Wenn Sie eine Aufgabe haben, die von mehreren Mitarbeitern erledigt werden muss, können Sie schnell Aufgaben in großen Mengen erstellen und zuweisen. Wenn Sie Aufgaben in großen Mengen erstellen, wird für jeden Empfänger eine eigene Aufgabe zur Erledigung an die Aufgabenliste gesendet.
Massenerstellung einer Aufgabe in einer Datei
So erstellen Sie eine Aufgabe in einer Datei:
- Klicken Sie bei geöffneter Datei im rechten Fensterbereich auf das Symbol Aufgaben .
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol am oberen Rand des Bereichs Aufgaben.
- Fügen Sie die Details der Aufgabe hinzu. Um die Aufgabe in der Masse zu erstellen, fügen Sie alle Empfänger in das Feld Zugewiesen an ein.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Aufgaben in großen Mengen erstellen. Jeder Empfänger erhält eine separate Aufgabe, die er erledigen muss.
Hinweis: Wenn Sie die Option Massenerstellung von Aufgaben nicht wählen, wird nur eine Aufgabe erstellt, und nur einer der Empfänger muss die Aufgabe erledigen.
Ihre Aufgabe wird erstellt und erscheint nun in der Aufgabenliste jedes Mitwirkenden.
Hinweis: Die Möglichkeit, automatische Erinnerungen anzupassen, ist derzeit beim Erstellen von Aufgaben in einer Datei nicht verfügbar. Wenn Sie noch die automatischen Erinnerungen für Aufgaben in einer Datei anpassen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Aufgabe auf der Registerkarte Aufgaben in Home bearbeiten.
Eine Aufgabe in der Startseite als Sammelaufgabe erstellen
Sie können Aufgaben auch von der Registerkarte Aufgaben in Home aus erstellen. Um von dieser Registerkarte aus Aufgaben in großen Mengen zu erstellen:
- Klicken Sie auf Neue Aufgabe erstellen.
- Fügen Sie im Bereich Aufgabe erstellen die Details der Aufgabe hinzu. Um die Aufgabe in der Masse zu erstellen, fügen Sie alle Empfänger in das Feld Zugewiesen an ein.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Aufgaben in großen Mengen erstellen. Jeder Empfänger erhält eine separate Aufgabe, die er erledigen muss.
Hinweis: Wenn Sie die Option Bulk-Aufgaben erstellen nicht wählen, wird nur eine Aufgabe erstellt und nur ein Empfänger muss die Aufgabe erledigen.
Ihre Aufgabe wird erstellt und erscheint nun in der Aufgabenliste jedes Mitwirkenden.
Hinweis: Sie können auch Ihre automatischen Erinnerungen beim Erstellen von Aufgaben von Home aus anpassen.
Von Home aus zum Speicherort einer Aufgabe gehen
Auf der Registerkarte Aufgaben auf der Startseite haben Sie gegebenenfalls mehrere Möglichkeiten, um nach der Erstellung einer Aufgabe zu deren Standort zu gelangen:
- Klicken Sie auf den Hyperlink in der Spalte Aufgabe oder Ort.
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Klicken Sie in die Zeile der Aufgabe, um das Detailfenster zu öffnen, und klicken Sie auf den Hyperlink am unteren Rand des Fensters.