建議使用 Workiva 的常青樹回寫方法（也稱為複製到封存），用於跨期間維護報告檔案。確定報告期間後，您可以建立一份封存副本，並繼續使用原始檔案為下一個期間工作。這會在使用中檔案中保留修訂歷程紀錄，並讓您可以使用里程碑和修正標記來比較報告期間。
由於您的檔案會保持使用中，因此在移至新期間無需更新 Wdata 連線或顯示超連結。
對於具有 XBRL 的文件，請先完成此流程，然後 回寫 XBRL 日期。
第 1 步：完成確定
在回寫之前，請完成以下步驟，為報表期間建立乾淨的最終版本。
- 分別開啟資料夾中的每個檔案。這包括文件、簡報、試算表和常見的文字敘述。
- 確保已接受或拒絕所有工作檔案中的所有追踪修訂。
- 檢查是否已解決所有註解。
- 請確保已從您的文件、試算表和常見敘述性檔案中發布所有連結。
- 為每個檔案執行 文件健康狀況 檢查並解決任何問題。
- 請為資料夾執行連結檔案報告，以確認包含所有預期的連結檔案，然後向前復原。
步驟 2: 在完成檔案後
- 在封存之前，請先在每個檔案中建立里程碑，以標示最終版本。
- 在 History 面板中，選取下拉式清單，然後在最新修訂上選擇 Create Milestone 。
- 使用一致的命名慣例重新命名里程碑以反映報告期間和版本。例如： Q1 2025 As Filed、 Q1 2025 Final Signed/Distribated。進一步了解里程碑。
- 分發或歸檔檔案後，請清除所有已套用的篩選條件，然後再复制資料夾。這可確保複製的檔案在開始下一個報表週期時所有內容可見。
步驟 3：確認資料夾已就緒
複製資料夾，而不是個別檔案。在向前復原之前，請確保資料夾中包含所有連結文件，否則復制的檔案中將無法正確保留連結。
最佳做法是建立子資料夾，以便在多次向前復原後保持檔案井井有條。若要建立子資料夾，請在資料夾上按一下右鍵，並從選單中選取 「新 建子資料夾」 。
例如，您可以為年度建立父資料夾，為每個報告期間建立子資料夾。
第 4 步：複製資料夾
複製資料夾會建立其內容的副本，而不會更改原始檔案。一起復制的檔案之間的連結會保留。指向資料夾外部來源檔案的連結取決於您選擇的複制設定。
注意： 只有工作區擁有者、內容管理員和復制管理員可以復制檔案。
- 從 Home 中選取 Files。
- 對您要向前復原的資料夾按一下右鍵，然後選取 「複製」(Copy)。
- 確認檔案分解包含您要回寫的所有檔案，然後按一下 Next。
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在「複製設定」 (Copy Settings) 中，選取要包含在復制檔案中的內容，然後檢視 「位置」(Location) 以選擇要將復制檔案的放置位置。
注意： 如果隨附的檔案具有自動化功能，它們將自動包含在副本中。為了減少複製的自動化中的錯誤，請包含執行自動化所需的其他任何內容。
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取消選取 連結和流程參考。
注意： 在相同資料夾結構中連結在一起的檔案仍會保留在副本中。此設定僅影響指向資料夾外部檔案的連結。
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取消選取 連線。
注意： 取消選取連線會在未從原始檔案中移除連線的情況下，防止重新整理封存檔案中的資料。如果您使用內容預留位置連線，請在更新下一個期間的使用中檔案之前，在封存副本中審閱這些預留位置。
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在 「位置設定」(Location Settings)下，設定「 新資料夾名稱」(New Folder Name) ，以反映此資料夾包含歷史檔案。
- 針對 Location，您可以：
- 選取將成為歷史父資料夾的目前年份和季度資料夾，或
- 選取 Create a destination folder，為副本命名，以反映其已封存，然後選擇年終父資料夾。然後在 Files中重新命名 Live 資料夾。
- 選取 「複製」。
複製會在後台執行。準備就緒後，您會收到通知和電子郵件。
注意： 複製前所做的任何權限更新都將沿用到復制的檔案中。
第 5 步：更新並審閱您的檔案
複製完成後，請重新命名所有檔案，然後鎖定封存檔案。
注意： 您只能將檔案重新命名為唯一的名稱。
- 巡覽至原始的 Evergreen 檔案，按一下右鍵，然後選取 「重新命名」 以反映新的報告期間。
- 導覽至您複製的檔案，按一下右鍵，然後選取 「重新命名」 以反映上一個報表週期。
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對已封存資料夾中的每個檔案按一下右鍵，然後選取 「鎖定編輯」(Lock Editing) 以防止歷史檔案遭到變更。
注意： 「鎖定編輯」會防止直接內容編輯，但不會防止從其他檔案中的目的地連結更新。確認您的封存檔案沒有保留指向可能變更歷史內容的使用中來源的連結。
- 確認所有預期的檔案已包含在副本中。
- 返回您最初的 Evergreen 資料夾並開啟主試算表以更新新報表期間的日期。審閱後，發布變更。
- 檢查您的文件，確保所有日期都已連結並回寫到新的報告期間。例如，如果從 Q2 回寫到 Q3，則驗證將六個月已更改為九個月，第二季度已更改為第三季度，依此類推。
- 檢查簽名頁和證明上的更新日期。
- 視需要更新超連結。如果超連結沒有新的變更，請跳過此步驟。
- 檢查 文件健全情況。
- 開始下一個期間的編輯。