Det finns två typer av påminnelser för åtgärder i Processer: automatiska påminnelser och manuella påminnelser. Automatiska påminnelser skickas automatiskt till mottagarna enligt ett schema, medan manuella påminnelser skickas manuellt när du vill påminna mottagarna om åtgärder som de kanske har glömt bort.
Obs: Om du manuellt vill skicka påminnelser om uppgifter för uppgifter i arkivering eller uppgifter i Hem, se Skicka påminnelser i Uppgifter.
Automatiserade påminnelser om processer
Som standard skickas automatiska påminnelser med standardinnehåll via e-post tre dagar före, samma dag som åtgärden ska genomföras och varje dag i tre dagar efter förfallodatumet (för certifieringsåtgärder kan du ändra detta standardschema och e-postinnehåll innan processen startar genom att gå till certifieringsinställningarna). Du kan dock välja att inte skicka några automatiska påminnelser alls eller anpassa påminnelserna efter dina personliga behov.
Obs: Du kan bara ha upp till tre automatiska påminnelser för en viss åtgärd.
För att anpassa automatiska påminnelser:
- När du skapar eller redigerar en åtgärd i en process, beroende på vilken typ av påminnelser du vill anpassa, klickar du på antingen Assignee reminders eller Approver reminders rullgardinsmenyn och väljer Custom.
- För varje automatisk påminnelse i avsnittet E-postpåminnelser väljer du E-postschema för när e-postpåminnelsen ska skickas till den tilldelade eller godkännande parten. Påminnelser skickas en gång per dag enligt det schemat vid den tid som du har angett i avsnittet Task details.
- Fyll i e-postmeddelandets Subject och Body. Du kan se hur påminnelsen kommer att se ut i förhandsgranskningen till höger.
- Du kan klicka på menyikonen för att Ta bort eller Duplicera påminnelser.
- Klicka på Spara längst upp till höger för att spara dina anpassade automatiska påminnelser.
Manuella påminnelser om processer
Om en mottagare eller godkännare inte har slutfört sin åtgärd kan du skicka en påminnelse. Påminnelser skickas endast till de personer som åtgärden för närvarande är tilldelad.
Skicka en påminnelse för en enskild åtgärd:
- Klicka på menyn med tre punkter bredvid åtgärden.
- Välj Remind för att manuellt skicka en påminnelse till de aktuella mottagarna.
Du kan också skicka påminnelser för flera åtgärder med hjälp av rullgardinsmenyn Påminn ovanför åtgärdslistan. Du kan skicka en påminnelse för alla ofullständiga åtgärder eller bara för åtgärder med en viss status, t.ex. skickad eller returnerad.