Benutzeradministratoren der Organisation können Benutzer in einer Organisation hinzufügen und verwalten. Wenn Sie einen neuen Benutzer hinzufügen, können Sie eine E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden oder einen eindeutigen Wert festlegen. Benutzernamen dürfen keine Leerzeichen oder Großbuchstaben enthalten.
Was dafür benötigt wird:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
Einen neuen Benutzer hinzufügen
So fügen Sie Ihrer Organisation einen neuen Benutzer hinzu:
- Klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol und wählen Sie Organisationsadministrator aus der Dropdown-Liste Administrator.
- Wählen Sie Identitäts- und Zugriffsverwaltung im linken Menü und klicken Sie auf Identitäten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Seite Personen befinden.
- Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Benutzer hinzufügen.
-
Geben Sie die Informationen des neuen Benutzers ein und weisen Sie bei Bedarf Organisationsrollen oder Lizenzen zu.
Hinweis: Workiva unterstützt Sonderzeichen und Buchstaben mit Akzent für Vorname, Nachname und Benutzername.
-
Klicken Sie abschließend auf Benutzer hinzufügen.
Hinweis: Wenn ein Benutzer bereits Teil einer Organisation ist und Sie ihn zu einer anderen Organisation hinzufügen möchten, lesen Sie den Abschnitt Vorhandenen Benutzer hinzufügen.
Nachdem Sie der Organisation Benutzer hinzugefügt haben, können diese zu Arbeitsbereichen in Ihrer Organisation hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzufügen.
Einen vorhandenen Benutzer hinzufügen
Sie können einen Benutzer, der bereits in einer anderen Organisation existiert, zu Ihrer Organisation hinzufügen. Um ihn hinzuzufügen, füllen Sie die Informationen des Benutzers aus, wie Sie das beim Hinzufügen neuer Benutzer tun. Klicken Sie dann unter dem Feld Benutzername auf Benutzer weiter hinzufügen, um den Prozess fortzusetzen.
Es gibt einige wichtige Unterschiede bei der Verwaltung, wenn ein bestehender Benutzer aus einer anderen Organisation hinzugefügt wird:
- Der Benutzer wird von einer anderen Organisation verwaltet. Das bedeutet, dass Sie nicht in der Lage sind, das Kennwort des Benutzers zurückzusetzen, seine Profilinformationen zu ändern oder ihn zu aktivieren oder zu sperren.
- Die Kennwortanforderungen Ihrer Organisation gelten nicht für diesen Benutzer.
- Aktivitätsprotokolle für Aktivitäten bei der Anmeldung, Abmeldung und Benutzerverwaltung werden nicht in das Aktivitätsprotokoll Ihrer Organisation aufgenommen und stehen nur der Organisation zur Verfügung, die den Benutzer verwaltet.
Hinweis: Wenn Ihre Organisation SAML Single Sign-On (SSO) erfordert und der hinzuzufügende Benutzer einer anderen Organisation gehört, die kein SSO verwendet, müssen Sie ihn zu Ihrer SAML Single Sign-On-Umgehungsliste hinzufügen.
Sie können dem bestehenden Benutzer eine Willkommens-E-Mail schicken, indem Sie die folgenden Schritte ausführen. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich an Workiva-Support bevor Sie den Benutzer hinzufügen.
Benutzer gesammelt über eine CSV-Datei hinzufügen
So fügen Sie eine Liste von Benutzer*innen über eine CSV-Datei zu einer Organisation hinzu:
- Gehen Sie zur Seite Personen im Abschnitt Identitäts- und Zugriffsverwaltung.
- Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Benutzer aus Datei hinzufügen.
- Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um eine genaue Formatierung sicherzustellen, und füllen Sie die Vorlage aus. Die Benutzernamen müssen eindeutig sein und die E-Mail-Adressen müssen gültig sein. Wenn Sie Ihre eigene Datei verwenden, achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften mit den Überschriften in der Vorlage übereinstimmen. Eine gültige CSV-Datei sieht wie folgt aus:
- Laden Sie die Datei hoch und klicken Sie auf Weiter.
-
Prüfen Sie die Liste der Benutzer, die Sie aus der Datei erhalten haben.
Hinweis: Wenn der Benutzer bereits in einer anderen Organisation vorhanden ist, werden seine E-Mail-Adresse, sein Vorname und sein Nachname beim Hinzufügen nicht aktualisiert. Wählen Sie Benutzer mit Warnungen einbeziehen, um sie trotzdem hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
- Klicken Sie auf Weitere Datei hochladen, um weitere Benutzer aus einer anderen Datei hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Schließen, um den Vorgang zu beenden.
Willkommens-E-Mails senden
Willkommens-E-Mails mit Anmeldedaten werden an Benutzer gesendet, wenn sie zu einem neuen Arbeitsbereich hinzugefügt werden. Benutzer müssen die Authentifizierungsanweisungen in der E-Mail befolgen, um sich bei Workiva anzumelden. Die Links in der E-Mail laufen in 24 Stunden ab.
Hinweis: Wenn Sie eine Willkommens-E-Mail senden, bevor ein Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt wird, kann er auf nichts zugreifen.
Bei Bedarf können Sie die Willkommens-E-Mails erneut versenden, um die Anmeldeanweisungen erneut bereitzustellen. Nur Benutzeradministratoren der Organisation können Willkommens-E-Mails an bestehende Benutzer erneut versenden. So versenden Sie eine Willkommens-E-Mail erneut:
- Wählen Sie auf der Seite Personen im Abschnitt Identitäts- und Zugriffsverwaltung die vorhandenen Benutzer aus, an die Sie die Willkommens-E-Mail erneut senden möchten.
- Klicken Sie auf Willkommen.
- Klicken Sie auf Senden, um die Willkommens-E-Mails erneut an die ausgewählten Benutzer zu senden.