回寫可讓您複製一組維護其連結的文件,而不是從頭開始建立和連結新版本。回寫時,您將使用包含所有要包含的文件的資料夾。
對於使用 XBRL 的文件,您仍將使用此進程回寫資料夾中的檔案。完成後,您可以回寫 XBRL 日期。
第 1 步:準備一個資料夾
我們建議的最佳做法為建立一個子資料夾,以便在您進行多次回寫後,仍能保持檔案井然有序。若要建立子資料夾,請在資料夾上按一下右鍵,並從功能表中選取「新的子資料夾 」。
例如,您可以在主要財務資料夾中建立一個「2020」子資料夾,來涵蓋您當年度的季報告。
我們還建議您建立主試算表,其中包含您檔案中使用的任何日期,且每次使用時,都從主試算表連結。如此一來,您就可以一次更新所有日期(進一步瞭解連結)。
您還可以在文件的某一部分設定日期,然後在整個文件的其餘部分連結到這些日期。
在向前復原前,請先確定資料夾包含所有連結文件,否則複製檔案中的連結將無法正常運作。
第 2 步:複製資料夾
複製資料夾會為所有隨附檔案建立複本,且會在不變更您原始檔案的情況下更新連結資訊。
注意:您必須是工作區擁有者才能複製資料夾。
- 從 Home 中選取 Files。
- 對您想要向前復原的資料夾按一下右鍵,並選取 Copy。
- 確定資料夾中包含所有您想向前復原的文件,然後按一下「下一步」(Next)。
- 選取副本中包含的內容。
注意:如果隨附的檔案有任何自動化,其將自動包含在副本中。若要減少複製的自動化中的錯誤,請確保包含執行自動化所需的任何其他內容。
- 在「連結設定」下,選取「建立所有來源檔案的副本」。This allows you to update the dates in your linked files without altering the dates in your original files.
Note: The Connections option under Copy includes only shows if you're using the FSA/Wdata solution.
- 更新資料夾的名稱以反映所需的期間。
- 在「位置」(Location) 中選取您在上一步驟內建立的子資料夾。
- 按一下 Copy。
注意:在複製資料夾前,任何對您檔案權限的更新都會沿用到複製的檔案中。
複製資料夾可能需要幾分鐘,但您可以在複製進程中繼續使用 Workiva。在您複製的資料夾準備就緒後,您會收到通知與電子郵件。
第 3 步:更新和審閱您的檔案
複製進程完成後,更新必要的日期資訊以回寫檔案。如果未更新日期和超連結,則可能會遇到文件健全情況錯誤。
首先,您可以透過右鍵按一下檔案並選取「重新命名 」,來從首頁重新命名檔案。使用此選項,您可以快速變更檔案名稱以符合目前期間(例如將 Q1 變更為 Q2)。
然後,您需要更新個別檔案的內容。