Workiva supportcenter

Förstå Workiva AI:s tillgängliga verktyg

Hur är Workiva AI anpassad till de jobb som ska utföras på er plattform?

Workiva AI är specialbyggd för det komplexa, reglerade arbete som utförs inom finans, revision, risk och hållbarhet. Den kombinerar auktoritativa regel- och ramdata med den information som krävs för att hantera de ihållande manuella steg som är inbäddade i dessa processer. 

Workiva erbjuder även domänspecifika intelligenta tillägg som är ytterligare skräddarsydda för att förbättra teamens högspecialiserade arbete, inklusive:

• Intelligent Finance accelererar skapandet av upplysningar genom att effektivisera expertforskning, ge insikter som överensstämmer med redovisningsstandarder och bidra till efterlevnadsvänliga och högkvalitativa upplysningar.
• Risk and Controls Intelligence (GRC) hjälper användare att automatisera manuella uppgifter och generera insikter i realtid från data från risk- och kontrollprogram, proaktivt identifiera potentiella risker och förbättra efterlevnadssäkringen.
• Intelligent hållbarhet accelererar kritiska och vanliga arbetsflöden som väsentlighetsbedömningar, jämförelse med andra aktörer samt analys och utformning av upplysningar i linje med relevanta standarder som ISSB och ESRS.

För fler exempel på hur företagsanvändare utnyttjar Workiva AI, besök Workiva democenter.

Vad är skillnaden mellan chatt, den intelligenta följeslagaren och den inbyggda innehållsredigeraren?

Workiva AI-chattupplevelsenbörjar med ett blankt blad och kräver att du aktivt lämnar information och uppmaningar till systemet. Den är utformad för att komma ihåg tidigare frågor och svar och flyta på som en riktig konversation samtidigt som den besvarar frågor på hög nivå.

Den intelligenta följeslagaren liknar den globala chattupplevelsen, men är djupt integrerad med det enskilda dokumentet, kalkylbladet eller den fråga du arbetar med. Detta gör det möjligt att ge mycket kontextuella förslag i en nära samarbetsupplevelse. Den har en mycket bättre förståelse för din nuvarande uppgift och kan ge mer relevant och korrekt feedback jämfört med den allmänna Workiva AI-chatten.

Slutligen ger den inbyggda innehållsredigeraren hjälp på objektnivå när du behöver analysera eller förbättra befintlig text. Eftersom AI:n har ytterligare kontext att arbeta med kan den inbyggda upplevelsen ge meningsfulla förslag och förbättringar anpassade till det specifika innehållsavsnittet du arbetar med.

När ska jag då använda chattupplevelsen?

Chattupplevelsen är mest lämplig i följande situationer:

• Generera innehåll: För att generera högkvalitativt innehåll, ange detaljer, instruktioner och exempel direkt i chatten för att forma konversationen och få innehåll som överensstämmer med dina specifika behov.
• Ställ frågor: Ställ frågor, sök klarhet eller utforska specifika ämnen i chattupplevelsen. Oavsett om du är nyfiken på hur stora språkmodeller fungerar eller ivrig att förstå komplexa koncept, skriv bara din fråga så strävar Workiva AI efter att ge ett omfattande svar.
• Ha iterativa samtal: Efter att ha fått ett första svar från Workiva AI kan du ställa följdfrågor, söka ytterligare förklaringar eller begära förenklade förklaringar. Detta interaktiva tillvägagångssätt gör konversationer med Workiva AI dynamiska och engagerande, vilket gör att du kan dyka djupare in i ett ämne.

Se vår Workiva AI-chattartikel för en steg-för-steg-guide om hur du använder chattupplevelsen.

Är Workiva AI tillgängligt på mobilen?

Ja, du kan komma åt Workiva AI direkt från Workiva Mobile-appen.

Hur man använder Workiva AI effektivt

Vad är prompt engineering?

Prompt engineering är processen att utforma dina prompter för att få det mest exakta och hjälpsamma svaret från en stor språkmodell (LLM), som de som driver Workiva AI.

Här är några tips på hur du kan strukturera dina frågor:

• Ange tydligt uppgiften eller instruktionerna: Du kan till exempel fråga: "Vänligen ge en förklaring av AS400-lösenordsreglerna i finansiell redovisning."
• Ange all relevant kontext för din fråga: Du kan till exempel inkludera information som "Anta ett scenario där ett företag säljer produkter och tjänster till kunder."
• Var så specifik som möjligt när du ställer frågor: Du kan till exempel fråga, "Vilka är de viktigaste kriterierna för en företagspolicy för hantering av IT-utrustning?"
• Ange önskad utdatatyp eller format: Du kan till exempel säga "Vänligen ange svaret i klartextformat."

Läs mer om att skriva prompts för Workiva AI.

Är Workiva AI avsett att ersätta mänsklig expertis?

Nej, Workiva AI är ett verktyg som är byggt för att förbättra ditt arbete snarare än att ersätta det. Du har alltid kontroll över när och hur du använder Workiva AI, vilket säkerställer att det kompletterar dina ämneskunskaper. Din expertis och kreativitet bör fortfarande vägleda processen.

Vi rekommenderar alltid att du granskar AI-genererat innehåll för att säkerställa att det är korrekt och att det överensstämmer med dina avsikter och standarder.

Ger Workiva AI alltid korrekta svar på de senaste lagarna, förordningarna och redovisningsriktlinjerna?

På grund av fördomar eller fel i träningsdata är Workiva AI inte alltid korrekt och kan producera innehåll som är felaktigt eller orealistiskt. Dessa begränsningar uppstår eftersom de stora språkmodellerna som driver Workiva AI inte fullt ut kan förstå alla komplexiteter i den verkliga världen.

Därför bör Workiva AI inte användas som en källa för aktuella lagar, förordningar och redovisningsvägledning. LLM:s kan visserligen bearbeta stora mängder information, men de kan inte hålla sig kontinuerligt uppdaterade med de senaste ändringarna i lagar och regler. 

Säkerhet och dataskydd

Använder eller samlar Workiva AI in data?

Workiva bearbetar och kan lagra begränsad användnings- och driftsdata relaterad till dina interaktioner med Workiva AI – såsom identifierare på sessionsnivå eller användarnivå, prompter, dokumentkontext, applikationskontexter, refererade filer, funktionsanvändningsfrekvens och prestandamått – för att driva, säkra och förbättra tjänsten.

Denna data inkluderar inte känsligt kundinnehåll utöver vad som krävs för att tillhandahålla AI-upplevelsen och hanteras i enlighet med Workivas säkerhets-, integritets- och dataskyddsskyldigheter.

Denna data används inte för att träna Workiva AI eller tredjepartsmodeller.

Kunddata förblir skyddade inom Workivas styrda miljö och behandlas endast för auktoriserade ändamål i enlighet med plattformens säkerhetskontroller och tillämpliga integritetskrav.

Använder Workiva kund- eller personuppgifter för att träna Workivas AI-modeller?

Nej, det gör jag inte.

Vi är fast beslutna att skydda kunders och personuppgifter. Dina data förblir helt separerade från AI-träningsprocessen, vilket säkerställer att de inte används för någon modellförbättring.

Vilka åtgärder har vidtagits för att skydda kunddata under interaktioner med Workiva AI?

Data krypteras i vila inom Workiva-plattformen med AES-256, överförs med minst TLS 1.2/AES-128, är logiskt segregerade och används endast av auktoriserade, tillåtna användare som väljer att mata in informationen och granska dess utdata.

Vi avråder fortfarande starkt från att mata in känsliga kunduppgifter i Workiva AI. Vi har vidtagit åtgärder för att skydda dina uppgifter under användningen, men det är alltid viktigt att vara försiktig när du använder känslig information.

Hur överensstämmer din Workiva AI-implementering med villkoren för datasäkerhet och integritet?

Vänligen se våraWorkiva AI användarvillkor.

Vem kontaktar jag om jag har frågor om datasäkerhet?

Om du har några frågor eller funderingar kring datasäkerhet uppmanar vi dig att läsa din organisations Master Services Agreement (MSA) för information om de fastställda säkerhetsstandarderna. MSA ger en översikt över de specifika säkerhetsvillkor och protokoll som har överenskommits för att säkerställa skyddet av dina uppgifter. Din organisations avdelning för informationssäkerhet (InfoSec) ansvarar för att övervaka och implementera dessa värdepapper.

Din Org Admin på kontot, som är ansvarig för att hantera kontoinställningarna, bör vara medveten om de säkerhetsstandarder som översiktligt beskrivs i MSA. De är bäst lämpade att ge dig korrekt vägledning och se till att du fullt ut förstår konsekvenserna av våra datasäkerhetsåtgärder.

Vår kundtjänst finns tillgänglig för att hjälpa dig med andra frågor, men datasäkerhetsfrågor är specifika för varje organisation, så det är viktigt att du rådfrågar rätt personer inom ditt eget företag.

Obs: Workivas AI-användarvillkor kan inte anpassas och är inte förhandlingsbara. För säkerhetsrelaterade frågor gällande vår datasäkerhet och våra åtgärder, vänligen kontakta security@workiva.com.

Vem kontaktar jag om jag har frågor om Workiva AI:s användarvillkor?

Om du har några frågor eller funderingar om våra AI Användarvillkor, uppmuntrar vi dig att kontakta din organisations juridiska avdelning. De är bäst lämpade att ge dig korrekt vägledning och se till att du fullt ut förstår innebörden av villkoren. Vår support finns tillgänglig för att hjälpa dig med alla andra frågor, men juridiska frågor är specifika för varje organisation, så det är viktigt att du rådfrågar rätt personer inom ditt eget företag.

Obs: AI:s användarvillkor kan inte anpassas för varje kund och är inte förhandlingsbara. Om din organisations juridiska avdelning vill kontakta Workiva Legal direkt, kontakta legal@workiva.com.

Hur förhindrar ni obehörig åtkomst till dokument genom Workiva AI?

I vår grundläggningsfas ägnar vi särskild uppmärksamhet åt auktorisering av Identity and Access Management (IAM). Det innebär att vi även under interaktioner med Workiva AI tar hänsyn till användarens behörighet att få åtkomst till specifika dokument eller avsnitt. Obehöriga användare hindras från att generera svar från dokument som de inte har åtkomst till.

Vilka åtgärder för innehållsfiltrering finns på plats för att skydda användarnas integritet?

Filtrering av innehåll är en viktig aspekt av Workiva AI-funktionen. Det syftar till att förhindra behandling eller generering av olämpligt eller känsligt innehåll. Detta säkerställer att användarnas integritet upprätthålls och att Workiva AI-svaren följer sekretessriktlinjerna.

Täcks Workiva AI-funktionen i din nuvarande SOC-rapport?

Workiva AI följer samma säkerhetsmål och kontroller som den bredare Workiva-plattformen.

Se mer information om Workivas SOC-rapportperioder och utgivningsdatum.

Kan jag välja bort att använda Workiva AI?

Ja, Org Admins har flexibiliteten att välja bort att använda vår Workiva AI när som helst på organisationsnivå. Vi förstår att användarnas preferenser och problem kan variera, och vi respekterar din frihet att välja om du vill samarbeta med Workiva AI eller inte.