Workiva supportcenter

Workivas Evergreen roll forward, även känd som Kopiera till arkiv, är den rekommenderade metoden för att underhålla rapporteringsfiler över perioder. Efter att du har slutfört en rapporteringsperiod skapar du en arkiverad kopia och fortsätter att arbeta i dina originalfiler under nästa period. Detta bevarar revisionshistoriken i dina aktiva filer och låter dig jämföra rapporteringsperioder med hjälp av milstolpar och svarta linjer.

Eftersom dina filer förblir aktiva behöver du inte uppdatera Wdata-kopplingar eller visa hyperlänkar när du byter till en ny period.

För dokument med XBRL, slutför den här processen först och rolla sedan framåt XBRL-datum .

Steg 1: Slutför dina filer

Innan du går vidare, slutför följande för att skapa en ren slutgiltig version för rapporteringsperioden.

1. Öppna varje fil i mappen individuellt. Detta inkluderar dokument, presentationer, kalkylblad och vanliga berättelser.
2. Se till att alla spårade ändringar har accepterats eller avvisats i alla arbetsfiler.
3. Kontrollera att alla kommentarer har bemötts.
4. Se till att alla länkar har publicerats från ditt dokument, kalkylblad och gemensamma narrativa filer.
5. Utför en dokumenthälsokontroll i varje fil och åtgärda eventuella problem.
6. Kör en rapport om länkade filer för mappen för att bekräfta att alla förväntade länkade filer ingår innan du fortsätter.

Steg 2: Efter att ha slutfört en fil

1. Skapa en milstolpe i varje fil för att markera den slutliga versionen innan arkivering.
   • I panelen Historik väljer du rullgardinsmenyn och väljer Skapa milstolpe för den senaste revisionen.
   • Byt namn på milstolpen så att den återspeglar rapporteringsperioden och versionen med hjälp av en konsekvent namngivningskonvention. Till exempel: Q1 2025 som inlämnat , Q1 2025 slutgiltigt undertecknat/distribuerat . Läs mer om milstolpar .
2. När filen har distribuerats eller arkiverats, rensa alla tillämpade filter innan du kopierar mappen. Detta säkerställer att de kopierade filerna startar nästa rapporteringscykel med allt innehåll synligt.

Steg 3: Bekräfta att mappen är redo

Kopiera mappen – inte enskilda filer. Se till att alla länkade dokument finns med i mappen innan du fortsätter, annars sparas inte länkarna korrekt i de kopierade filerna.

Som en god praxis bör du skapa undermappar för att hålla dina filer organiserade efter att du har kört dem flera gånger. För att skapa en undermapp, högerklicka på mappen och välj Ny undermapp från menyn.

Du kan till exempel skapa en överordnad mapp för året med undermappar för varje rapporteringsperiod.

Steg 4: Kopiera en mapp

Att kopiera en mapp skapar kopior av dess innehåll utan att ändra originalfilerna. Länkar mellan filer som kopierats tillsammans bevaras. Länkar till källfiler utanför mappen beror på vilka kopieringsinställningar du väljer.

Obs! Endast arbetsyteägare, innehållshanterare och kopieringshanterare kan kopiera filer.

1. Från Hem väljer du Filer .
2. Högerklicka på den mapp du vill rulla framåt och välj Kopiera . 
   
3. Bekräfta att filuppdelningen innehåller alla filer du vill överföra och klicka på Nästa .

4. I Kopieringsinställningar väljer du vad som ska inkluderas med dina kopierade filer och granskar Plats för att välja var de kopierade filerna ska placeras.

   Obs! Om dina bifogade filer har automatiseringar inkluderas de automatiskt i kopian. För att minska fel i de kopierade automatiseringarna, inkludera allt annat som behövs för att dina automatiseringar ska köras.

   

5. Avmarkera länkar och processreferenser .

   Obs: Filer som är länkade i samma mappstruktur bevaras fortfarande i kopiorna. Den här inställningen påverkar endast länkar till filer utanför mappen.

6. Avmarkera Anslutningar .

   Obs! Om du avmarkerar Anslutningar förhindras datauppdateringar i dina arkiverade filer utan att kopplingar tas bort från dina ursprungliga filer. Om du använder platshållarkopplingar för innehåll, granska dem i de arkiverade kopiorna innan du uppdaterar aktiva filer för nästa period.

   

7. Under Platsinställningar anger du det nya mappnamnet så att det visar att den här mappen innehåller historiska filer.

   

8. För Plats kan du antingen:
   • Välj mappen för innevarande år och kvartal, som kommer att bli den historiska överordnade mappen, eller
   • Välj Skapa en målmapp , ge kopian en titel som visar att den är arkiverad och välj den överordnade mappen för årsslutet. Byt sedan namn på den aktiva mappen i Filer .
9. Välj Kopiera .

Kopian kommer att köras i bakgrunden. Du får ett meddelande och ett e-postmeddelande när det är klart.

Obs! Alla behörighetsuppdateringar som görs före kopieringen överförs till den kopierade filen.

Steg 5: Uppdatera och granska dina filer

När kopieringen är klar, byt namn på alla filer och lås sedan dina arkiverade filer.

Obs! Du kan bara byta namn på filer till ett unikt namn.

1. Navigera till dina ursprungliga Evergreen-filer, högerklicka och välj Byt namn för att återspegla den nya rapporteringsperioden.
2. Navigera till dina kopierade filer, högerklicka och välj Byt namn för att återspegla föregående rapporteringsperiod.

3. Högerklicka på varje fil i den arkiverade mappen och välj Lås redigering för att förhindra ändringar av de historiska filerna.
   

   Obs! Låsredigering förhindrar direkta innehållsredigeringar men förhindrar inte uppdateringar från destinationslänkar i andra filer. Kontrollera att dina arkiverade filer inte innehåller länkar till aktiva källor som kan ändra historiskt innehåll.

4. Bekräfta att alla förväntade filer inkluderades i kopian.
5. Återgå till din ursprungliga Evergreen-mapp och öppna det primära kalkylbladet för att uppdatera datumen för den nya rapporteringsperioden. Publicera ändringarna när de har granskats.
   
6. Kontrollera dina dokument för att se till att alla datum är länkade och rullas framåt till den nya rapporteringsperioden. Om du till exempel går vidare från andra kvartalet till tredje kvartalet, verifiera att sex månader har ändrats till nio månader, andra kvartalet har ändrats till tredje kvartalet och så vidare.
7. Kontrollera uppdaterade datum på signatursidor och utställningar.
8. Uppdatera hyperlänkar vid behov. Om det inte finns några nya ändringar i hyperlänkarna hoppar du över det här steget.
9. Kontrollera dokumentets hälsotillstånd .
10. Börja redigeringarna för nästa period.