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Übersicht über den Dateiverlinkungsbericht

Mit dem Dateiverlinkungsbericht können Sie die Beziehung zwischen Quellverknüpfungen und Zielverknüpfungen zwischen Dateien sehen. Er enthält Details zu den Quell- und Zieldateien der von Ihnen ausgewählten Dateien sowie zu den Links mit Dateien außerhalb Ihrer Auswahl.

Verwenden Sie den Dateiverlinkungsbericht, um zu prüfen, woher die Werte stammen und welche Dateien Verknüpfungswerte beisteuern. Sie können einen Dateiverlinkungsbericht für einen Ordner, ein Projekt oder eine einzelne Datei ausführen. Aus dem Dateiverlinkungsbericht können Sie auch Übergang oder eine Liste der verknüpften Dateien herunterladen. 

You can create a linked file report for:

Classic Documents
Classic Workbooks
Classic Presentations
Folders
Projects
Next generation files in a project

Beispielordner

In dem Beispiel unten sehen Sie einen Ordner, der ein Dokument, eine Präsentation und ein Arbeitsblatt enthält.

• Innerhalb des Ordners: Das Dokument verwendet eine Quelle aus dem Arbeitsblatt, und die Präsentation verwendet eine Quelle aus dem Dokument.
• Außerhalb des Ordners: Das Dokument verwendet auch Werte aus einem anderen Dokument und einem Arbeitsblatt außerhalb des Ordners.

Beispiel-Szenario

Wenn Sie diesen Ordner kopieren oder migrieren, wird auch das Dokument außerhalb des Ordners kopiert oder migriert. Außerdem würde auch eine Kopie des Arbeitsblatts außerhalb des Ordners erstellt. Mit dem Dateiverlinkungsbericht können Sie alle zugehörigen Dateien sehen, die enthalten wären, wenn Sie kopieren oder migrieren.

Dateiverlinkungsbericht erstellen

Bevor Sie einen Dateiverlinkungsbericht erstellen, sollten Sie Dokumentenintegrität aufrufen, um zu prüfen, ob es Probleme mit Links gibt.

So erstellen Sie einen Dateiverlinkungsbericht:

1

Suchen Sie unter Dateien oder Startseite den Ordner, das Projekt oder die Datei.

2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen Sie Dateiverlinkungsbericht . 

3

Klicken Sie auf „Bericht über Links erstellen“. Sie sehen den Status des Berichts unten rechts.

4

Nachdem der Bericht fertiggestellt ist, klicken Sie auf Bericht öffnen in der unteren rechten Ecke.

Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit einer Verknüpfung zu dem Bericht, so dass Sie ihn jederzeit abrufen können.

Prüfen Sie den Dateiverlinkungsbericht

Nachdem Sie Ihren Dateiverlinkungsbericht erstellt haben, sollten Sie ihn prüfen, um alle Details zu den Links zu sehen. Der Dateiverlinkungsbericht enthält zwei Abschnitte mit verschiedenen Details.

Aktionen melden

• Mit der Funktion Kopieren können Sie eine Kopie von Dateien erstellen und wählen, ob Sie Dateien einschließen oder ausschließen möchten. 
• Übergang startet den Übergangsprozess und lässt Sie wählen, welche Dateien Sie in den Übergang ein- oder ausschließen möchten.
• Export - Sie können eine Liste von Dateien als .csv-Datei exportieren, um sie zu prüfen oder mit anderen zu teilen. 

Abschnitte des Berichts

• Ausgewählte Dateien enthält die Dateien, die Sie für die Ausführung des Berichts ausgewählt haben. Dabei kann es sich um Dateien innerhalb eines Ordners oder um ein einzelnes Dokument handeln.
• Zusätzliche verlinkte Dateien enthält Quellen, die nicht zu den ausgewählten Dateien gehören. Diese Registerkarte ist ausgeschlossen, wenn es keine externen Dateien gibt.

Tabellen-Details

• Ausgewählte Dateinamen enthält den Dateinamen und ein Symbol, das den Dateityp angibt.
• Quelldateien listet alle Dateien auf, die Links zum Quellcode haben, aufgeteilt in zwei Kategorien:
  • Externe Quellen zeigt Quellen an, die sich nicht in den Dateien befinden, die Sie für den Bericht ausgewählt haben, z. B. Dateien außerhalb eines Ordners. 
  • Bereits in ausgewählten Dateien enthalten zeigt die Dateien an, die Sie für die Ausführung des Dateiverlinkungsberichts ausgewählt haben, z. B. die Dateien in einem Ordner.
• Quellen / Vorkommen zeigt die Gesamtzahl der Links für diese Datei, dann eine Aufschlüsselung der eindeutigen Quellen und die Gesamtzahl, wie oft diese Verknüpfung in einer Datei verwendet wird.

Zum Beispiel in der folgenden Datei:

1

487 ist die Gesamtzahl der Links in der Datei

2

14 ist die Anzahl der eindeutigen Quellen aus dieser Datei

3

16 ist die Gesamtzahl der Links, die in dieser Datei vorkommen

Kopie aus dem Dateiverlinkungsbericht

Mit der Funktion Kopieren aus dem Dateiverlinkungsbericht können Sie ganz einfach Kopien Ihrer Quell- und Zieldateien erstellen. Sie können auch genau auswählen, welche Dateien aus Ihrem Dateiverlinkungsbericht Sie in Ihre Kopie aufnehmen möchten.

Hinweis: Kopien aus dem Dateiverlinkungsbericht replizieren derzeit weder die Ordnerstruktur noch enthalten sie Prozesse oder hochgeladene Dateien (z.B. PDFs) in dem Ordner. Wenn Sie eines dieser Elemente pflegen müssen, verwenden Sie stattdessen Kopieren aus Dateien/Ordnern.

1

Klicken Sie auf Kopieren oben rechts in Ihrem Dateiverlinkungsbericht.

2

Prüfen Sie die Dateien in Ihrer Auswahl und wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen aus, welche Elemente in Ihre Kopie aufgenommen werden sollen. Klicken Sie dann auf Weiter.

3

Wählen Sie Ihre Kopiereinstellungen.

Hinweis: Da alle Ihre Quelldateien durch den Bericht erfasst wurden, können Sie Ihre Verknüpfungseinstellungen nicht anpassen.

4

Klicken Sie auf Kopieren, um den Vorgang abzuschließen. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zu den kopierten Dateien.

Allgemeine Fragen

Kann ich, nachdem ich meine Dateien bearbeitet habe, denselben Bericht weiter verwenden?

Nein. Der Bericht ist eine Momentaufnahme, die auf dem Zeitpunkt seiner Erstellung basiert. Wenn Sie Änderungen an Links vornehmen, können Sie einen weiteren Dateiverlinkungsbericht ausführen.

Wer kann einen Dateiverlinkungsbericht einsehen?

Sobald Sie eine verknüpfte Datei erstellt haben, kann jeder im Arbeitsbereich diese über die Berichts-URL einsehen. Wenn jemand keine Berechtigung für ein bestimmtes Dokument hat, erscheint die Meldung „Zugriff auf Dokument nicht möglich“.

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• Details der verknüpften Datei anzeigen oder herunterladen
• Kopieren einer Datei oder eines Ordners