übergeordneten Ordner für das Jahr anlegen, der Unterordner für die einzelnen Berichtszeiträume enthält.

Schritt 4: Einen Ordner kopieren

Beim Kopieren eines Ordners werden Kopien seines Inhalts erstellt, ohne dass die Originaldateien verändert werden. Die Verknüpfungen zwischen gemeinsam kopierten Dateien bleiben erhalten. Verweise auf Quelldateien außerhalb des Ordners hängen von den von Ihnen gewählten Kopiereinstellungen ab.

Hinweis: Nur Workspace-Besitzer, Content-Manager und Copy-Manager können Dateien kopieren.

1. Wählen Sie unter „Startseite“ die Option „Dateien “ aus .
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie übertragen möchten, und wählen Sie „Kopieren “. 
   
3. Vergewissern Sie sich, dass die Dateiaufschlüsselung alle Dateien enthält, die Sie übertragen möchten, und klicken Sie auf „Weiter “.

4. Wählen Sie unter „Kopiereinstellungen“ aus, was zusammen mit den kopierten Dateien kopiert werden soll, und überprüfen Sie unter „Speicherort“ , wo die kopierten Dateien abgelegt werden sollen.

   Hinweis: Wenn Ihre angehängten Dateien Automatisierungen enthalten, werden diese automatisch in die Kopie übernommen. Um Fehler in den kopierten Automatisierungen zu vermeiden, fügen Sie alles hinzu, was für die Ausführung Ihrer Automatisierungen erforderlich ist.

   

5. Links abwählen und Referenzen verarbeiten .

   Hinweis: Dateien, die innerhalb derselben Ordnerstruktur miteinander verknüpft sind, bleiben in den Kopien erhalten. Diese Einstellung wirkt sich nur auf Links zu Dateien außerhalb des Ordners aus.

6. Verbindungen abwählen.

   Hinweis: Wenn Sie die Auswahl der Verknüpfungen aufheben, werden die Daten in Ihren archivierten Dateien nicht mehr aktualisiert, ohne dass die Verknüpfungen aus Ihren Originaldateien entfernt werden. Wenn Sie Platzhalterverbindungen für Inhalte verwenden, überprüfen Sie diese in den archivierten Kopien, bevor Sie die aktiven Dateien für den nächsten Zeitraum aktualisieren.

   

7. Legen Sie unter „Standorteinstellungen“ den Namen des neuen Ordners so fest, dass daraus ersichtlich ist, dass dieser Ordner historische Dateien enthält.

   

8. Bei „Standort“ haben Sie folgende Möglichkeiten:
   • Wählen Sie den Ordner für das aktuelle Jahr und Quartal aus, der zum übergeordneten Ordner für die historischen Daten wird, oder
   • Wählen Sie „Zielordner erstellen“ aus, benennen Sie die Kopie so, dass deutlich wird, dass es sich um eine Archivkopie handelt, und wählen Sie den übergeordneten Ordner für den Jahresabschluss aus. Benennen Sie anschließend den „live“-Ordner in „Dateien“ um.
9. Wählen Sie „Kopieren “ aus.

Der Kopiervorgang läuft im Hintergrund. Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald es fertig ist.

Hinweis: Alle vor dem Kopieren vorgenommenen Änderungen an den Berechtigungen werden auf die kopierte Datei übertragen.

Schritt 5: Aktualisieren und überprüfen Sie Ihre Dateien

Nachdem der Kopiervorgang abgeschlossen ist, benennen Sie alle Dateien um und sperren Sie anschließend Ihre archivierten Dateien.

Hinweis: Dateien können nur in einen eindeutigen Namen umbenannt werden.

1. Navigieren Sie zu Ihren ursprünglichen Evergreen-Dateien, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Umbenennen “, um den neuen Berichtszeitraum widerzuspiegeln.
2. Navigieren Sie zu den kopierten Dateien, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Umbenennen“ , um den vorherigen Berichtszeitraum anzugeben.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jede Datei im Archivordner und wählen Sie „Bearbeitung sperren“ , um Änderungen an den historischen Dateien zu verhindern.
   

   Hinweis: Die Bearbeitungssperre verhindert direkte Änderungen am Inhalt, verhindert jedoch nicht Aktualisierungen durch Zielverweise in anderen Dateien. Stellen Sie sicher, dass Ihre archivierten Dateien keine Verweise auf aktive Quellen enthalten, die historische Inhalte verändern könnten.

4. Vergewissern Sie sich, dass alle erwarteten Dateien in der Kopie enthalten sind.
5. Kehren Sie zu Ihrem ursprünglichen Evergreen-Ordner zurück und öffnen Sie die Haupttabelle, um die Daten für den neuen Berichtszeitraum zu aktualisieren. Veröffentlichen Sie die Änderungen, sobald sie geprüft wurden.
   
6. Überprüfen Sie Ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass alle Daten mit dem neuen Berichtszeitraum verknüpft und fortgeschrieben werden. Wenn Sie beispielsweise vom 2. Quartal zum 3. Quartal weitergehen, überprüfen Sie, ob sich „sechs Monate“ in „neun Monate“ geändert hat, „zweites Quartal“ in „drittes Quartal“ und so weiter.
7. Überprüfen Sie, ob die Daten auf den Unterschriftenseiten und in den Anlagen aktualisiert wurden.
8. Aktualisieren Sie die Hyperlinks nach Bedarf. Falls sich an den Hyperlinks nichts geändert hat, überspringen Sie diesen Schritt.
9. Überprüfen Sie den Zustand des Dokuments .
10. Beginnen Sie mit den Bearbeitungen für den nächsten Zeitraum.