当各个文件之间存在大量通用内容,而使用方式仅有细微差别时,内容占位符是一种可以重复使用内容的方式,同时还能灵活地指定变化。使用内容占位符,您可以创建允许计划变量的源链接,或者使用不带链接的链接来创建文档模板。
以下是一些如何使用内容占位符的示例:
- 在源链接中插入占位符 以允许目标中的变量内容
- 为叙述构建模板 ,并显示每次使用叙述时需要更新动态内容的位置
- 为标准报告语言引入多样性
您甚至可以 将占位符连接到电子表格 并使用数据快速输入和更新多个占位符的值。
功能可用性
- 内容占位符目前仅在文档和演示文稿中可用。
- 此功能目前适用于选定的解决方案类型。请联系您的 CSM 以获取更多信息
创建新的占位符
要在单个文件中创建占位符:
- 打开 内容占位符 面板。
- 单击 添加内容占位符 图标。
- 为占位符添加标签和可选描述。
当将占位符插入到文档中时,占位符标签会一直显示,直到您为其指定值。 - 单击 添 加 保存占位符,或单击 添 加并插入 在文件中光标所在的位置插入占位符。
您的占位符已添加到 占位符 面板,您可以将其插入到文档中的任何位置。
插入占位符
要在文档中插入占位符:
- 单击文档中想要添加占位符的位置。如果您想用占位符替换现有文本,请突出显示要替换的文本。
- 在 内容占位符 面板中,单击占位符旁边的下拉箭头,然后选择 在选择处插入。
您可以在文档中突出显示新的占位符,并添加在为占位符添加值时所需的文本格式(如强调或颜色)。
在文档中插入所有必要的占位符后,您可以:
- 点击 文件工具栏中的[ ]另存为 ,将文件另存为模板
- 突出显示内容并右键单击以 创建源链接 并将其用作不同文件中的目标链接
- 将占位符连接到电子表格中的数据,以快速填充占位符集的动态值
连接到 Workiva 电子表格
当您将占位符连接到 Workiva 电子表格中的数据时,您可以:
- 保持数据井然有序、保持最新状态并集中存储在一个位置
- 通过识别键快速填充文档中的占位符值
- 在多个文件中使用一组内容占位符
在此过程中,您使用电子表格中的数据向占位符添加值,而不是创建 链接。
连接电子表格的过程分为两个部分:
配置电子表格中的数据
要为多组占位符值设置电子表格,请创建一个新的 Workiva 电子表格或使用现有电子表格。确保执行以下操作:
- 设置数据范围,并使用第一行或第一列作为您想要使用的占位符标签 — 如果您编写了要在多个办公地点使用的叙述,这些标签可以是“办公室经理”或“地址”等
- 为每个叙述用独特的值集填充行和列
设置连接
一旦您创建了一个电子表格并填写了占位符的值,您就可以将其连接到您的文档。
- 从 内容占位符 面板中,单击 添加连接 图标。
- 选择包含占位符数据的电子表格,然后单击 选择。
- 完成 步骤 1:输入连接的数据范围。
- 选择您想要连接的工作表。
- 输入电子表格中要使用的 数据范围 ,例如 A1:C4。确保范围包含占位符标签和值。
- 如果需要查看连接电子表格以验证单元格范围,请单击文件的超链接名称。
- 指示 数据字段 是否位于数据范围的第1行还是第1列。
- 完成 第 2 步:检查内容占位符并选择键。
- 电子表格中的占位符标签列在 源 列中。在 占位符 列中,您可以选择文档中要映射到的现有占位符,也可以通过在框中键入来创建一个新的占位符。
- 选择一个 占位符键 将其固定到占位符列表的顶部。您将使用该键来识别用于填充占位符的数据集。确保选择的键具有在任何数据集中均不重复的不同值。您还可以选择具有不同值组合的多个键。
- 点击 保存 完成。
您的连接的占位符现在显示在 内容占位符 面板中。
如果您没有将占位符映射到文档中的现有占位符,则现在可以使用每个占位符下拉菜单中的 在选择处插入 将它们添加到您的文档中。
管理连接
电子表格连接的下拉菜单提供了多种管理连接的方法。
- 查看源数据: 转到连接的电子表格查看数据
- 编辑连接: 返回到 设置连接 模式以修改数据范围、占位符映射或键 <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - 与源断开连接:删除与源电子表格的连接,但保留占位符和输入的值
- 删除占位符:删除与源的连接并删除占位符,但为占位符输入的任何值都将保留在文档中
要刷新连接,请单击 刷新连接 图标。电子表格中更新的任何值现在都将在您的文档中更新。
使用 XBRL 标记占位符
创建占位符后,您可以选择将 XBRL 应用于占位符的单个用法,而不是将 XBRL 应用于占位符的所有用法。这使您可以灵活地将标签准确地放置在您想要的位置,而不会影响其他标签。XBRL 可应用于文本、源链接或目标链接中的占位符。您可以将 XBRL 应用于占位符,就像将 XBRL 应用于其他信息一样。有关标记 XBRL 的更多信息,请参阅 标记事实。
添加占位符值
使用 内容占位符 面板为占位符添加值。您在面板中输入的值将替换文本中的标签,但保留格式。添加值的方式取决于占位符是否与电子表格中的数据相连。
- 在 内容占位符 面板中,输入单个占位符的值。
- 按下键盘上的 Enter 。
该值将替换文档中的占位符标签,但保留格式。
清除占位符值
要清除文档中的所有占位符值,请单击面板中的清除图标。所有占位符值都被清除并替换为其对应的占位符标签。
隐藏和取消隐藏占位符
如果您不需要为占位符添加值,则可以将其从文档中隐藏,这样标签就不会显示。您只能隐藏没有值的占位符。例如,您可能在文档中有“地址行 1”和“地址行 2”的占位符。如果您不想显示“地址行 2”的任何内容,您可以将其从文档中隐藏。
有两种方法可以隐藏文档中的占位符:
- 将鼠标悬停在面板中的占位符上,然后单击 从文档中隐藏 图标
- 在占位符的下拉菜单中选择 从文档中隐藏 ][
占位符标签不再显示在文档中。
有两种方法可以取消隐藏文档中的占位符:
- 将鼠标悬停在面板中的占位符上,然后单击 从文档中取消隐藏 图标
- 在占位符的下拉菜单中选择 从文档中取消隐藏 ][
占位符标签现在在文档中可见。
自动隐藏没有值的占位符
您还可以选择在未输入任何值时自动隐藏内容占位符标签。
- 在 内容占位符 面板中,展开占位符的下拉菜单并选 择 属性。
- 选择 从文档中隐 藏。
- 点击 保 存。
当占位符没有分配值时,它将在文档中被隐藏。
删除占位符
您可以单独或按组删除占位符。如果删除已经有值的占位符,该值仍保留在文档中。
- 在 内容占位符 面板中,展开占位符的下拉菜单。
- 选择 删除。
占位符已从面板和文档中删除。如果您已经为占位符输入了值,则该值将保留在文档中。
- 在 内容占位符 面板中,展开连接的下拉菜单。
- 选择 删除连接。
占位符已从面板和文档中删除。如果您已经为任何占位符输入了值,则这些值将保留在文档中。
需要了解的事情
复制包含占位符的文件夹时:
- 如果占位符电子表格位于复制的文件夹内:任何占位符连接都将自动更新以指向目标文件夹中新复制的电子表格。
- 如果占位符电子表格不在复制的文件夹中:任何占位符连接都将保持链接到原始电子表格,并且不会对这些连接进行任何更新。