Die Vorlage Initiate Document Export ermöglicht es Ihnen, Workiva-Dokumente im HTTP-Format zu exportieren, die dann in eine PDF- oder DOCX-Datei umgewandelt werden können. Diese Funktion wird häufig verwendet, um Dokumente zu sichern, die Offline-Bearbeitung zu ermöglichen oder um Workiva-Dokumente mit Benutzern außerhalb des Arbeitsbereichs zu teilen.
Anforderungen
- Sie müssen über Zugriff auf die Client-ID und das Client-Geheimnis haben, um Ihre OAuth2-Erlaubnis zu erhalten.
- Die folgenden Konnektoren müssen in Ihrem Arbeitsbereich konfiguriert werden:
Erweitern Sie Ihre Vorlage
Die Vorlage Initiate Document Export befindet sich im Abschnitt Workiva Chains des Bildschirms Templates.
So finden Sie es:
- Gehen Sie in Chain Builder auf die Registerkarte Templates .
- Wählen Sie Workiva Chains aus dem Menü am oberen Rand.
- Suchen Sie oben rechts nach Initiate Document Export und öffnen Sie die Vorlage.
Nachdem Sie Ihre Vorlage gefunden haben, konfigurieren Sie sie mit den unten aufgeführten Variablen und Laufzeiteingaben für Ihren Arbeitsbereich.
Hinweis: Ausführliche Anweisungen zum Erstellen einer Kette aus einer Vorlage finden Sie im Artikel Ketten erstellen und verwalten.
Variablen
| Variabel-Typ | Name der Variablen | Beschreibung | Erforderlich? |
| Dynamische Kette | dcv-exportStatus | Dient zur Erfassung des Exportstatus des Dokuments. | Ja |
| Dynamische Kette | dcv-resourceURL | Der Dokumentenname oder ID-Wert. | Ja |
| Arbeitsbereich | wsv-ClientID | ID, die aus dem OAuth2 Grant für Ihren Workiva Connector generiert wurde. | Ja |
| Arbeitsbereich | wsv-Secret | Geheimes Token, das aus dem OAuth2 Grant für Ihren Workiva Connector generiert wurde. | Ja |
| Arbeitsbereich | wsv-IAMURL | Die IAM Host Override URL. | Ja |
| Arbeitsbereich | wsv-PlatformURL | Die Plattform-API-Host-Überschreibungs-URL. | Ja |
Überlegungen
| Laufzeit-Eingabe | Beschreibung | Optionen | Erforderlich? |
| ExportFormat | Gibt das Format des Exports an. | .pdf oder .docx | Ja |
| ExportID | Die ID des Dokuments. | Ja | |
| ExportDateiname | Kann beim Hochladen oder Versenden von E-Mails verwendet werden, um den Standardnamen der Datei zu ersetzen. | Nein | |
| Abschnitte | Die IDs der Abschnitte innerhalb des zu exportierenden Dokuments. Kann leer gelassen werden, wenn das gesamte Dokument exportiert wird. | Nein | |
| Docx - Exportoptionen | Beim Export nach .docx werden hier Angaben zu dem exportierten Objekt gemacht. |
|
Nein |
| PDF-Exportoptionen | Beim Export nach .pdf werden hier Angaben zum exportierten Objekt gemacht. |
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Nein |
Hinweis: Wenn Sie die optionalen Felder leer lassen, wird das gesamte Objekt exportiert, ohne dass Spezifikationen angewendet werden.
Einrichtung von E-Mail-Benachrichtigungen
Um die exportierte Datei zu erhalten, müssen Sie zusätzlich den Befehl Get (Final Resource) mit einer E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren:
- Wählen Sie bei der Bearbeitung der Kette „Dokumentenexport initiieren“ den Befehl Get (Final Resource) und klicken Sie auf den Stift Bearbeitung
- Klicken Sie auf das Umschlagsymbol, um den Bildschirm Benachrichtigungen zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Meldung.
- Öffnen Sie das Dropdown-Menü "Bedingung" und wählen Sie Erfolg.
- Öffnen Sie das Dropdown-Menü "Empfänger" und wählen Sie die E-Mail-Adressen aller Benutzer aus, die das exportierte Objekt erhalten sollen.
- Öffnen Sie das Menü "Anhänge" und wählen Sie die Datei aus, die mit dem Befehl "Get (Final Resource)" ausgegeben wurde.
Bei diesem Vorgang wird dem Empfänger der E-Mail eine HTTP-Datei gesendet. Der Empfänger muss dann die Dateierweiterung manuell in das gewünschte Format umbenennen:
- File_name.txt. => file_name.pdf
- File_name.txt => file_name.docx
Fehlersuche
Wenn Ihre Kette einen Fehler ausgelöst hat oder die richtigen Daten nicht aktualisiert werden konnten, überprüfen Sie, ob Folgendes zutrifft:
-
Alle Arbeitsbereichsvariablen sind korrekt. Wenn Sie einen Sandbox-Arbeitsbereich verwenden, verwenden Sie die Sandbox-Version der IAM/Plattform-URLs.
-
Sie haben alle notwendigen Eingaben zur Laufzeit, wie z.B. die Präsentation und die Export-ID, gemacht.
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Sie haben eine E-Mail-Benachrichtigungseinstellung für den Befehl Get (Final Result) konfiguriert.