Quando você tem um alto nível de conteúdo comum entre arquivos com pequenas variações de uso, os placeholders de conteúdo são uma forma de reutilizar o conteúdo e, ao mesmo tempo, oferecer flexibilidade para especificar variações. Com placeholders de conteúdo, você pode criar links de origem que permitem variáveis planejadas ou usá-los sem links para criar modelos de documentos.
Aqui estão alguns exemplos de como você pode usar placeholders de conteúdo:
- Inserir um espaço reservado em um link de fonte para permitir conteúdo variável no destino
- Crie modelos para narrativas e mostre onde o conteúdo dinâmico precisa ser atualizado cada vez que a narrativa é usada
- Introduza a variável na linguagem de relatório padrão
Você também pode usar espaços reservados conectados que se conectam diretamente a planilhas em outros lugares do seu espaço de trabalho|workspace.
Disponibilidade de recursos
- No momento, os marcadores de posição de conteúdo estão disponíveis apenas em Documentos e Apresentações.
- Atualmente, esse recurso está disponível para alguns tipos de solução. Entre em contato com seu CSM para obter mais informações
Se você quiser criar um novo espaço reservado manual, abra-o.
Para criar um espaço reservado em um arquivo individual:
- Abra o painel espaços reservados para conteúdo (x) no lado direito.
- Clique no ícone de adição (+) e selecione Espaço reservado manual.
- Insira o nome da etiqueta do espaço reservado e uma descrição opcional.
Nota: Ao inserir um espaço reservado em um documento, essa etiqueta será exibida até que você atribua um valor a ele. - Clique em Add para salvar o espaço reservado ou clique em Add e insira para inserir o espaço reservado onde o cursor estiver no arquivo.
Uma vez adicionado, o espaço reservado poderá ser inserido a qualquer tempo no painel Placeholders.
Inserir um espaço reservado
Para inserir um espaço reservado em seu documento:
- Clique no documento onde você gostaria de adicionar o espaço reservado. Se você quiser substituir o texto existente pelo seu espaço reservado, realce o texto a ser substituído.
- No painel Content placeholders (marcadores de posição de conteúdo), clique na seta suspensa ao lado do marcador de posição e selecione Insert at selection (Inserir na seleção).
Você pode destacar o novo espaço reservado no documento e adicionar formatação de texto, como ênfase ou cor, que você desejará quando os valores forem adicionados ao espaço reservado.
Depois de inserir todos os espaços reservados necessários em seu documento, você pode:
- Clique em Save As na barra de ferramentas File e salve o arquivo como um modelo
- Destaque o conteúdo e clique com o botão direito do mouse para Create Source Link e use-o como um link de destino em um arquivo diferente
- Conecte seus placeholders a dados em uma planilha para preencher rapidamente valores dinâmicos para conjuntos de placeholders
Formatação do valor
Você pode usar as opções de formatação do valor para alterar a forma como a planilha exibe os dados do espaço reservado. Isso oferece ainda mais flexibilidade na forma como datas, moedas e outros valores numéricos são exibidos em seus documentos.
Saiba mais: Formatação de valores e números
Espaços reservados conectados
Conectando placeholders a dados em uma planilha da Workiva, você ajuda a manter as informações organizadas, atualizadas e centralizadas em um único local. Isso permite que você use um conjunto consistente de espaços reservados para o conteúdo em vários arquivos.
Há duas partes necessárias quando você se conecta a uma planilha:
Parte 1: Configure os dados na planilha
Para configurar uma planilha para vários conjuntos de valores de espaço reservado, crie uma nova planilha da Workiva ou use uma planilha existente. Certifique-se de que você faça o seguinte:
- Configure seu intervalo de dados e use a primeira linha ou coluna para os rótulos de espaço reservado que você gostaria de usar - podem ser coisas como Office Manager ou Address se você tiver escrito uma narrativa para usar em vários locais do escritório
- Preencha as linhas e colunas com os conjuntos exclusivos de valores para cada narrativa
Configure a conexão
Depois de criar uma planilha com os valores a serem preenchidos para os espaços reservados, você poderá conectá-la ao documento.
- Abra o painel espaços reservados para conteúdo (x) no lado direito.
- Clique no ícone de adição (+) e selecione Espaço reservado conectado.
- Selecione a planilha com os dados do espaço reservado e clique em Select.
- Complete Etapa 1: Insira um intervalo de dados para a conexão.
- Escolha a planilha à qual você deseja se conectar.
- Digite o intervalo de dados a ser usado na planilha, por exemplo, A1:C4. Certifique-se de que o intervalo inclua os rótulos e os valores do espaço reservado.
- Se você precisar visualizar a planilha de conexão para verificar o intervalo de células, clique no nome do arquivo com hiperlink.
- Indique se os campos de dados estão na linha 1 ou na coluna 1 do intervalo de dados.
- Complete Etapa 2: Revise os marcadores de posição de conteúdo e selecione a chave.
- Os rótulos de espaço reservado da sua planilha estão listados na coluna Source. Na coluna Placeholders, você pode selecionar o placeholder existente no documento a ser mapeado ou criar um novo, digitando-o na caixa.
- Escolha uma chave Placeholder para fixar no topo da sua lista de placeholders. Você usará a chave para identificar o conjunto de dados a ser usado para preencher seus placeholders. Certifique-se de que você selecione uma chave que tenha valores distintos que não se repitam em nenhum conjunto de dados. Você também pode selecionar várias chaves com uma combinação distinta de valores.
- Clique em Save para concluir.
Os placeholders conectados agora são exibidos no painel Content placeholders.
Se você não mapeou os placeholders para os existentes no documento, agora pode adicioná-los ao documento usando Insert na seleção no menu suspenso de cada placeholder.
Gerenciar conexão
O menu suspenso da conexão da planilha oferece várias maneiras de gerenciar sua conexão.
- Visualizar dados de origem: Vá para a planilha conectada para revisar os dados
- Editar conexão: Retorne ao modal Set up connection para modificar o intervalo de dados, o mapeamento do espaço reservado ou a chave <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - Desconectar da fonte: Remova a conexão com a planilha de origem, mas mantenha os espaços reservados e os valores inseridos
- Excluir espaços reservados: Remova a conexão com a fonte e exclua os placeholders, mas todos os valores inseridos para os placeholders permanecerão no documento
Para atualizar a conexão, clique no ícone Refresh connection. Todos os valores atualizados na planilha agora serão atualizados no seu documento.
Marcar um espaço reservado com XBRL
Depois de criar um placeholder, você pode optar por aplicar o XBRL a um uso individual do placeholder sem aplicar o XBRL a todos os usos do placeholder. Isso lhe dá a flexibilidade de colocar as tags exatamente onde você deseja, sem afetar outras . O XBRL pode ser aplicado a espaços reservados no texto, em links de origem ou em links de destino. Você pode aplicar o XBRL a placeholders da mesma forma que pode aplicar o XBRL a outras informações. Para obter mais informações sobre a marcação de XBRL, consulte Tag facts.
Adicionar valores de espaço reservado
Use o painel Content placeholders para adicionar valores aos seus placeholders. O valor que você digita no painel substitui o rótulo no texto, mas mantém a formatação. A maneira como você adiciona valores depende de os espaços reservados estarem ou não conectados a dados em uma planilha.
Para adicionar valores a espaços reservados que não estão conectados a dados em uma planilha:
- No painel Content placeholders, insira um valor para um placeholder individual.
- Pressione Enter em seu teclado.
O valor substitui o rótulo do espaço reservado em seu documento, mas mantém a formatação.
Para adicionar valores aos espaços reservados que estão conectados a dados em uma planilha:
- No painel Content placeholders, expanda o menu suspenso Select a value para a chave.
- Selecione o valor que identifica o conjunto de dados a ser usado para preencher os outros espaços reservados.
Os valores do espaço reservado são preenchidos com base nos valores da conexão da planilha.
Limpar valores de espaço reservado
Para limpar todos os valores de espaço reservado no documento, clique no ícone de borracha no painel. Todos os valores de espaço reservado são apagados e substituídos por seu rótulo de espaço reservado correspondente.
Ocultar e exibir marcadores de posição
Se você não precisar adicionar um valor a um espaço reservado, poderá ocultá-lo do documento para que o rótulo não seja exibido. Você só pode ocultar marcadores de posição que não tenham valores. Por exemplo, você pode ter marcadores de posição no documento para "Address Line 1" e "Address Line 2". Se não quiser que nada seja exibido para "Address Line 2", você pode ocultá-lo do documento.
Há duas maneiras de ocultar um placeholder do documento:
- Passe o mouse sobre o espaço reservado no painel e clique no ícone Hide from document
- Selecione Hide from document no menu suspenso do espaço reservado
Há duas maneiras de exibir um espaço reservado em seu documento:
- Passe o mouse sobre o espaço reservado no painel e clique no ícone Unhide from document
- Selecione Unhide from document no menu suspenso do espaço reservado
Ocultar automaticamente um espaço reservado sem um valor
Você também pode optar por ocultar automaticamente um rótulo de espaço reservado de conteúdo quando nenhum valor for inserido.
- No painel Content placeholders, expanda o menu suspenso do placeholder e selecione Properties.
- Selecione Hide from document.
- Clique em Salvar.
O espaço reservado será ocultado do documento sempre que não tiver um valor atribuído.
Edição de espaços reservados
Para editar as propriedades de um espaço reservado que está saindo quando você precisa alterar o nome, a descrição ou o valor.
- No painel Content placeholders, expanda o menu suspenso do placeholder e selecione Properties.
- Insira o nome, a descrição ou o valor de um novo espaço reservado. Clique em Salvar.
Remover ou excluir espaços reservados
Você pode remover ou excluir espaços reservado do arquivo, dependendo do que precisa atualizar. Remover um espaço reservado o desvincula do documento, mas mantém o conteúdo que você já inseriu. Ao excluir um espaço reservado, você o remove do painel Espaços reservados para conteúdo e do documento. Se um espaço reservado já tiver um valor, esse valor permanecerá no documento após ser removido ou excluído.
Para remover um espaço reservado do arquivo, clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Opções de espaço reservado > Remover espaços reservados.
Para excluir um espaço reservado individual:
- No painel Content placeholders, expanda o menu suspenso do placeholder.
- Selecione Delete.
O espaço reservado é removido do painel e do documento. Se você já tiver inserido um valor para o espaço reservado, esse valor permanecerá no documento.
Para excluir um grupo de espaços reservados:
- No painel Content placeholders, expanda o menu suspenso da conexão.
- Selecione Excluir espaços reservado.
Os espaços reservados são removidos do painel e do documento. Se você já tiver inserido valores para qualquer um dos espaços reservados, os valores permanecerão no documento.
Para exibir todos os locais de espaço reservado em um documento, você deve selecionar
Para exibir todos os espaços reservados atuais usados em um arquivo, abra a guia Locais do painel de espaços reservados.
Entenda o painel Locais
- Número de usos: O número azul claro ao lado de cada espaço reservado indica o número de vezes que ele é usado no documento atual.
- Nome do espaço reservado: O nome do espaço reservado aparece na primeira linha. ("Empresa" ou "Cidade" no exemplo abaixo)
- Nome da seção: O nome da seção aparece abaixo do nome do espaço reservado. ("Demonstrativo financeiro" ou "Demonstrativo revisado" no exemplo abaixo).
- Espaços reservados: Todos os espaços reservados ocultos aparecerão em cinza.
Pesquisar, classificar e filtrar espaços reservados
Use a barra de ferramentas na parte superior do painel para:
- Pesquisar espaços reservado em por nome
- Classifique os espaços reservados do site por nome ou número de locais no arquivo
- Filtrar os espaços reservados por seção, visibilidade ou tipo de valor (ou seja, dados conectados, dados manuais ou null data).
Pular para um espaço reservado
Clique em um espaço reservado no painel Locais para pular rapidamente para o local em que ele aparece em seu documento.
Coisas para saber
Perguntas adicionais
Espaços reservados para conteúdo: Perguntas frequentes
Operações de cópia
Ao copiar uma pasta que contém espaços reservados:
- Se a planilha de espaço reservado estiver dentro da pasta copiada,: Todas as conexões de espaço reservado serão atualizadas automaticamente para apontar para a planilha recém-copiada na pasta de destino.
- Se a planilha de espaço reservado não estiver dentro da pasta copiada: Todas as conexões de espaço reservado permanecerão vinculadas à planilha original, sem que sejam feitas atualizações nessas conexões.