Workiva supportcenter

This article is for:

• Next Gen Files

För att kunna samarbeta i realtid måste alla användare ha behörighet för åtkomst till ditt dokument. Varje behörighetsnivå - ägare, redaktör eller visare - ger medarbetare en viss mängd åtkomst för att redigera eller interagera med din arkivering.

Obs: Att endast ha behörighet till en arkivering kanske inte är tillräckligt för att vidta åtgärder på en arkivering om en specifik roll inte har tilldelats. Se till att kontrollera dina roller. Läs mer på Förståelse av roller.

Översikt över behörigheter

Tillståndsstruktur

För att visa eller redigera en Workiva-fil måste du ha åtkomstbehörighet för dokumentet, kalkylarket eller presentationen som helhet. Dokumentägare kan sedan ange specifika visnings-/redigerings-/ägarbehörigheter för enskilda avsnitt i ett dokument. 

Obs: Om inställningen Filåtkomst är aktiverad i arbetsytans inställningar (aktiverad som standard) kan användare begära visnings- eller redigeringsåtkomst till filer som de inte har behörighet till. Filägarna kommer sedan att kunna godkänna eller avvisa filåtkomstförfrågningarna. Arbetsyteadministratörer kan inaktivera den här inställningen om så önskas.

När en individ eller grupp har fått behörighet att visa/redigera/äga en Workiva-fil (dokument, kalkylblad eller presentation), åsidosätter behörigheter på sektionsnivå behörigheter som gjorts på dokumentnivå, medan behörigheter som tilldelats enskilda användare åsidosätter gruppbehörigheter. Dessutom kommer behörighet till en viss del av en fil – men inte till själva filen – inte att ge dem åtkomst till avsnitten.

Till exempel har Laura fått visningsbehörighet för ett kalkylblad som helhet, visningsbehörighet för Blad1 och redigeringsbehörighet för Blad3. Hon kan visa Blad1 och redigera Blad3, men kan inte se eller redigera Blad2. Katie har redigeringsbehörighet för Blad4 och Blad3, men eftersom hon inte har några behörigheter till exempelblad 2 som helhet kommer hon inte att kunna se eller redigera något av dessa blad.

Standardbehörigheter

När du skapar en arkivering tilldelas du som standard automatiskt rollen som ägare av arkiveringen. Ingen annan medarbetare eller grupp kommer att ha åtkomst. Som ägare till filen kan du ändra nivån på åtkomst som dessa grupper har från behörighetsredigeraren. Läs mer om uppdatering av behörigheter för filer.

Behörigheter i kopierade filer

När du kopierar ett dokument behåller det nya dokumentet behörigheterna från originalfilen. Om du manuellt anger behörigheter i den nya arkiveringen åsidosätts dock de ursprungliga behörigheterna.

Behörigheter i grupper

Om det finns grupper på arbetsytan kan du ange behörigheter för hela gruppen i redigeraren Behörigheter. När du har angett behörigheter för en grupp kan du när som helst lägga till eller ta bort användare från gruppen - deras behörigheter uppdateras i enlighet med detta. Läs mer om med hjälp av grupper.

Om en användare är medlem i en grupp men har en annan behörighetsnivå individuellt, behåller de sin individuellt tilldelade behörighetsnivå (t.ex. en användare som är inställd som "Redaktör" men också i en grupp med "Ägare"-behörighet får fortfarande Redaktör-behörighet).

Hur överlappande behörigheter fungerar

Generellt sett, när två behörigheter överlappar varandra, prioriteras den högsta behörigheten.

Denna regel gäller dock endast när behörigheter tilldelas på samma nivå. Om en användare till exempel tillhör flera grupper med explicita behörigheter på samma sektion gäller den högsta behörigheten.

En mer specifik, direkt behörighet åsidosätter alltid en bredare, generell behörighet, oavsett behörighetsnivå:

• Individ framför grupp: En behörighet som tilldelats direkt till en enskild användare åsidosätter alla behörigheter de får via en grupp.
• Avsnitt över dokument: En behörighet som tilldelats direkt till ett dokumentavsnitt åsidosätter behörigheter som ärvts från det överordnade dokumentet.

Obs: Om en användare är i en grupp med explicita behörigheter men en ägare manuellt tar bort deras individuella behörigheter, förlorar användaren åtkomst till dokumentet.

Du kan också ange behörigheter för flera användare och avsnitt samtidigt. Mer information om hur du använder redigeraren för avancerade behörigheter finns i Avancerade behörigheter.

Läs tabellerna nedan för att ta reda på vad användare kan göra på varje nivå av behörighet.

Behörighetsnivåer

Ändra egenskaper

Redigera dokument

Bilagor

Samarbeta