Arbetsytor har en uppsättning standardgrupper som hjälper till att hantera behörigheter för filer i en arbetsyta. Ägare av arbetsytor och Content Managers kan också skapa nya grupper för ännu mer flexibilitet. Dessutom kan grupper användas för att nämna kommentarer och för att skicka recensioner.
Ange och kontrollera arkiveringsbehörigheter genom att lägga till medlemmar i grupper, i stället för att ange behörigheter för enskilda användare. Detta gör att du kan behålla samma behörighetsstrukturer för arkivering och kontrollera åtkomst genom att hantera vem som ingår i varje grupp.
Obs: Ta inte bort eller ändra gruppen All Users. Om du har ytterligare frågor, kontakta Workiva Support.
Skapa en grupp
Så här skapar du en grupp:
- Klicka på namnet på din arbetsyta uppe till höger och välj Settings för att öppna inställningarna för arbetsytan.
- Klicka på Skapa grupp på fliken Grupper.
- Ange ett gruppnamn och lägg till medlemmar i arbetsytan i gruppen genom att söka efter eller välja individer.
- Klicka på Skapa grupp för att avsluta.
Uppdatera gruppmedlemskap i bulk via CSV-fil
För att spara tid när du behöver lägga till många användare i olika grupper kan du istället uppdatera användarnas gruppmedlemskap i bulk med hjälp av en CSV-fil.
För att uppdatera gruppmedlemskap via CSV-fil:
- På fliken Grupper klickar du på Uppdatera grupper.
- Ladda ner CSV-mallen som hjälper dig med korrekt formatering och fyll i den. Om du använder din egen arkivering ska du se till att kolumnrubrikerna stämmer överens med rubrikerna i mallen.
- Användarnamnen måste redan finnas i arbetsytan.
- Gruppnamnen måste redan finnas i arbetsytan.
Obs: De grupper som hämtas från CSV-filen kommer att ersätta användarnas nuvarande gruppmedlemskap. Endast gruppmedlemskapet i All Users förblir detsamma oavsett vilka grupper som listas i arkiveringen.
- En giltig CSV-fil ser ut så här:
- Ladda upp filen och klicka på Nästa.
- Granska listan över användare och grupper som hämtades från CSV-filen. Observera att användarnas nuvarande gruppmedlemskap kommer att ersättas med de grupper som hämtas från arkiveringen.
- Klicka på Nästa.
- Klicka på Ladda upp en annan fil för att uppdatera fler gruppmedlemskap, eller klicka på Avsluta.
Ta bort en grupp
Om du inte längre behöver en grupp kan du ta bort den genom att klicka på Ta bort i rullgardinsmenyn bredvid en grupp.
När du tar bort en grupp tas alla behörigheter som gruppen har beviljat medlemmarna bort. Om du tar bort en grupp tas inte dess medlemmar bort från arbetsytan.