Das Bedienfeld "Verbindungen" ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Daten in verschiedenen Arbeitsbereichen und in Ihrem Unternehmen. Bei der Freigabe eines Datensatzes können Sie die Freigabe auf einen bestimmten Benutzer beschränken oder sie auf eine ganze Benutzergruppe ausdehnen. Die Datenempfänger können dann Aktualisierungen in ihren Arbeitsbereich aufnehmen, wenn sie dazu bereit sind - so entsteht im Wesentlichen eine "gated" Erfahrung, bei der jeder Datenempfänger Aktualisierungen auf seiner eigenen Zeitachse erhält.
Auf diese Weise können Teams über getrennte, aber miteinander verbundene Arbeitsbereiche verfügen, die gemeinsame Daten nutzen. Jeder Datenbesitzer entscheidet, wer Zugang zu einem Datensatz hat, während jeder Datenempfänger entscheidet, wann und wo diese Daten verwendet werden.
Hinweis: Diese Funktion funktioniert zusammen mit Blatt-zu-Blatt und Blatt-zu-Tisch Verbindungen.
Anforderungen
Rollen
- Die Rolle Workspace Owner oder Data Sharing Manager ist erforderlich, um eine Freigabe zu erstellen, zu löschen oder zu ändern.
Berechtigungen
- Sie müssen Dateibesitzer sein, um neue Freigaben oder Verbindungen zu erstellen oder Aktualisierungen eines bestimmten Arbeitsblatts zu veröffentlichen.
- Sie müssen Dateieigentümer oder Redakteur sein, um Aktualisierungen zu erhalten und Daten zu aktualisieren, die für Sie freigegeben wurden.
Einstellungen
- Wenn Sie mehreren Arbeitsbereichen angehören, können Sie Datensätze mit Benutzergruppen in all diesen Arbeitsbereichen gemeinsam nutzen.
- Wenn Sie nicht zu einem Arbeitsbereich gehören, können Sie trotzdem Datensätze freigeben - allerdings muss ein Org-Administrator oder ein Arbeitsbereich-Administrator im Ziel-Arbeitsbereich zuerst die Einstellung Arbeitsbereich freigeben aktivieren.
Eine neue Aktie erstellen
Eine "Freigabe" ist eine Art der Verbindung zwischen Benutzern und Arbeitsbereichen. Um eine Freigabe zu erstellen, initiieren Sie eine ausgehende Verbindung von Ihrem Quellarbeitsbereich; Sie können dann einzelne Benutzer oder ganze Benutzergruppen zur Freigabe hinzufügen und Updates massenweise an alle verbundenen Ziele veröffentlichen.
Hinweis: Sie müssen die Rolle Workspace Owner oder Data Sharing Manager haben, um eine Freigabe zu erstellen oder zu verwalten, und Sie müssen die Berechtigung Owner für die Datei haben, mit der Sie arbeiten.
- Öffnen Sie den Bereich Verbindungen auf der rechten Seite des Bildschirms.
- Wählen Sie oben die Registerkarte Outgoing.
- Klicken Sie auf der Registerkarte "Ausgehend" auf Verbindung hinzufügen.
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Wählen Sie die erste Option: Mit einem anderen Benutzer oder einer Benutzergruppe teilen.
Hinweis: Sie können von diesem Bildschirm aus auch eine Verbindung zu einem Blatt oder einer Tabelle herstellen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter: Details hinzufügen, um fortzufahren.
- Geben Sie Ihrer Aktie einen Namen und eine kurze Beschreibung. Diese wird an den Datenempfänger gesendet und informiert darüber, wo die Daten verwendet werden sollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter: Benutzer oder Benutzergruppen hinzufügen, um fortzufahren.
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Verwenden Sie das Feld Organization users, um einzelne Benutzer aus Ihrer Organisation zu finden, oder Workspace user groups, um eine ganze Gruppe hinzuzufügen.
Hinweis: Damit Gruppen in dieser Liste erscheinen, muss die Einstellung Arbeitsbereich freigeben von einem Administrator für den betreffenden Arbeitsbereich aktiviert werden.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Share.
Hinzufügen oder Entfernen des Zugriffs auf eine bestehende Freigabe
Sobald eine Freigabe erstellt ist, können Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen, ohne die zugrunde liegende Verbindung zu ändern.
- Öffnen Sie den Bereich Verbindungen auf der rechten Seite des Bildschirms.
- Wählen Sie oben die Registerkarte Outgoing.
- Suchen Sie Ihre freigegebene Verbindung und klicken Sie auf Freigabe verwalten.
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Klicken Sie auf das Feld Organization users, um einzelne Benutzer zu dieser Freigabe hinzuzufügen, oder auf das Feld Workspace user groups, um eine ganze Gruppe hinzuzufügen.
Hinweis: Daten, die mit einem einzelnen Benutzer gemeinsam genutzt werden, können in jedem Arbeitsbereich verwendet werden, in dem er Mitglied ist. Daten, die für eine Benutzergruppe freigegeben sind, können jedoch nur in diesem Arbeitsbereich verwendet werden.
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Um Benutzer aus der Freigabe zu entfernen, klicken Sie auf Zugriff entfernen neben dem Namen des Benutzers am unteren Rand des Fensters.
Hinweis: Verwenden Sie die Registerkarten, um zwischen einzelnen Benutzern und Benutzergruppen hin- und herzuschalten.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig.
Bitte beachten Sie, dass das Entfernen des Zugriffs auf eine Freigabe keine Auswirkungen auf bestehende Verwendungen dieser Daten hat und dass alle derzeit freigegebenen Verbindungen weiterhin Aktualisierungen erhalten. Durch das Entfernen des Zugriffs wird lediglich verhindert, dass diese Daten in Zukunft eingefügt werden.
Wenn Sie diese Verbindung dauerhaft unterbrechen wollen, sollten Sie die gemeinsame Verbindung vollständig entfernen.
Eine gemeinsame Verbindung entfernen
Wenn eine Freigabe nicht mehr benötigt wird und Sie sie dauerhaft löschen möchten, können Sie sie direkt aus dem Bedienfeld "Verbindungen" entfernen. Dadurch wird die Verbindung für alle Benutzer unterbrochen und zukünftige Aktualisierungen werden verhindert.
- Öffnen Sie den Bereich Verbindungen.
- Gehen Sie zu Ausgehende Verbindungen.
- Suchen Sie Ihre Verbindung, öffnen Sie das Dropdown-Menü, und wählen Sie Verbindung entfernen.
Nachdem eine Freigabe entfernt wurde, bleiben alle bestehenden Verwendungen dieser Daten im Zielarbeitsbereich erhalten - er erhält jedoch keine Aktualisierungen mehr aus dem Quellarbeitsbereich. Sie müssen eine neue Freigabe erstellen, wenn Sie die Verbindung später wiederherstellen möchten.
Aktualisierungen teilen und veröffentlichen
Nach der Aktualisierung eines gemeinsam genutzten Datasets im Quellarbeitsbereich müssen Sie die Änderungen veröffentlichen. Dadurch werden aktualisierte Daten an jeden Zielarbeitsbereich gesendet, die die Empfänger durch Aktualisieren der Verbindung in ihre Blätter "übernehmen" können.
Hinweis: Für die Veröffentlichung von Aktualisierungen ist eine Eigentümerberechtigung erforderlich, aber sowohl Redakteure als auch Eigentümer können Aktualisierungen erhalten.
Um aktualisierte Daten zu veröffentlichen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisierungen freigeben an einer der drei Stellen:
Unabhängig davon, wo diese Aktion eingeleitet wird, werden Sie aufgefordert, eine kurze Beschreibung der Änderungen abzugeben, bevor Sie die Aktualisierungen freigeben. Diese kurze "Nachricht" wird den Datenempfängern angezeigt, wenn sie ihre Blätter später aktualisieren.
Verbindung zu gemeinsamen Daten (als Datenempfänger)
Als Datenempfänger können Sie gemeinsame Datensätze finden und einfügen, indem Sie eine eingehende Verbindung herstellen. Freigegebene Datensätze sind an ihr Quellziel gebunden und können nach der ersten Freigabe an mehreren Stellen in Ihrem Arbeitsbereich eingefügt werden. Jede Verwendung dieser gemeinsam genutzten Daten kann dann unabhängig nach Ihrem eigenen Zeitplan aktualisiert (oder "aufgefrischt") werden.
Hinweis: Sie können zwar auf freigegebene Daten zugreifen, aber nicht direkt das Quelldokument öffnen, aus dem sie freigegeben wurden.
- Öffnen Sie den Bereich Verbindungen auf der rechten Seite des Bildschirms.
- Wählen Sie oben die Registerkarte "Eingehend" und klicken Sie auf Verbindung hinzufügen > Gemeinsamer Datensatz.
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Klicken Sie auf Einfügen, um den freigegebenen Datensatz zu Ihrem aktuellen Blatt hinzuzufügen.
Hinweis: Bevor Sie einen Datensatz einfügen, klicken Sie darauf, um zusätzliche Details wie die Beschreibung, den Quellarbeitsbereich und den ursprünglichen Datenanbieter zu sehen.
Nachdem Sie einen Datensatz zum ersten Mal hinzugefügt haben, müssen Sie möglicherweise eine Weile warten, bis das Blatt mit den neuen Daten aktualisiert wird.
Gemeinsame Daten aktualisieren
Sobald gemeinsame Daten zu einem Blatt hinzugefügt wurden, können Sie sie aktualisieren, indem Sie auf die Schaltfläche Refresh incoming klicken. Dies kann an drei Stellen eingeleitet werden.
Auf der rechten Seite können Sie auf der Registerkarte "Eingehende" des Panels Verbindungen aktualisieren. Sie können von hier aus auch alle Blattverbindungen auf einmal aktualisieren.
Hinweis: Sie können auf klicken. Hier können Sie die Nachricht anzeigen, um eine kurze Beschreibung der Änderung zu sehen, die vom Benutzer bereitgestellt wurde.
FAQ
Wie unterscheidet sich das Entfernen einer Freigabe vom Entfernen des Zugriffs auf eine Freigabe?
Eine "Freigabe" ist einfach eine Art der Verbindung zwischen zwei oder mehreren Arbeitsbereichen. Sie können den Zugriff auf eine gemeinsam genutzte Verbindung rationieren, indem Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen, aber die zugrunde liegende Verbindung ist davon nicht betroffen - es sei denn, Sie entfernen sie vollständig.
Die Entfernung einer Aktie auf diese Weise kann nicht rückgängig gemacht werden und sollte sorgfältig überlegt werden.
Eine Freigabe entfernen: Mit dieser Aktion wird die freigegebene Verbindung für alle Benutzer dauerhaft gelöscht. Alle vorhandenen Einfügungen von gemeinsam genutzten Daten bleiben im Zielarbeitsbereich "verwaist", und es werden keine zukünftigen Aktualisierungen empfangen. Zum Abschnitt springen.
Entfernen Sie den Zugriff auf eine Freigabe: Diese Aktion hat keine Auswirkungen auf die Verbindung selbst Alle vorhandenen Einfügungen von gemeinsam genutzten Daten verbleiben im Zielarbeitsbereich, und dieser wird auch in Zukunft aktualisiert werden. Zum Abschnitt springen.
Wo kann ein Datenempfänger gemeinsam genutzte Daten verwenden?
Dies hängt davon ab, wie die Daten ursprünglich freigegeben wurden.
- Wenn der Datensatz für einen einzelnen Benutzer freigegeben wurde: Dieser Datensatz ist für diesen Benutzer in jedem Arbeitsbereich des Unternehmens verfügbar. Damit kann der Datenempfänger die Daten überall dort verwenden, wo er die Berechtigung dazu hat.
- Wenn das Dataset mit einer Benutzergruppe geteilt wurde: Dieser Datensatz ist nur innerhalb des Zielarbeitsbereichs verfügbar. Wenn die Mitglieder der Benutzergruppe die Daten in einem anderen Arbeitsbereich verwenden möchten, müssen sie ihnen direkt mitgeteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Datenempfänger zwar Zugriff auf die freigegebenen Daten haben, aber nicht direkt auf die Quelldatei zugreifen können, aus der sie freigegeben wurden.