Utformade rapporteringsfunktioner är en del av ett tillägg som är tillgängligt för alla lösningar. Kontakta din Customer Success Manager för att få åtkomst. Läs mer om Designed Reporting här.
I utformade rapporter kan du använda track changes och blacklines för att hålla reda på ändringar i arkivering. Genom att använda båda dessa kan du och andra medarbetare också förbättra innehållet i flytande objekt i ditt dokument.
- Använd Spårade ändringar för att visa ändringar av text i dina flytande objekt. För att lära dig mer om flytande objekt, se Använd flytande objekt.
- Visa panelen Blackline Changes för att se borttaget och tillagt innehåll i ett avsnitt.
- Skicka svarta linjer för granskning med ett specifikt visningsläge.
Använd spårändringar
Med Spåra ändringar kan du se en lista över enskilda ändringar som gjorts i ett dokument och som du kan godkänna eller avvisa. Du kan aktivera spårning av ändringar i hela dokumentet eller i specifika avsnitt.
Ändringar spåras för texten inom flytande objekt, inklusive tillägg och borttagning av flytande objekt kommer att spåras. Om du flyttar runt flytande föremål i filen kommer de dock inte att spåras.
Obs: Om du godkänner stycken som raderats från spåret kommer de flytande objektankarna att kopplas till närmaste stycke som inte raderats från spåret
Spåra ändringar visningslägen
På fliken Review finns det tre olika visningslägen som du kan växla mellan för att visa ändringar.
- Döljer ändringar: Döljer alla ändringar uppmärkning. Detta gör att du kan se filen som den senaste revisionen i en ren vy.
- Förenklade ändringar: Döljer borttaget innehåll men visar en nål på den allmänna platsen. På så sätt kan du se den slutliga bilden av dokumentet samtidigt som du kan se vilka områden som behöver ändras. Du kan klicka på stiften för att se de detaljerade ändringskorten i panelen Track Changes.
- Alla ändringar: Detta är standardvyn för spårändringar. Du kommer att se borttaget och tillagt innehåll.
Obs: Vyn All changes kan påverka den slutliga layouten av innehållet eftersom den gör plats för borttaget innehåll som inte finns med i den slutliga revideringen.
För dokument med hög designnivå rekommenderar vi vyn Simplified changes. På så sätt kan granskarna se hur den slutliga filen kommer att se ut med de ändringar som gjorts. Mer information om spårning av ändringar i dokument finns i Spåra ändringar i dokument.
Obs: Om du vill flytta text och behålla spårningen av ändringar använder du Kopiera och Klistra in. Om du använder Cut och Paste förlorar du möjligheten att spåra ändringarna.
Använd svarta linjer
Blacklines är historiska förändringar av två versioner av en arkivering. Varje gång du eller en medarbetare redigerar ett dokument visas en revidering i panelen Historik som du kan svartmarkera. Revideringar visas när en ändring av innehållet görs i dokumentet som kan påverka läsarens förmåga att förstå. Genom att skapa en svart linje med två revideringar kan du visa och jämföra två olika versioner av ditt dokument.
Visningslägen för svarta linjer
På fliken Review finns det tre olika visningslägen som du kan växla mellan för att visa ändringar.
- Döljer ändringar: Döljer uppmärkning av alla ändringar. Detta gör att du kan se filen som den senaste revisionen i en ren vy.
- Förenklade ändringar: Döljer borttaget innehåll men visar en nål på den allmänna platsen. På så sätt kan du se den slutliga bilden av dokumentet samtidigt som du kan se vilka områden som behöver ändras. Du kan klicka på stiften för att se de detaljerade ändringskorten i panelen Blackline Changes.
- Alla ändringar: Detta är standardvyn för svarta linjer. Du kommer att se borttaget och tillagt innehåll.
Obs: Vyn All changes kan påverka den slutliga layouten av innehållet eftersom den gör plats för borttaget innehåll som inte finns med i den slutliga revideringen.
För dokument med hög designnivå rekommenderar vi vyn Simplified changes. På så sätt kan granskarna se hur den slutliga filen kommer att se ut med de ändringar som gjorts.
Till höger kan du öppna panelen Blackline Changes eller klicka på stiften i arkiveringen. Panelen visar bara ändringar för det aktuella avsnitt som markören befinner sig i.
Blacklines följer tillkomsten och borttagningen av flytande objekt. Den spårar också undertext i flytande objekt. Mer information om svarta streck i dokument finns i Skapa och visa svarta streck i dokument.
Skicka svartkopior för granskning
Du kan skicka en granskning för att låta användare i din arbetsyta visa och kommentera en befintlig blackline. När du begär en granskning kan din granskare öppna blackline i Workiva och lägga till kommentarer som visas på källfilen. För närvarande kan du bara skicka svartkopior för granskning.
Obs: Du kan bara skicka innehåll som du äger för granskning eller har behörighet att skicka dokumentet för granskning.
Du kan också ange en standardvy för granskaren. När de får recensionen visas den i ett av de tre visningslägen som du har valt. Granskaren kan fortfarande växla mellan vyerna om du inte markerar rutan för att förhindra att granskaren ändrar vy.
Blackline-granskningar fungerar precis som vanliga dokumentgranskningar. Mer information om att skicka och granska filer finns i Skicka för granskning.
Exportera blackline och spåra ändringar till PDF
Du kan exportera din blackline eller tracked changes till en PDF som du enkelt kan dela med andra. Det finns två alternativ när du exporterar till PDF:
Obs: Dessa alternativ har inte support för att visualisera ändringar av flytande objekt.
- Alla ändringar: Exporterar till en PDF-fil som visar alla ändringar inline i dokumentet.
- Förenklade ändringar med changelog: Exporterar till en PDF som använder indikatorer direkt i dokumentet för att visa var ändringar har gjorts. De detaljerade ändringarna visas i en separat logg för varje sida. Vi rekommenderar att du använder det här alternativet om du vill se hur den slutliga rapporten kommer att se ut med alla ändringar som gjorts.
Så här exporterar du en svart linje som PDF:
- Klicka på Save PDF i verktygsfältet i din svarta linje.
Om du inte har den svarta linjen öppen kan du också gå till panelen Blacklines och välja Export to PDF från den svarta linjens rullgardinsmeny.
- Välj att visa Alla ändringar eller Förenklade ändringar med changelog.
Notera: Taggning för webbtillgänglighet kan inte aktiveras när du exporterar som förenklade ändringar med ändringslogg.
- När du har valt alla de alternativ du vill inkludera klickar du på Export.
För att exportera ditt dokument med spårade ändringar som PDF:
- Klicka på File i dokumentet och sedan på Save As. I rullgardinsmenyn väljer du PDF.
- Under Advanced, välj Include track changes.
- Välj att visa Alla ändringar eller Förenklade ändringar med changelog.
Notera: Taggning för webbtillgänglighet kan inte aktiveras när du exporterar som förenklade ändringar med ändringslogg.
- När du har valt alla de alternativ du vill inkludera klickar du på Export.