傳送文件以供審閱，可讓工作區中的使用者檢視和註解文件的特定版本，無論是草稿還是歸檔前的最終審閱。您要求審閱時，審閱者會收到文件的唯讀版本，允許他們在不更改原始文件的情況下新增註釋。
傳送文件以供審閱
如要傳送文件以供審閱，請執行以下動作：
- 在 「審閱」 工具列中，按一下 「審 閱」 ，然後從功能表中選取 「建立審閱」 。您還
可以傳送先前的修訂以供審閱，方法是按一下 「歷程 紀錄」面板中修訂旁邊的 箭頭 ，然後選取 「送交審閱」。 - 選取以傳送您有權存取的所有區段或僅傳送選取的區段。如果要傳送特定區段，請從清單中加以選取。使用 「展開」 和 「收合」 按鈕 [ ] 以開啟和關閉區段。
- 如果要在審閱中新增附件，請選取 「包括附件」 。
-
選取要包括的註解對話串。
注意：具有權限的評論不會包含在審閱中。
註解選項 說明 不包括註解對話串 此選項將不包括留在原始檔案或過去審閱上的任何註解對話串。 包括所有註解對話串 此選項會擷取對原始文件和任何過去審閱留下的任何註解。如果您在建立所選審閱時選擇傳送所有註解，則可能會顯示來自未選取審閱的註解。 包括過往審閱的註解對話串 此選項僅包括所選過去審閱的註解。如果未選取審閱的註解包括在另一個審閱中，則可能會顯示這些註解。 從即時版本檔案中排除新增至審閱的註解 除了上述其他所選註解選項之一外，還可以標示此選項。對正在傳送的審閱留下的任何註解都不會新增至檔案的即時版本中。 - 在 「詳細資訊」(Details)下，新增審閱的標題。傳送要求後，此標題將顯示在 「審閱」 面板中，以協助您追踪審閱進程。
- 從工作區新增要向其傳送文件的使用者。如果您的工作區有 群組，您可以透過選取群組名稱將審閱傳送給所有群組成員。群組由 圖示標記。
- 新增電子郵件通知的內容，包括主題和內容。此內容可用於向審閱者詢問特定意見反應或設定審閱截止日期。
- 按一下 「傳送」(Send ) 以傳送您的要求。審閱者會收到一封電子郵件，其中包含指向您的文件的連結。
注意： 審閱檔案中的權限設定與原始檔案不同。要求審閱會建立單獨的審閱檔案，並且不會變更來源檔案的權限集。
預設情況下，只有文件擁有者可以傳送文件以供審閱。如果您想允許編輯者或檢視者要求審閱，可以在 Document Properties的 Permissions區段下變更此設定。
使用審閱面板
一旦您提出審閱要求，有關該要求的資訊會出現在 「審閱」 面板中。要存取該面板，請按一下右側面板中的「審 閱」 圖示。選取審閱時，您可以查看請求的傳送時間和傳送給誰。
按一下 「開啟審 閱」 圖示在新索引標籤中開啟「僅供檢視文件」。如果審閱者留下了註解，您可以在此處檢視註解。
大綱面 板中的 「註解」 圖示顯示每個區段中的註解數。您可以檢視文件右側的註解。
您還可以使用 「審閱」 面板中審閱標題旁邊的箭頭 來編輯和刪除審閱。若要新增更多審閱者或變更審閱名稱，請按一下選單中的 「設定」(Settings) 。
若要刪除要求，請從功能表中選取 「刪除」 。刪除審閱會自動刪除唯讀文件。
檔案擁有者和建立審閱的使用者可以傳送審閱的更新版本。這會將審閱內容更新為檔案、簡報、試算表或文件夾的最新版本，同時保留相同的審閱執行個體。
如果需要審閱者在不建立新審閱的情況下查看最新內容，請使用此選項。原始審閱的設定會保留且無法變更。
審閱檔案
注意：對於 在「首頁」中具有可指派圖板的解決方案，您可以將「檔案審閱」小工具新增至圖板，以在單一位置查看已指派的所有審閱。
如果您收到審閱要求，則會被引導至文件的唯讀版本。
要開始審閱，請按一下要求電子郵件中的 「前往審閱」 。
在這裡，您可以向文件或區段新增註解。
要新增註解：
- 顯目提示一段文字。
- 按一下工具列中的「新增」(Add) 。
- 輸入您的註解，然後按一下「發佈」(Post)。
註解會自動顯示在要求者的文件版本中。您可以在 「註解」 面 板中檢視所有註解。您還可以新增新的註解，並在此面板中的現有註解之間巡覽。
注意：審閱者將無法在審閱中建立具有權限的註解。
檢視者還允許您：
- 將檔案或區段匯出 為 PDF 或 DOCX
- 列印 檔案的副本
- 使用 「尋找」 搜尋特定字詞或片語
- 選取 「顯示標記」以檢視已新增至文件的標記