Informationen zur Erstellung eines Prozesses im Allgemeinen finden Sie unter Erstellen eines Prozesses.
Hinweis: Inhaltsanfragen sind derzeit mit der ESG-Lösung und der erweiterten SEC-Lösung verfügbar. Kontaktieren Sie Ihren Customer Success Manager, um mehr zu erfahren.
Bei Inhaltsanforderungen erhalten die Beauftragten eine Berechtigung als Bearbeiter für den ausgewählten Dateispeicherort, sobald die Aktion beginnt. Nachdem der Zugewiesene die Inhaltsanforderung übermittelt hat, wird der Genehmigende (falls zugewiesen) benachrichtigt, um seine Arbeit zu überprüfen, und erhält die Ansichtsberechtigung für die Datei. Nachdem die Inhaltsanforderung vollständig abgeschlossen ist, behalten sowohl der Beauftragte als auch der Genehmigende den Viewer-Zugang.
Hinzufügen einer Inhaltsanforderung zu einem Prozess
Nachdem Sie einen Prozess erstellt haben, können Sie über die Schaltfläche Aktion hinzufügen in der Symbolleiste eine Inhaltsanfrage hinzufügen.
Füllen Sie dann die Felder auf der rechten Seite von Aktionsdetails aus. Jede Inhaltsanfrage muss die folgenden Informationen enthalten:
- Titel: Der Name Ihrer Aktion
- Zugewiesen an: Der Mitarbeiter, der die Inhaltsanforderung vervollständigen muss
- Datei: Die Datei, in der der Inhalt benötigt wird
- Abschnitt: Der spezifische Abschnitt in der Datei, in dem der Inhalt benötigt wird
Sie können auch hinzufügen:
- Fälligkeitsdatum (optional): Dies ist das Datum, bis zu dem der Beauftragte die Inhaltsanfrage abschließen muss. Wenn Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
- Erinnerungen für Empfänger: Sie können die Standardeinstellungen des Systems verwenden, keine Erinnerungen senden oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
- Genehmigung durch (optional): Der Genehmigende, der den Inhalt des Beauftragten genehmigt oder zur weiteren Überarbeitung zurückgibt
- Fälligkeit der Genehmigung (optional): Dies ist der Zeitpunkt, bis zu dem der Genehmigende die Inhaltsanfrage genehmigen muss. Wenn Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
- Erinnerungen für Genehmigende: Wenn Sie einen Genehmiger hinzufügen, können Sie die Erinnerungen für den Genehmiger anpassen. Sie können die Standardeinstellungen des Systems verwenden, keine Erinnerungen senden oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
- Anweisungen (optional): Zusätzliche Informationen, die zur Vervollständigung der Inhaltsanfrage erforderlich sind
- Tags (optional): Identifizierende Informationen über die Aktion unter Verwendung einer Kategorie und eines Wertes (z. B.: Priorität: Niedrig)
Überprüfen Sie Ihren Prozess, bevor Sie ihn starten
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, vor Beginn des Prozesses Folgendes zu tun:
- Überprüfen Sie Ihre Prozesseinstellungen. Sobald Sie Ihren Vorgang gestartet haben, können Sie die folgenden Einstellungen nicht mehr ändern: Auftrag starten, Ihre Geschäftstage Konfiguration (Sie können nur Letzter Geschäftstag ändern), und die Zertifizierungen Einstellung Automatische Genehmigung.
- Überprüfen Sie den Zustand Ihres Prozesses, indem Sie im linken Bereich auf Check for issues klicken. Dadurch werden Sie auf Probleme aufmerksam gemacht, z. B. Aufgaben, bei denen erforderliche Informationen fehlen oder deren Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, so dass Sie diese schneller lösen können.
- Überprüfen Sie, ob alle Zertifizierungsmaßnahmen und ihre Details korrekt sind, indem Sie alle Prozessmaßnahmen als CSV-Datei exportieren.
Starten Sie einen Prozess mit Inhaltsanforderungen
Nachdem Sie Ihren Prozess erstellt haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf Prozess starten. Sobald eine Inhaltsanforderung beginnt, erhalten die Beauftragten eine E-Mail mit einem direkten Link zum zugewiesenen Dateiabschnitt.
Hinweis: Nur ein Prozesseigentümer kann den Prozess ausführen (dieser Prozesseigentümer wird der Prozessmanager). Außerdem muss der Prozesseigentümer über Eigentümerrechte für die zugewiesenen Dateien in den Inhaltsanforderungen verfügen, um den Prozess ausführen zu können.
Für Dateien in Inhaltsanforderungen müssen Sie die Dateiberechtigungen nicht manuell aktualisieren; die Beauftragten erhalten das Recht, die Datei zu bearbeiten, sobald die Inhaltsanforderung beginnt.
Wenn die Startreihenfolge des Prozesses auf Alle auf einmal eingestellt ist, erhalten die Beauftragten die Editor-Berechtigung für die Datei, sobald Sie den Prozess starten. Wenn die Startreihenfolge auf One at a time oder Manual eingestellt ist, erhalten die Beauftragten erst dann Redakteursrechte, wenn ihre spezifische Inhaltsanfrage beginnt.
Nachdem der Beauftragte seine Inhaltsanforderung abgeschlossen hat, werden seine Berechtigungen auf Betrachter gesetzt. Falls zutreffend, erhalten die Genehmigenden auch Viewer-Berechtigungen, um die Arbeit des Beauftragten zu überprüfen. Wenn der Genehmigende die Inhaltsanforderung zur Überarbeitung an den Beauftragten zurückschickt, erhält der Beauftragte wieder Zugriff auf den Editor.