Mithilfe von Ordnern können Sie Dateien und Anhänge an einem Ort zusammenfassen und den Inhalt als eine einzige PDF-Datei exportieren. Bei diesem Verfahren bleiben die Markierungen für Dokumente und Anhänge beim Export erhalten, was besonders beim digitalen Ausgliederungsprozess nützlich ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Binder erstellen, Dateien hinzufügen und verwalten und den Inhalt exportieren.
Erstellen eines Ordners
So erstellen Sie einen neuen Binder:
- Wählen Sie unter Startseite, Erstellen.
- Wählen Sie Bindemittel. Der neue Binder öffnet sich automatisch.
- Wählen Sie zum Aktualisieren des Standardordnernamens Umbenennen.
- Geben Sie einen personalisierten Namen ein und wählen Sie Umbenennen.
Sie haben nun einen Ordner, in dem Sie Dateien hinzufügen und speichern können.
Dateien hinzufügen
Sie können Dateien aus Ihrem aktuellen Arbeitsbereich zum Binder hinzufügen, oder Sie können wählen, Dateien von Ihrem Computer hochzuladen.
Hinweis: Ein Ordner hat eine Höchstzahl von 100 Dateien.
Dateien aus Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen
So fügen Sie Dateien aus Ihrem Arbeitsbereich in den Binder ein:
- Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Datei hinzufügen, oder wählen Sie Datei hinzufügen unter der Registerkarte Bearbeiten , um Aus diesem Arbeitsbereich zu wählen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Dateien, die Sie hinzufügen möchten.
Hinweis: Sie müssen als Betrachter, Bearbeiter oder Eigentümer einer Datei berechtigt sein, um sie zu einem Binder hinzufügen zu können.
- Klicken Sie auf Öffnen.
- Um weitere Dateien hinzuzufügen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Datei hinzufügen oder wählen Sie die Option Datei hinzufügen auf der Registerkarte Bearbeiten.
Workiva-Dateien, die zu neuen Ordnern hinzugefügt werden, zeigen das Datum und die Uhrzeit der aktuellen Revision der Datei zum Zeitpunkt des Hinzufügens an. Aktualisieren Sie die Dateirevisionen nach Bedarf, oder ändern Sie die Standardeinstellung unter Binder Properties.
Dateien von Ihrem Computer hinzufügen
So fügen Sie Dateien von Ihrem Computer in den Binder ein:
- Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Datei hinzufügen, oder wählen Sie Datei hinzufügen unter der Registerkarte Bearbeiten , um Von Ihrem Computer auszuwählen.
- Wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer und wählen Sie Öffnen.
- Um weitere Dateien hinzuzufügen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Datei hinzufügen oder wählen Sie die Option Datei hinzufügen auf der Registerkarte Bearbeiten.
Hochgeladene Dateien, die zu neuen Ordnern hinzugefügt werden, zeigen das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Datei hochgeladen wurde.
Sobald Sie Dateien in Ihren Ordner eingefügt haben, können Sie sie organisieren tabs und sie bei Bedarf verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Dateien in einer Mappe organisieren.
Datei ersetzen
Sie können Dateien, die nicht von Workiva stammen, einfach im Ordner ersetzen.
Um eine Datei zu ersetzen:
- Klicken Sie auf die Datei, die Sie in der Mappe ersetzen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Eigenschaften auf den Dropdown-Pfeil.
- Wählen Sie Datei ersetzen.
- Wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie Öffnen.
- Wenn Sie Kommentare aus der Originaldatei haben, die Sie für die Ersetzungsdatei beibehalten möchten, aktivieren Sie die Option Original-Kommentare auf die Ersetzungsdatei anwenden.
- Klicken Sie auf Ersetzen.
Platzhalter für eine Datei hinzufügen
Wenn Sie die Datei noch nicht in Ihrem Ordner haben, können Sie einen Platzhalter hinzufügen.
Platzhalter hinzufügen
Um einen Platzhalter in Ihrem Binder hinzuzufügen, können Sie auf die Schaltfläche Platzhalter hinzufügen am unteren Rand des Binders oder auf Platzhalter hinzufügen in der Symbolleiste Bearbeiten klicken.
Datei auf Platzhalter hochladen
Wenn Sie bereit sind, können Sie eine Datei in einen Platzhalter hochladen.
Um eine Datei hochzuladen:
- Klicken Sie auf den Platzhalter in der Mappe.
- Klicken Sie im Bereich Eigenschaften auf den Dropdown-Pfeil.
- Wählen Sie Datei hochladen.
- Wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie Öffnen.
Verwalten von Dateidetails und Anhängen
Nach dem Hinzufügen von Dateien zum Binder haben Sie die Möglichkeit, den Anzeigenamen der Datei zu aktualisieren und Dokumentmarkierungen und Anhänge für Arbeitsbereichsdateien aufzunehmen.
Anzeigename aktualisieren
Nachdem die Dateien hinzugefügt wurden, können Sie den Anzeigenamen des Dokuments im Bereich Eigenschaften aktualisieren.
Hinweis: Das Aktualisieren des Anzeigenamens einer Datei ändert die Darstellung des Namens innerhalb des Binders, hat aber keinen Einfluss auf den Dateinamen innerhalb der gesamten Anwendung.
Dokumentmarkierung einschließen
Für Dokumente, die aus Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt wurden, können Sie Dokumentauszeichnung einbeziehen im Bedienfeld Eigenschaften auswählen. Alle Dokumentauszeichnungen, die dem Dokument hinzugefügt wurden, werden in den Binder-Export aufgenommen.
Dateianhänge einbeziehen
Für Dateien, die aus Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt wurden, können Sie im Bedienfeld Eigenschaften zusätzliche Optionen für Ihre Dokument-, Präsentations- oder Tabellenkalkulationsanhänge auswählen: Anhangbeschriftungen einbeziehen, Anhänge einbeziehen und Anhangmarkierungen einbeziehen.
| Anhangsoption | Beschreibung |
| Etiketten für Anhänge einbeziehen |
Alle individuell gestalteten Etiketten, die für angehängte Dateien verwendet werden, sind in der Mappe enthalten. |
| Anhänge einschließen |
Externe Dateien, die als Anhang zu Ihren Workiva-Dateien hinzugefügt wurden, werden in die Mappe aufgenommen. |
| Anhangsmarkierung einschließen |
Diese Anhangsoption wird angezeigt, wenn "Anhänge einbeziehen" ausgewählt ist. Jede Markierung, die dem Anhang im Markup Viewer hinzugefügt wurde, wird in die Mappe aufgenommen. |
Dateirevisionen aktualisieren
Workiva-Dateien, die von Ihrem Arbeitsbereich aus hinzugefügt werden, zeigen das Datum und die Uhrzeit der aktuellen Revision der Datei zum Zeitpunkt des Hinzufügens zum Binder an. Revision Management ermöglicht es den Besitzern und Bearbeitern von Ordnern, zu steuern, wann die letzte Revision einer Datei im Ordner angezeigt wird. Sie können eine ausgewählte Datei oder alle Dateien aktualisieren, um die neueste Version anzuzeigen.
Um eine einzelne Datei auf die neueste Revision zu aktualisieren, klicken Sie auf eine Datei im Binder und wählen Sie Datei auf neueste Revision aktualisieren im Bedienfeld Eigenschaften.
Um alle Dateien im Binder auf den neuesten Stand zu bringen, wählen Sie Alle Revisionen aktualisieren in der Symbolleiste Bearbeiten.
Binder-Eigentümer können die Standardeinstellung für die Revisionsverwaltung in den Binder-Eigenschaften ändern. Wenn Sie das Kontrollkästchen neben Auto-Update Revisionen aktivieren, werden die letzten Dateirevisionen automatisch in den Binder gezogen.
Eigenschaften des Bindemittels
Eigentümer von Bindemitteln können die Eigenschaften der Bindemittel anpassen.
So aktualisieren Sie die Bindemitteleigenschaften:
- Wählen Sie Eigenschaften auf der Registerkarte Bearbeiten .
- Passen Sie die Eigenschaften an Ihre Bedürfnisse an. Sie haben die Möglichkeit, die Name, Allgemeinen Optionen, Revisionsverwaltung, Arbeitsblattoptionen, Größe, Ausrichtung, und Maßstab des Binders zu aktualisieren.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Änderungen für Ihren Binder zu übernehmen.
Exportieren eines Ordners
Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Mappe zu exportieren:
- Als PDF speichern
Wenn Sie Als PDF speichern wählen, wird der Binder als PDF-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Wenn Sie Drucken wählen, wird eine Vorschau der Sammelmappe in einer neuen Registerkarte in Ihrem aktuellen Browser geöffnet; dadurch können Sie den Ordner ausdrucken, herunterladen oder in der Vorschau anzeigen.
Bei beiden Exportoptionen können Sie wählen, ob Sie den gesamten Ordner oder die aktuell ausgewählte Datei speichern möchten.
Dateien entfernen
So entfernen Sie Dateien aus Ihrer Mappe:
- Klicken Sie auf das graue Feld 'x' neben der aufgelisteten Datei.
- Wählen Sie Entfernen, um zu bestätigen, dass Sie diese Datei entfernen möchten.
Löschen eines Ordners
Sie können eine Sammelmappe löschen, indem Sie ihn mit der rechten Maustaste auf Startseite klicken oder über das Dropdown-Menü Löschen auswählen.