Ändra teckensnitt i en rapport

En begränsning är att SEC:s EDGAR-system inte tillåter inbäddning av typsnitt i HTML. Detta innebär att vid arkivering till EDGAR i HTML-format måste arkiverare se till att alla teckensnitt som används i deras dokument är webbsäkra teckensnitt.

I den här processen kan du skapa utbytbara style guides för att effektivt ändra teckensnitt i rapporteringsdokumentet för att säkerställa att arkiveringen ser ut som du förväntar dig när du öppnar arkiveringen i SEC:s visare.

Med hjälp av stilguider kan du skapa olika versioner av dina dokument. Med flera stilguider kan du också ta fram en version som är skräddarsydd för SEC och som innehåller ett webbsäkert typsnitt, vilket säkerställer att arkiveringen får det utseende och den känsla som avses. Den här processen gör det också möjligt för dig att bevara ditt företags varumärkesstandarder för andra arkiveringar eller PDF-filer.

Innan du börjar är det några saker du bör känna till:

Stilguiden i källdokumentet bör vara komplett eller nästan komplett innan den här processen genomförs för att undvika ytterligare uppföljningsarbete senare i processen och under efterföljande år om stilguiderna förblir konsekventa.
Text i diagram har inte motsvarande stilar i stilguiden. Diagrammen konverteras dock till bilder, vilket innebär att alla anpassade teckensnitt som används i diagrammen kommer att återges korrekt för alla visare.

Skapa en ny version av en stilguide

Här skapar du två versioner av stilguiden som kan användas för att växla ditt dokument mellan den version som ska arkiveras hos SEC och den version som ska användas för PDF eller arkivering hos andra tillsynsmyndigheter. Detta gör det möjligt att granska den korrekta versionen av arkiveringsdokumenten under hela processen.

Denna process tar ungefär en timme i anspråk.

Exportera stilguide från källan

Så här exporterar du din stilguide:

Öppna din stilguide i källdokumentet och välj Export i verktygsfältet.
Byt namn på din exporterade stilguide i skrivbordet för att beskriva vilken rapport den avser (t.ex. BespokeFontName_Style.style)
Spara den exporterade stilguiden på en känd plats för framtida användning. Vi rekommenderar att du laddar upp din Workiva-filupplevelse tillsammans med din rapport.

Därefter måste du kopiera ditt källdokument för testning. Här kan du skapa en webbsäker version av din stilguide och visualisera ändringar. Om du vill veta hur du kopierar en fil läser du Kopiera en fil eller mapp.

Redigera kopierad stilguide

För att redigera en kopierad fils stilguide:

Öppna den kopierade filens stilguide.
För varje stil ändrar du teckensnittet till ett webbsäkert teckensnitt och låser teckensnittsstilen i Style Editor. Visa en lista över webbsäkra teckensnitt i Webbsäkra teckensnitt för Workiva.
Klicka på Publicera i stilguiden och lämna stilguiden för att granska den kopierade filens ändringar.
Kontrollera antalet sidor i dokumentet och jämför det med källan.

Det kan finnas en skillnad i antalet sidor på grund av olika typsnittsmått.

För att lösa detta, i din kopierade arkivings stil:

Tillämpa ett snävare teckenavstånd i stilen för det primära innehållet i din rapport (t.ex. brödtext), om den kopierade filen har fler sidor än källan.
Använd ett lösare teckenavstånd i stilen för det primära innehållet i din rapport (t.ex. brödtext), om den kopierade filen har färre sidor än källan.

Kontrollera stilguide

För att kontrollera din stilguide:

Kör en Dokumenthälsokontroll för att identifiera områden i innehållet där det kan vara förkortat i tabellceller, textrutor eller designavsnitt.

Anmärkning: För att korrekt köra Dokumenthälsa, se till att dokumenttypen matchar din avsedda arkivering i Dokumentegenskaper. För att lära dig mer om Document Health, läs Document Health i Workiva.
Gör eventuella justeringar av stilguiden baserat på Document Health run.
Klicka på Publish och granska layouten på din arkivering.

Exportera kopierad stilguide

När du är nöjd med layouten måste du exportera din stilguide.
För att exportera:

Gå till den kopierade filens stilguide.
Klicka på Exportera.
I datorn byter du namn på stilguiden för att beskriva vilken rapport den avser (t.ex. Arial.style).
Spara den exporterade styleguiden på samma plats som den tidigare sparade styleguideexporten. Vi rekommenderar att du laddar upp din Workiva-filupplevelse tillsammans med din rapport.