Med Rolling Forward kan du kopiera en uppsättning dokument som behåller sina länkar i stället för att skapa och länka nya versioner från början. När du rullar framåt använder du en mapp som innehåller alla dokument som du vill inkludera.
För dokument med XBRL kommer du fortfarande att använda den här processen för att rulla fram filerna i din mapp. När det är gjort kan du rulla fram XBRL-datum.
Steg 1: Förbered en mapp
Som en bästa praxis rekommenderar vi att du skapar en undermapp för att hålla dina filer organiserade efter att ha rullat framåt flera gånger. För att skapa en undermapp högerklickar du på mappen och väljer Ny undermapp från menyn.
Du kan t.ex. skapa en undermapp "2020" i din primära ekonomimapp som innehåller dina kvartalsrapporter för året.
Vi rekommenderar också att du skapar ett primärt kalkylark som innehåller alla datum som används i dina filer och länkar från huvudkalkylarket för varje användning. På så sätt kan du uppdatera alla dina datum på en gång (läs mer om Länkning).
Du kan också ange datum i en del av ett dokument och sedan länka till dessa datum i resten av dokumentet.
Kontrollera att alla länkade dokument finns med i mappen innan du rullar vidare, annars fungerar inte länkarna korrekt i de kopierade filerna.
Steg 2: Kopiera en mapp
Vid kopiering av en mapp skapas kopior av alla bifogade filer och den länkade informationen uppdateras utan att originalfilerna ändras.
Obs: Du måste vara ägare till en arbetsyta för att kunna kopiera en mapp.
- Från Home, välj Files .
- Högerklicka på den mapp som du vill rulla framåt och välj Copy.
- Kontrollera att mappen innehåller alla dokument som du vill rulla framåt och klicka på Nästa.
- Välj vad som ska ingå i din kopia.
Obs: Om dina bifogade arkiveringar har några automationer kommer de automatiskt att inkluderas i kopian. För att minska antalet fel i de kopierade automationerna ska du se till att inkludera allt annat som behövs för att dina automationer ska fungera.
- Under Länkinställningar väljer du Skapa kopior av alla källfiler. Detta gör att du kan uppdatera datumen i dina länkade filer utan att ändra datumen i dina originalfiler.
Obs: Alternativet Connections under Copy includes visas bara om du använder FSA/Wdata-lösningen.
- Uppdatera namnet på din mapp så att det återspeglar den önskade perioden.
- För Location väljer du den undermapp som du skapade i föregående steg.
- Klicka på Kopiera.
Obs: Alla uppdateringar som görs av filens behörigheter innan du kopierar en mapp kommer att överföras till den kopierade filen.
Det kan ta flera minuter att kopiera mappen, men du kan fortsätta att använda Workiva under kopieringen. Du kommer att få en avisering och ett e-postmeddelande när din kopierade mapp är klar.
Steg 3: Uppdatera och granska dina arkiveringar
När kopieringsprocessen är klar uppdaterar du nödvändig datuminformation för att rulla fram dina arkiveringar. Du kan råka ut för dokumenthälsofel om datum och hyperlänkar inte uppdateras.
Först kan du byta namn på dina filer från Home genom att högerklicka på filen och välja Rename . Med hjälp av det här alternativet kan du snabbt ändra dina arkiveringar så att de matchar den aktuella perioden (t.ex. ändra Q1 till Q2).
Sedan måste du uppdatera innehållet i dina enskilda arkiveringar.
- Öppna det primära kalkylarket och uppdatera de länkade datumen.
- Kontrollera dina dokument för att se till att alla datum är länkade och rullas framåt till den nya rapporteringsperioden. Till exempel, om man rullar framåt från Q2 till Q3, verifiera sex månader har ändrats till nio månader, andra kvartalet har ändrats till tredje kvartalet, etc.
- Kontrollera om det finns uppdaterade datum på sidan med signaturer och i utställningshandlingarna.
- Uppdatera hyperlänkar vid behov.
- Kontrollera Dokument Hälsa.