Durch Fortschreiben können Sie eine Reihe von Dokumenten unter Beibehaltung ihrer Links kopieren, anstatt neue Versionen von Grund auf zu erstellen und zu verknüpfen. Beim Fortschreiben verwenden Sie einen Ordner, der alle Dokumente enthält, die Sie einschließen möchten.
Für Dokumente mit XBRL verwenden Sie diesen Prozess, um die Dateien in Ihrem Ordner fortzuschreiben. Sobald dies geschehen ist, können Sie die XBRL-Daten fortschreiben.
Schritt 1: Vorbereiten eines Ordners
Es empfiehlt sich, einen Unterordner anzulegen, um Ihre Dateien nach dem mehrfachen Fortschreiben zu organisieren. Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie im Menü Neuer Unterordner .
Sie können zum Beispiel einen Unterordner „2020“ in Ihrem Hauptordner „Finanzen“ erstellen, der Ihre Quartalsberichte für das Jahr enthält.
Wir empfehlen außerdem, ein primäres Arbeitsblatt zu erstellen, das alle in Ihren Dateien verwendeten Daten enthält, und für jede Verwendung eine Verknüpfung vom Hauptarbeitsblatt herzustellen. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Daten auf einmal aktualisieren (weitere Informationen über Linking).
Sie können auch Termine in einem Teil eines Dokuments festlegen und dann im gesamten Dokument auf diese Daten verknüpfen.
Vergewissern Sie sich, dass alle verknüpften Dokumente in dem Ordner enthalten sind, bevor Sie sie weiterleiten, da sonst die Links in den kopierten Dateien nicht korrekt funktionieren.
Schritt 2: Kopieren eines Ordners
Beim Kopieren eines Ordners werden Kopien aller enthaltenen Dateien erstellt und die verknüpften Informationen aktualisiert, ohne die Originaldateien zu verändern.
Hinweis: Sie müssen Arbeitsbereichsbesitzer sein, um einen Ordner zu kopieren.
- Von der Startseite aus, wählen Sie Dateien .
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie fortschreiben möchten, und wählen Sie Kopieren.
- Vergewissern Sie sich, dass der Ordner alle Dokumente enthält, die Sie fortschreiten möchten, und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie aus, was in Ihrer Kopie enthalten sein soll.
Hinweis: Wenn Ihre beigefügten Dateien Automatisierungen enthalten, werden diese automatisch in die Kopie aufgenommen. Um Fehler in den kopierten Automatisierungen zu vermeiden, sollten Sie alles, was für die Ausführung Ihrer Automatisierungen erforderlich ist, mit einschließen.
- Wählen Sie unter Verknüpfungseinstellungen Kopien aller Quelldateien erstellen. So können Sie die Daten in den verknüpften Dateien aktualisieren, ohne die Daten in den Originaldateien zu ändern.
Hinweis: Die Option Verbindungen unter Kopieren umfasst wird nur angezeigt, wenn Sie die FSA/Wdata-Lösung verwenden.
- Aktualisieren Sie den Namen Ihres Ordners, um den gewünschten Zeitraum wiederzugeben.
- Für den Ort wählen Sie den Unterordner, den Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.
- Klicken Sie auf Kopieren.
Hinweis: Alle Aktualisierungen, die Sie vor dem Kopieren eines Ordners an den Dateiberechtigungen vorgenommen haben, werden in die kopierte Datei übernommen.
Das Kopieren des Ordners kann einige Minuten dauern, aber Sie können Workiva während des Kopiervorgangs weiter benutzen. Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, wenn Ihr kopierter Ordner fertig ist.
Schritt 3: Aktualisieren und überprüfen Sie Ihre Dateien
Aktualisieren Sie nach Abschluss des Kopiervorgangs die erforderlichen Datumsangaben, um Ihre Dateien fortzuschreiben. Es kann zu Dokument-Integritätsfehlern kommen, wenn Daten und Hyperlinks nicht aktualisiert werden.
Zunächst können Sie Ihre Dateien von der Startseite aus umbenennen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Umbenennen wählen. Mit dieser Option können Sie Ihre Dateinamen schnell ändern, um sie an den aktuellen Zeitraum anzupassen (z. B. Q1 in Q2 ändern).
Anschließend müssen Sie die Inhalte in den einzelnen Dateien aktualisieren.
- Öffnen Sie das primäre Arbeitsblatt und aktualisieren Sie die verknüpften Daten.
- Überprüfen Sie Ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass alle Daten mit dem neuen Berichtszeitraum verknüpft und fortgeschrieben werden. Wenn Sie beispielsweise von Q2 auf Q3 fortschreiben, werden aus sechs Monaten neun Monate, aus dem zweiten Quartal wird das dritte Quartal usw.
- Prüfen Sie, ob die Daten auf der Unterschriftenseite und den Anhängen aktualisiert wurden.
- Aktualisieren Sie die Hyperlinks nach Bedarf.
- Prüfen Sie die Dokument-Integrität.