Um Daten nach bestimmten Kriterien zu aggregieren und zu segmentieren, können Sie Abfragen erstellen, die auf Daten basieren, die in der Workiva-Plattform in Form von Tabellen und Tabellenblättern gespeichert sind. Sie können zum Beispiel Abfragen erstellen, um die Einnahmen nach Standort oder im Jahresvergleich zu analysieren.
Um eine Abfrage zu erstellen, können Sie:
- Definieren Sie seine Kriterien in einem Drag-and-Drop Builder .
- Stellen Sie seine Definition als Syntax zusammen, wenn Sie mit Structured Query Language (SQL) vertraut sind.
Wenn Sie eine Abfrage erstellen, definieren Sie die Quellen und Kriterien der Daten, die in die Ergebnisse aufgenommen werden sollen:
- Felder, die die Informationen liefern, die in den Abfrageergebnissen angezeigt werden sollen
- Filter, um nur Datensätze einzuschließen, die ausgewählten Kriterien entsprechen, z. B. um sich auf bestimmte Konten, Regionen oder Zeiträume zu konzentrieren
- Berechnungen, die Werte auf der Grundlage mehrerer Spalten zurückgeben, z. B. um ihren Betrag zu summieren oder Zeichenketten zu verketten
- Beziehungen, um zusammengehörige Daten aus mehreren Quellen zu verbinden
Schritt 1. Erstellen Sie die Abfrage
Um die Abfrage zu erstellen, können Sie ganz von vorne beginnen oder auf einer bestehenden Abfrage aufbauen.
- Klicken Sie in Wdata Home auf Erstellen , und wählen Sie Abfrage .
- Legen Sie im Bereich Abfrageeigenschaften die Eigenschaften der Abfrage fest:
- Geben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung ein, um die Abfrage und ihre Absicht zu identifizieren.
- Geben Sie unter Limit die maximale Anzahl von Datensätzen ein, die zurückgegeben werden sollen.
- Um nur Datensätze mit unterschiedlichen Werten zurückzugeben, z. B. um Duplikate zu vermeiden, wählen Sie Show only distinct rows.
- Um festzulegen, wer die Abfrage anzeigen und an ihr mitarbeiten darf, klicken Sie auf Berechtigungen , und wählen Sie die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf Speichern .
- Bearbeiten Sie den Namen und die Beschreibung der Abfrage nach Bedarf.
- Wählen Sie den Ordner, in dem die Abfrage gespeichert werden soll, und klicken Sie auf Abfrage speichern.
Um die Erstellung zu erleichtern, können Sie eine Kopie einer Abfrage als Ausgangspunkt für eine ähnliche Abfrage speichern.
- Kopieren Sie die bestehende Abfrage von sich aus oder Home :
- Klicken Sie in der Abfrage auf Speichern , Speichern unter.
- Wählen Sie unter Home Kopieren aus dem Menü der Abfrage.
- Klicken Sie in der Abfrage auf Speichern , Speichern unter.
- Geben Sie den Namen, die Beschreibung und den Speicherort für die neue Abfrage ein.
- Klicken Sie auf Abfrage speichern.
- Klicken Sie in der neuen Abfrage auf Berechtigungen , und wählen Sie unter die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter aus.
- Klicken Sie auf Speichern .
Schritt 2. Wählen Sie die Quellen der Abfrage
Um die Daten auszuwählen, die in der Abfrage verwendet werden sollen, schließen Sie Spalten aus Tabellen, Abfrageergebnissen und Tabellenkalkulationen ein, auf die Sie in der Workiva-Plattform zugreifen dürfen. Klicken Sie im linken Bereich Quellen auf Quellen hinzufügen, und wählen Sie die Daten aus, die in die Abfrage einbezogen werden sollen.
Wenn die Abfrage mehrere Quellen hat, legen Sie auf der Registerkarte Beziehungen fest, wie ihre Datensätze kombiniert - oder verbunden - werden sollen.
Hinweis: Wenn Sie die Abfrage speichern, werden automatisch alle Quellen entfernt, die als Needs Relationship erscheinen. Um diese Quellen zu erhalten, definiert ihre Beziehung zu anderen Quellen.
Schritt 3. Hinzufügen beliebiger Parameter
Um Werte für die Filter oder Berechnungen der Abfrage zu definieren, wenn die Abfrage ausgeführt wird, z. B. um die Daten in Echtzeit zu zerlegen, fügen Sie Parameter für deren Werte hinzu. Auf der Seite Parameter können Sie:
- Fügen Sie einen neuen Parameter hinzu und geben Sie die möglichen Werte an, wenn die Abfrage ausgeführt wird.
- Wählen Sie einen globalen Parameter , der vom Arbeitsbereichseigentümer konfiguriert wurde.
Schritt 4. Definieren Sie die Abfrageergebnisse
Sie können die Kriterien für die Ergebnisse einer Abfrage in einem Drag-and-Drop Builder oder - wenn Sie mit der SQL-Syntax vertraut sind - in einem SQL Editor definieren.
Tipp: Um Änderungen entweder in Builder oder SQL Editor rückgängig zu machen und zu der zuvor gespeicherten Version der Abfrage zurückzukehren, klicken Sie auf Zurücksetzen . Wenn Sie gemeinsam mit anderen an der Abfrage arbeiten, kann es sein, dass die zuletzt gespeicherte Version nicht Ihre letzte Speicherung ist.
Um Ihre Abfrage zu definieren, empfehlen wir den Builder, insbesondere wenn Sie mit der SQL-Syntax nicht vertraut sind.
- Um Daten anzugeben, die in die Abfrageergebnisse aufgenommen werden sollen, wählen Sie die Spalten unter Quellen aus, und klicken Sie auf Zu Feldern hinzufügen oder ziehen Sie sie unter Felder hin.
- Zum Durchsuchen des Bereichs Quellen klicken Sie auf Alle erweitern oder Alle einklappen , um alle Spalten ein- oder auszublenden.
- Um eine bestimmte Quelle oder Spalte zu finden, klicken Sie auf Show Filters und suchen Sie nach dem Namen der Quelle.
- Nachdem Sie die Felder der Abfrage hinzugefügt haben, definieren Sie im Bereich Feldeigenschaften die Eigenschaften oder die Berechnung der einzelnen Felder nach Bedarf.
- Auf der Registerkarte Filter können Sie unter Filter erstellen, um die Kriterien für die Quelldaten festzulegen, die in die Ergebnisse aufgenommen werden sollen, z. B. um sich auf bestimmte Konten oder Zeiträume zu konzentrieren.
Tipp: Um die Kriterien beim Ausführen der Abfrage auszuwählen, z. B. um die Daten in Echtzeit zu zerschneiden, verwenden Sie Parameterwerte mit Filtern oder Berechnungen.
Wenn Sie mit SQL vertraut sind, klicken Sie auf SQL und SQL bearbeiten, um die SQL-Anweisung der Abfrage in einem Editor zusammenzustellen.
Hinweis: Damit Ihre SQL-Syntax erhalten bleibt, wird der Editor standardmäßig im schreibgeschützten Zustand geöffnet. Je nach Komplexität Ihrer Abfrage kann es sein, dass Sie die Syntax nicht beibehalten können, wenn Sie nach dem Start im SQL-Editor auf Builder klicken.
Zwar enthält nicht jede Abfrage jede Klausel, doch wird jeder Teil der SQL-Anweisung in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt:
-
FROMundJOIN, um die Quellen der abgefragten Daten zu ermitteln -
WHERE, um nur Daten zu berücksichtigen, die bestimmte Kriterien erfüllen -
GROUP BY, um Daten auf der Grundlage gemeinsamer Werte zusammenzufassen -
HAVING, um nur Daten aus aggregierten Zeilen einzuschließen, die bestimmte Kriterien erfüllen -
SELECToderSELECT DISTINCT, um weiter zu spezifizieren, welche Quelldaten einbezogen werden sollen -
ORDER BY, um anzugeben, wie die Daten in den Ergebnissen sortiert werden sollen -
LIMITundOFFSET, um festzulegen, wie viele - und welche - Datensätze aus der Abfrage einbezogen werden sollen
Um die Datenintegrität zu gewährleisten, unterstützt der SQL-Editor Nur-Lese-Anweisungen wie SELECT, aber nicht Lese/Schreib-Anweisungen wie INSERT oder DELETE.
Um schnell auf eine Quellenspalte in der Syntax zu verweisen, klicken Sie im Bereich Quellen mit der rechten Maustaste darauf und wählen Zu Abfrage hinzufügen.
- Zum Durchsuchen des Bereichs Quellen klicken Sie auf Alle erweitern oder Alle einklappen , um alle Spalten ein- oder auszublenden.
- Um eine bestimmte Quelle oder Spalte zu finden, klicken Sie auf Show Filters und suchen Sie nach dem Namen der Quelle.
Hinweis: Um die Abfrageergebnisse auf bestimmte Datensätze zu beschränken, definieren Sie die Filterkriterien als SQL-Syntax. Um den Wert eines Filters bei der Ausführung der Abfrage festzulegen, verweist auf einen Parameter.
Schritt 5. Legen Sie die Ergebnisse aus
Standardmäßig werden die Abfrageergebnisse unsortiert und flach angezeigt, mit allen Feldern als separate Spalten wie in einer Tabelle. Zur besseren Übersichtlichkeit der Daten können Sie die Abfrageergebnisse nach den Daten eines Feldes sortieren.
Tipp: Um die Ergebnisse weiter zusammenzufassen und zu schwenken, können Sie sie unter als Kreuztabelle mit Zeilen, Spalten und Werten anordnen.
Um die Abfrageergebnisse zu sortieren, verschieben Sie auf der Registerkarte Sortieren die Felder, nach denen sortiert werden soll, auf Sortiert, und wählen Sie, ob die Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge angeordnet werden sollen.
Um die Abfrageergebnisse zu sortieren, verwenden Sie ein ORDER BY Schlüsselwort, wie z.B. ORDER BY field_header ASC. Um nach mehreren Feldern zu sortieren, trennen Sie jedes mit einem Komma; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Schritt 6. Überprüfen und Verwenden der Ergebnisse
Um die Ergebnisse einer Abfrage anzuzeigen, klicken Sie auf Abfrage ausführen . Wenn die Abfrage Parameter enthält, legen Sie deren Werte fest, und klicken Sie auf Run Query.
Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die Abfrageergebnisse korrekt angezeigt werden, können Sie sie in der gesamten Workiva-Plattform verwenden:
- Erstellen Sie eine Ansicht, um die Daten in Form einer Tabelle oder eines Diagramms zu analysieren
- Verbinden Sie die Daten mit einer Tabellenkalkulation oder die Tabelle oder das Diagramm von mit einem Dokument oder einer Präsentation
- Exportieren Sie die Daten in eine Tabelle oder Tabellenkalkulation